Taki system dla sygnalistów promuje otwartą kulturę korporacyjną, umożliwia wczesne wykrywanie ryzyka i chroni firmy przed naruszeniami zgodności. Whistlelink oferuje łatwy w użyciu cyfrowy system dla sygnalistów, który spełnia wszystkie wymogi prawne i wspiera organizacje w ich wdrażaniu.
Czym jest system do obsługi sygnalistów i kogo dotyczy?
Po blisko trzech latach opóźnień, polska ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie już 25 września 2024 r. Wszystkie firmy spełniające określone kryteria dotyczące poziomu zatrudnienia będą zobowiązane do jej wdrożenia. Organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób muszą skutecznie wprowadzić rozwiązanie umożliwiające zgłaszanie "istotnych naruszeń" związanych z pracą. System dla sygnalistów zapewnia możliwość poufnego zgłaszania takich naruszeń, eliminując obawę przed ewentualnymi represjami.
Zalety systemu do obsługi sygnalistów dla firm są oczywiste. Umożliwia on wczesne wykrywanie ryzyka i promuje otwartą kulturę korporacyjną, w której pracownicy czują się zachęceni do zgłaszania problemów. Dzięki temu firmy zyskują lepszą ochronę przed naruszeniami zgodności oraz mogą utrzymać dobry wizerunek w oczach klientów, pracowników i partnerów biznesowych.
System dla sygnalistów musi spełniać następujące wymogi:
1. Raportowanie zgłoszeń poufnych i anonimowych
Polska ustawa o ochronie sygnalistów nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Niemniej jednak wiele firm w Polsce decyduje się na tę możliwość, chcąc zbadać każdy sygnał o nieprawidłowościach w organizacji.
2. Rodzaje zgłoszeń
Sygnaliści muszą mieć możliwość zgłaszania spraw w formie pisemnej, ustnej, a także osobiście, na ich żądanie, w ciągu 14 dni. Firmy są zobowiązane do udostępnienia odpowiednich kanałów zgłoszeniowych, takich jak na przykład platforma internetowa, telefon lub inne środki komunikacji.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Organizacje są zobowiązane do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który powinien zawierać: numer zgłoszenia, opis naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, dane kontaktowe sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informacje o podjętych działaniach następczych oraz datę zakończenia sprawy.
4. Ramy czasowe
Po otrzymaniu zgłoszenia sygnalisty, organizacja ma obowiązek poinformować sygnalistę w ciągu siedmiu dni o otrzymaniu zgłoszenia. Po upływie trzech miesięcy, firma musi przekazać sygnaliście informację zwrotną na temat zaplanowanych działań. Dane osobowe oraz inne informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych muszą zostać usunięte po upływie trzech lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowania zainicjowanego tymi działaniami.
Średnie przedsiębiorstwa napotykają szczególne wyzwania podczas wdrażania systemów dla sygnalistów. W przeciwieństwie do dużych firm i korporacji, które często już posiadają odpowiednie kanały do obsługi takich zgłoszeń, MŚP muszą dopiero znaleźć i wdrożyć takie rozwiązania w swoich strukturach.
Z powodu długiego okresu niepewności dotyczącej wymogów prawnych, niektóre firmy jeszcze nie wdrożyły wewnętrznego systemu dla sygnalistów. Aby uniknąć kar, powinny to zrobić jak najszybciej. Naruszenie przepisów polskiej ustawy o sygnalistach może skutkować grzywną do 1 080 000 zł, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku. W przypadku użycia przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu, kara pozbawienia wolności może wynieść do 3 lat.
W jaki sposób firmy mogą najlepiej wdrożyć system do obsługi zgłoszeń sygnalistów u siebie?
Dzięki skutecznemu systemowi do obsługi sygnalistów, firmy nie tylko zapewniają zgodność z przepisami, ale także budują lojalność pracowników i mogą szybko reagować na problemy, zanim eskalują. Brak takiego rozwiązania zwiększa ryzyko, że informacje zostaną ujawnione przez poszkodowanych, co może prowadzić do poważnych konsekwencji dla wizerunku firmy.
Firmy mają różne możliwości stworzenia wewnętrznego systemu sygnalizowania nieprawidłowości. Powszechne są na przykład fizyczne lub wirtualne skrzynki pocztowe, infolinie telefoniczne lub formularze zgłoszeniowe na własnych serwerach. Jednak systemy online na serwerach zewnętrznych, które wdrażają zgodny z prawem system whistleblowing, są szczególnie korzystne. Fizyczne i wirtualne skrzynki e-mailowe często nie są w stanie zagwarantować wysokich wymogów bezpieczeństwa i anonimowości kanałów zgłaszania.
Rozwiązanie online, takie jak Whistlelink, zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych i zgodność z przepisami w zakresie RODO. Sygnaliści mają możliwość bezpiecznego przekazywania poufnych informacji do zespołu wyjaśniającego. Rozwiązanie online jest łatwo dostępne dla każdego za pośrednictwem strony internetowej.
Whistlelink to skuteczne rozwiązanie do wdrażania systemu whistleblowing
Whistlelink oferuje firmom efektywne rozwiązanie online, które umożliwia szybkie wdrożenie zgodnego z prawem systemu zgłaszania nieprawidłowości w zaledwie dziesięć minut. Nasz system spełnia wszystkie wymogi dyrektywy UE oraz polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, łącząc wszystkie funkcje na jednej platformie. Jako produkt SaaS, Whistlelink jest dostępny w ponad 35 językach. Jeśli chcesz sprawdzić jego funkcjonalność, zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej wersji próbnej systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Platforma jest niezwykle intuicyjna w obsłudze i umożliwia zarówno pisemne, jak i ustne zgłaszanie nieprawidłowości. Ze względu na fakt, że jest hostowana w ramach UE, spełnia również wszystkie wymogi ochrony danych.
Urszula Bryś, Territory Manager:
"Obietnicą Whistlelink jest uczynienie, aby każda firma z łatwością spełniła wymagania ustawy o ochronie sygnalistów. Tysiące klientów w całej Europie potwierdza łatwość wdrożenia i skuteczność naszego systemu".
Bezpieczeństwo jest kluczowym elementem systemu whistleblowingu
"Należy liczyć się z tym, że w zgłoszeniach sygnalistów znajdą się wrażliwe informacje i dane. Whistlelink posiada certyfikat ISO 27001 w zakresie bezpieczeństwa informacji, zapewniając najwyższe standardy ochrony danych" - mówi Urszula.
“To, co inni użytkownicy doceniają w tym rozwiązaniu, to łatwość użytkowania i bezproblemowy proces wdrażania. Nasza obsługa klienta wyróżnia się wysoką responsywnością i gotowością do natychmiastowej pomocy.”
Jako narzędzie cyfrowe, Whistlelink oferuje te same funkcje, co wiele innych, znacznie droższych rozwiązań na rynku. Daje to użytkownikom pełną kontrolę nad ich wewnętrznym systemem informacyjnym. Istnieją różne modele i ceny, które pomagają firmom znaleźć rozwiązanie do sygnalizowania nieprawidłowości, które odpowiada ich potrzebom.
Whistlelink to wiodąca platforma do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów w Polsce według rankingu systemów dla sygnalistów przeprowadzonego przez ODO24 w 2023 r., która jest zarówno bezpieczna oraz przyjazna dla użytkowników.
Whistlelink umożliwia organizacjom łatwe przestrzeganie dyrektywy UE w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości 2019/1937, polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, przepisów RODO i jest dostępna w ponad 35 językach. Whistlelink posiada certyfikat ISO 27001 i zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa informacji. Dzięki ponad dziesięcioletniemu doświadczeniu i dużej europejskiej bazie klientów Whistlelink zapewnia niezawodne systemy dla sygnalistów.
SKONTAKTUJ SIĘ Z WHISTLELINK
Osoby kontaktowe:
Urszula Bryś, urszula.brys@whistlelink.com, tel. (+48) 502 570 436
Anna Malanowska, anna.malanowska@whistlelink.com, tel. (+48) 783 375 916
Materiał Promocyjny
