Jak zostać sygnalistą - pytania na które warto znać odpowiedzi. Przepisy, praktyka, bezpieczeństwo

Prace nad ustawą o ochronie sygnalistów są już na ostatniej prostej. Przeszło 2,5 roku po terminie na transpozycję Dyrektywy (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE proces legislacyjny dobiega końca. Organizacje muszą w związku z tym przygotować się na wdrożenie i stosowanie nowych zasad. Również osoby, które będą mogły zgłaszać nieprawidłowości powinny zapoznać się z tym jak nowe przepisy będą funkcjonowały. Przygotowaliśmy zestaw odpowiedzi na najczęstsze pytania jakie pojawiają się w związku z nowymi przepisami.

Czytaj więcej

Prawo pracy

Kontrowersyjny przepis ustawy o sygnalistach. Senat dokonuje poprawki

Senat zdecydował w sprawie jednego z przepisów projektu ustawy o sygnalistach. Sprawy z zakresu prawa pracy nie będą mogły być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty.

Zauważyłem nieprawidłowości w firmie, związane z nieprzestrzeganiem zasad ochrony środowiska. Chcę je ujawnić, czy uzyskam status sygnalisty?

Tak, zgłoszenie nieprawidłowości związanych z nieprzestrzeganiem zasad ochrony środowiska w firmie spowoduje uzyskanie statusu sygnalisty. Warunkiem jest oczywiście spełnienie pozostałych przesłanek.

Jakie przesłanki muszę spełnić, aby uzyskać status sygnalisty?

Samo uzyskanie statusu sygnalisty nie wiąże się z jakimś szczególnym potwierdzeniem czy usankcjonowaniem tego statusu. Status sygnalisty, czyli tak naprawdę ochrona przed działaniami odwetowymi, jest uzyskiwany niejako automatycznie, z chwilą dokonania zgłoszenia. Co jednak ważne, nie każde zgłoszenie będzie kwalifikowało zgłaszającego jako sygnalistę, a jedynie takie, które mieści się w ramach ustawy o ochronie sygnalistów. Po pierwsze zgłoszenia musi dotyczyć naruszeń prawa, które jest objęte działaniem ustawy. Jeśli zatem dotyczy np. konfliktu personalnego z przełożonym, który nie stanowi naruszenia prawa, takie zgłoszone nie zapewni statusu sygnalisty. Pracodawcy mogą oczywiście z własnej inicjatywy objąć takie zgłoszenia systemem ochrony, ale raczej spodziewamy się, że pracodawcy będą trzymać się ustawowego katalogu. Po drugie zgłoszenie musi dotyczyć informacji, która została uzyskana w kontekście związanym z pracą, a nie w jakikolwiek sposób. Przede wszystkim jednak zgłaszający musi działać w dobrej wierze i mieć uzasadnione podstawy aby sądzić, że informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i rzeczywiście stanowi informację o naruszeniu prawa. W ustawie ostatecznie nie wprowadzono na szeroką skalę wydawania zaświadczeń potwierdzających status sygnalisty, co w naszej ocenie jest dobrym krokiem. Jedynie w przypadku organów publicznych, które są właściwe do podjęcia działań następczych mogą one na żądanie sygnalisty wydać mu zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

Kiedy nie mogę być sygnalistą?

Na pewno sygnalistę zdyskwalifikuje działanie w złej wierze. Jeśli nie mamy uzasadnionych podstaw, aby sądzić, że informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi ona informację o naruszeniu prawa, albo wręcz wiemy że zgłoszenie nie jest prawdziwe, o statusie sygnalisty nie może być mowy. Co więcej w takim przypadku to sam zgłaszający musi się liczyć z represjami. Uważamy również, że trzeba pójść krok dalej. Instrumentalne wykorzystanie przepisów w celu zagwarantowania sobie ochrony np. przed zwolnieniem również powinno dyskwalifikować sygnalistę. Celem ustawy jest zapewnienie bezpieczeństwa zgłaszającym, aby nie obawiali się działań odwetowych, jeśli w dobrej wierze działają w słusznej sprawie. Jeśli te narzędzia są jednak wykorzystywane w innym celu, sprzecznie z przeznaczeniem ustawy, np. aby uniknąć zwolnienia z pracy, o ochronie nie powinno być mowy.

Czy sygnaliści mogą pójść z informacjami do mediów? 

Zgłoszenie do mediów to nic innego jak tzw. ujawnienia publiczne. Ustawa przewiduje trzy stopnie zgłoszenia tj. wewnętrzne, zewnętrzne do organu publicznego i jako ostatnie ujawnienie publiczne. Te ostatnie są uzasadnione tylko w wyjątkowych sytuacjach. Zasadą bowiem jest, że zgłoszenie powinno nastąpić w pierwszej kolejności do głównego zainteresowanego, czyli podmiotu którego dotyczy, lub do organu publicznego. Media nie są bowiem podmiotem, do którego zgłaszający powinien kierować pierwsze kroki. W zgłoszeniu nie ma bowiem chodzić o sensację, a być reakcją na naruszenie lub prewencja przed dalszymi naruszeniami. Co więcej zgłoszenie do prasy jest wprost wykluczone spod działania ustawy, tutaj przepisy odsyłają do prawa prasowego. Ujawnienie informacji w mediach z pominięciem wcześniejszych etapów będzie uzasadnione wyjątkowo, przykładowo, gdy chodzi o naruszenie interesu publicznego lub nieodwracalną szkodę. Możemy sobie wyobrazić sytuację związaną z zanieczyszczeniem środowiska, wody na wysoką skalę, gdzie natychmiastowe szybkie działanie jest uzasadnione, ale są to bardzo ocenne sytuacje. Na tym tle może pojawić się wiele sporów.

W jakiej formie sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa?

Aby maksymalnie zapewnić sygnaliście możliwość dokonania zgłoszenia ustawa zapewnia zgłoszenia ustne i pisemne. Chodzi o to, aby zapewnić zgłaszającym szeroki dostęp do zasygnalizowania nieprawidłowości. Ograniczenie kanału zgłoszeń do platformy on-line w dużym zakładzie produkcyjnym, w którym większość pracowników nie korzysta z komputerów, byłoby nieuzasadnionym utrudnieniem. Dlatego zarówno zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne mogą nastąpić w formie pisemnej lub ustnej. Szczegóły i forma zgłoszenia będą określone we właściwych procedurach przez właściwe podmioty.

Sygnaliści: jakie obszary tematyczne obejmuje zgłaszanie naruszeń?

Zgłaszanie naruszeń obejmuje bardzo szeroki zakres. Generalnie chodzi o naruszenia dotyczące prawa Unii Europejskiej, które wymagają szczególnej ochrony. Chodzi zatem o takie obszary jak m.in. przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, ochrony środowiska itp. Wciąż trwa dyskusja co do tego czy naruszenia prawa pracy powinny mieścić się w tym katalogu. Nie są one bowiem objęte Dyrektywą. Dopiero w finalnych pracach nad projektem dodano prawo pracy i przeciwdziałanie korupcji, jako obszary, które również mają być objęte systemem. Taka wersja została uchwalona przez Sejm 23 maja, ale już podczas prac w Senacie wprowadzono zmiany i prawo pracy zostało usunięte z zakresu ustawy. Pozostaje zatem czekać na dalszy przebieg prac w Sejmie. Wątpliwości w tym zakresie na pewno nie brakuje. Na etapie prac nad ustawą w Senacie pojawiły się wnioski o usunięcie prawa pracy z tego katalogu, a z drugiej strony strona społeczna postulowała rozszerzenie tego katalogu również na naruszenia związane z umowami cywilnoprawnymi. Pokazuje to, że temat jest rzeczywiści dyskusyjny.

Czy sygnalista może być anonimowy?

Decyzja co do przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń anonimowych pozostaje w gestii pracodawcy. Ustawodawca nie zdecydował się przymusić pracodawców do przyjmowania anonimów. Zgłoszenia anonimowe posiadają bardzo istotny walor i często są cennym źródłem informacji. Z drugiej strony pracodawcy mają obawy, że procedowanie zgłoszeń anonimowych otworzy falę nieprawdziwych zgłoszeń, składanych w złej wierze np. jako odwet na przełożonym. Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku zgłoszeń dokonywanych do organów publicznych. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny mogą przyjmować zgłoszenia anonimowe.

Jak chroniony jest sygnalista i jakie ma gwarancje bezpieczeństwa?

Sygnalista chroniony jest na wiele sposobów. Chronione są jego dane osobowe, wyłączona jest także jego odpowiedzialność, w tym dyscyplinarna, za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób czy obowiązków określonych w przepisach prawa, a także innych praw takich jak prawo autorskie czy prawo ochrony dóbr osobistych oraz w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Przede wszystkim jednak zakazane jest podejmowanie wobec sygnalisty jakichkolwiek działań odwetowych, których zakres został określony, szeroko, jak rozwiązanie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing. Zabroniona jest nawet groźba lub próba takich działań. Ich podjęcie wiąże się z odpowiedzialnością karną, co stanowi istotny czynnik prewencyjny. Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że ochrona przysługuje wyłącznie przed działaniami odwetowymi za dokonanie zgłoszenia. Nie chodzi zatem o przyznanie szczególnego parasola ochronnego nad zgłaszającym, a jedynie zapewnienie mu bezpieczeństwa, aby dokonanie przez niego zgłoszenia nie wiązało się dla niego z represjami z tego tytułu. Jeśli zatem pracownik z zupełnie innego powodu, niezwiązanego ze zgłoszeniem, a np. nienależytym wykonywaniem zadań czy ciężkim naruszeniem swoich obowiązków zostanie zwolniony, o naruszeniach przez pracodawcę nie powinno być mowy. Tutaj jednak pracodawcy będą stali przed dużym wyzwaniem, aby wykazać, że ich decyzja nie miała związku ze zgłoszeniem.

Konsekwencje dla sygnalisty. Co zrobić, gdy spotkają mnie represje ze strony pracodawcy?

Sygnalista, którego spotkały represje może wystąpić z roszczeniami z tego tytułu. Może wystąpić o odszkodowanie, nie niższe niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie, lub zadośćuczynienie. Jego sytuacja będzie zdecydowanie korzystniejsza niż pracodawcy. Wystarczy, że wykaże właśnie to, że został odsunięty od obowiązków lub zwolniony. Natomiast to pracodawca będzie musiał udowodnić, że podjęte działania nie były działaniami odwetowymi. Warto również zauważyć, że pracodawcy grozi także odpowiedzialność karna za podejmowanie działań odwetowych w stosunku do sygnalisty.

Czytaj więcej

Prawo pracy

To pracodawca będzie musiał udowodnić, że się nie mści

Katalog zakazanych działań odwetowych będzie otwarty. Obejmie m.in. te pozbawiające sygnalistę pracy, pogorszenie jego warunków, ale też przymus czy dyskryminację. Ciężarem dowodu, że dane działanie nie było zemstą, zostanie obarczony pracodawca.

Nieprawdziwe informacje od sygnalisty. Jakie konsekwencje może ponieść sygnalista?

Wszystko zależy od tego czy osoba świadomie posłużyła się nieprawdziwymi informacjami czy też dopiero w toku postępowania okazało się, że zgłoszenie nie znalazło potwierdzenia. Jeśli zgłaszający nie miał świadomości nieprawdziwości swoich twierdzeń, a miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacje są prawdziwe oraz, że są naruszeniem prawa, to nie poniesie odpowiedzialności. Natomiast jeśli działał w złej wierze i doszło do świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, to osoba, która poniosła krzywdę na podstawie tego zgłoszenia lub ujawnienia ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia z powodu naruszenia dóbr osobistych od sygnalisty. Zgłaszający, który wie że nie doszło do naruszenia prawa musi także obawiać się odpowiedzialności karnej, grozić mu będzie do 2 lat pozbawienia wolności.

Kto przyjmuje zgłoszenia sygnalistów? W jakiej formie?

Ustawa wprowadziła podział na zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne. W ramach zgłoszeń wewnętrznych, czyli wewnątrz organizacji, której dotyczą, to ten podmiot wyznacza kto będzie przyjmował zgłoszenia. Może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna np. dział prawny lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego np. szef HR czy compliance officer, lub podmiot zewnętrzny, którym może być chociażby zewnętrzna kancelaria, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń. Przy zgłoszeniach zewnętrznych będzie to Rzecznik Praw Obywatelskich, chociaż wcześniej wśród propozycji pojawiała się Państwowa Inspekcja Pracy, albo organ publiczny.

Jakie są korzyści dla organizacji lub firmy, wynikające z istnienia ochrony sygnalistów?

Zapewnienie ochrony sygnalistów w organizacji ma liczne korzyści dla przedsiębiorców. Sygnalista może zwrócić uwagę na to co nie przebiega odpowiednio się w ramach działalności przedsiębiorcy, na co zwrócić uwagę. Pozwala to uniknąć nie tylko kłopotów prawnych, finansowych czy wizerunkowych. Zgodnie z badaniami system sygnalistów jest najskuteczniejszą metodą wykrywania wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Zgłoszenie sygnalisty pozwala także uniknąć poważnych konsekwencji. Sygnaliści mogą także zwrócić uwagę na problemy związane z przestrzeganiem prawa, których pracodawca nie jest świadomy, a które w przypadku wykrycia przez podmiot zewnętrzny obciążałyby pracodawcę. Sama świadomość, że nieprawidłowe zachowania mogą zostać zgłoszone może działać odstraszająco na potencjalnych naruszycieli. Nieprawidłowości często zdarzają się nie na poziomie osób zarządzających przedsiębiorstwem, ale na niższych poziomach i kosztują właściciela przedsiębiorstwa niemałe pieniądze, a także mogą narazić na długie i kosztowne postępowania sądowe

Ochrona sygnalistów: jakie dokumenty musi wprowadzić pracodawca?

Pracodawca w związku z ochroną sygnalistów powinien wprowadzić przede wszystkim procedurę zgłoszeń wewnętrznych a także prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w żadnym wypadku nie powinno się jednak ograniczać wyłącznie do „postawienia” procedury. Cała koncepcja funkcjonowania systemu powinna być dobrze przemyślana i dopasowana do danej organizacji. Inaczej będzie wyglądać w nowoczesnej firmie IT, inaczej w zakładzie produkcyjnym. Ponadto powinna jej towarzyszyć odpowiednia kampania informacyjna dla pracowników, którzy powinni dobrze zrozumieć zasady i cele funkcjonowania systemu.

Jakie są konsekwencje dla osób uniemożliwiających zgłoszenie przez sygnalistę?

Utrudnianie zgłoszenia również jest sankcjonowane. Uniemożliwiająca dokonanie zgłoszenia przez sygnalistę grozi odpowiedzialność karna tj. grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do roku. Jeśli uniemożliwiający zgłoszenie stosuje przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp może podlegać karze do 3 lat pozbawienia wolności.

Sygnaliści a mobbing i nierówne traktowanie. Co można zgłaszać?

Należy poczekać na finalną wersję ustawy. W ustawie uchwalonej 23 maja naruszenia w zakresie prawa pracy znalazły się wśród obszarów objętych ustawą, ale w Senacie zostały usunięte. Wielu pracodawców bacznie będzie się przyglądać jak będzie przebiegał dalszy zakres prac.

Czytaj więcej

ESG w praktyce

Sygnaliści jako strażnicy społecznej odpowiedzialności

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu nieprawidłowości w organizacjach, co ma bezpośredni wpływ na społeczną stronę zrównoważonego rozwoju (Social w ESG).

Obrona pracodawcy przed sygnalistami. Czy istnieje taka procedura?

Tak jak sygnaliści potrzebują ochrony przed działaniami odwetowymi, tak i pracodawcy powinni mieć narzędzia, które będą ich chronić przez nieprawdziwymi zgłoszeniami, składanymi w złej wierze. A są to niestety wcale nierzadkie przypadki. Na szczęście w ustawie znalazły się odpowiednie regulacje. Jeśli sygnalista dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc że do naruszenia prawa nie doszło, może się spotkać z konsekwencjami karnymi. Podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub karze pozbawienia wolności do lat 2. Mogą go również spotkać sankcje w postaci zakończenia współpracy. Bez wątpienia dokonanie celowego, nieprawdziwego zgłoszenia stanowi bowiem naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy czy lojalności. O dalszej współpracy opartej na zaufaniu z reguły nie będzie już mowy. Warto, aby pracodawcy podnieśli świadomość pracowników w tym zakresie. Nie chodzi bynajmniej o zniechęcanie do zgłoszeń, a wyłącznie o uświadomienie, że celowe, nieprawdziwe zgłoszenia będą się wiązać z negatywnymi konsekwencjami. System ochrony sygnalistów jest bardzo potrzebną i wysoce pożądaną instytucją, o ile będzie się z niego mądrze korzystać.

Karolina Kanclerz - PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler

-

Sławomir Paruch - PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler

-