E-mail grzeczny i konkretny

W ostatnich latach popularność korespondencji e-mailowej zdecydowanie wzrosła. Także urzędnicy coraz chętniej komunikują się z interesantami za pomocą poczty elektronicznej.

Publikacja: 18.02.2014 12:53

Poniżej przedstawiamy kilka rad, jak stworzyć e-mail zrozumiałego, konkretnego i grzecznego – oczywiście z zachowaniem charakteru oficjalnej wiadomości.

Szczególna rola tytułu

Urzędniczy e-mail powinien zostać opatrzony odpowiednim tytułem – przekazującym w zwięzły sposób najważniejsze informacje. Bardzo istotne bowiem jest, aby interesant od razu odnalazł go w gąszczu innych wiadomości i zorientował się, czego dotyczy. Poprawny tytuł będzie zatem brzmiał: Potwierdzenie terminu spotkania – 10.02.2014 r., a nie np.: W nawiązaniu do pisma z dnia... Jeśli pracownik urzędu odpowiada na e-mailowe pytanie, powinien wpisać własny tytuł wiadomości (nawet jeśli dla wygody korzysta z funkcji „Odpowiedz nadawcy"). Tytuły w rodzaju Re: Moje pytanie o wysokość podatku gruntowego nie są do końca klarowne, lepiej napisać wprost: Wysokość podatku gruntowego –  20 zł.

Nowocześnie znaczy grzecznie

Urzędniczy list wysłany drogą elektroniczną powinien rozpoczynać się formułą powitalną, a kończyć odpowiednim zwrotem grzecznościowym. Najbezpieczniej jest rozpocząć e-mail zwrotem Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo, wtedy adresat z pewnością nie poczuje się urażony. Uniwersalne „Dzień dobry" czasem może się okazać niefortunne, ponieważ nigdy nie wiemy, o jakiej porze dnia (czy nocy) wiadomość zostanie odczytana. Formuła „Witam" zakłada już pewną zażyłość, a poza tym tradycyjnie jest zarezerwowana dla gospodarza (osoby „ważniejszej" niż odbiorca listu), ale skłania się ku niej już coraz więcej osób. Jeśli chodzi o interpunkcję, to ze względu na reguły edycji e-maili najlepiej po formule powitalnej postawić przecinek i pierwsze zdanie wiadomości rozpocząć małą literą.

„Z poważaniem" czy też „Z wyrazami szacunku" to najbardziej trafne zwroty pożegnalne.  Oddają one właściwie stosunek pracownika urzędu do petenta. Nie trzeba stawiać po nich  przecinka, a pod spodem nadawca listu powinien umieścić swój podpis – koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem – oraz stanowisko służbowe. Dobrze jest również podać bezpośredni numer telefonu do urzędu – ułatwi to przyszłą komunikację.

O grzeczności świadczy również brak literówek (o innych błędach nie wspominając), pozwala je wyeliminować powtórne przeczytanie tekstu.

Kompozycja wiadomości

Dobrze napisany e-mail to e-mail o przejrzystej strukturze. Konieczny jest podział tekstu na część wstępną, rozwinięcie i zakończenie. Bezwzględnie należy stosować akapity (można je dodatkowo oddzielić wolną linią), każdy z nich powinien dotyczyć innego wątku i rozpoczynać się od sformułowania tematu. Ułatwi to odbiorcy wiadomości śledzenie tekstu, wyłowienie najważniejszych informacji. Należy unikać powtarzania treści, kilkakrotnego powracania do wcześniej poruszonych problemów. Dzięki temu obie strony zaoszczędzą czas, a petent otrzyma przejrzystą i jasną wiadomość.

Internetowa komunikacja na linii urząd – petent ma wiele zalet, podstawową jest szybkość dostarczania wiadomości. Nowoczesna forma przekazu nie zwalnia jednak z dbałości o poprawność i zrozumiałość tekstu.

Poniżej przedstawiamy kilka rad, jak stworzyć e-mail zrozumiałego, konkretnego i grzecznego – oczywiście z zachowaniem charakteru oficjalnej wiadomości.

Szczególna rola tytułu

Pozostało jeszcze 95% artykułu
Prawo w Polsce
Kolejne ograniczenia dla palaczy w Polsce. Andrzej Duda podpisał ustawę
Materiał Promocyjny
Rośnie znaczenie magazynów energii dla systemu energetycznego i bezpieczeństwa kraju
Zawody prawnicze
Drugi dzień egzaminów zawodowych. Zachowek u radców, umowa przyrzeczona u adwokatów
Praca, Emerytury i renty
Czy można otrzymać dwie 13. emerytury? ZUS stawia sprawę jasno
Praca, Emerytury i renty
Zmiany w terminach wypłat 800 plus. Harmonogram przelewów w kwietniu 2025
Materiał Partnera
Kroki praktycznego wdrożenia i operowania projektem OZE w wymiarze lokalnym
Nieruchomości
Łóżka, woda i konserwy w każdym schronie. Oto obowiązki właścicieli i zarządców
Materiał Promocyjny
Jak znaleźć nieruchomość w Warszawie i czy warto inwestować?