Jak prawidłowo doręczyć pismo osobie aresztowanej lub skazanej

Zasady dokonywania doręczeń określono w rozdziale 8 (art. 39–49) kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Dodatkowe wymagania związane z doręczaniem pism mają zastosowanie w przypadku, gdy jego adresat jest osobą tymczasowo aresztowaną, przebywa w zakładzie karnym lub ma miejsce zamieszkania za granicą.

Pozbawieni wolności

Zasady doręczania pism kierowanych przez organ administracji do osób tymczasowo aresztowanych określa rozporządzenie ministra sprawiedliwości w sprawie regulaminu organizacyjno-porządkowego wykonywania tymczasowego aresztowania (dalej: r.t.a.). Regulamin ten ma zastosowanie do:

- osoby, wobec której skorzystano z tymczasowego aresztowania, w tym osoby skazanej wyrokiem sądu I instancji, która nie wyraziła zgody na stosowanie względem niej przepisów o wykonywaniu kary pozbawienia wolności, do czasu otrzymania zawiadomienia o uprawomocnieniu się wyroku lub skazaniu prawomocnym wyrokiem,

- osoby, wobec której uchylono wyrok sądu I instancji,

- osoby pozbawionej wolności na terytorium innego państwa sprowadzonej na terytorium Polski w charakterze świadka w toczącym się postępowaniu karnym, a także

- obywatela polskiego skazanego przez sąd państwa obcego i przekazanego w celu wykonania kary pozbawienia wolności w Polsce, wobec którego zastosowano tymczasowe aresztowanie do czasu skierowania do wykonania prawomocnego orzeczenia.

Natomiast zasady doręczeń w toku postępowania administracyjnego pism osobom przebywającym w zakładach karnych określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie regulaminu organizacyjno-porządkowego wykonywania kary pozbawienia wolności (dalej: r.p.w.). Przepisy tego regulaminu stosuje się do osoby:

- odbywającej karę pozbawienia wolności,

- odbywającej karę orzeczoną za wykroczenie lub karę porządkową lub

- wobec której jest stosowany środek przymusu skutkujący pozbawieniem wolności.

W myśl § 19 r.t.a. korespondencję adresowaną do tymczasowo aresztowanego doręcza mu upoważniony funkcjonariusz.

W razie odmowy przyjęcia korespondencji przez tymczasowo aresztowanego odsyła się ją do nadawcy. Analogiczną regulację dotyczącą doręczania korespondencji adresowanej do skazanego zawarto w § 19 r.p.w.

Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 28 sierpnia 2013 r. (sygn. I SA/Kr 429/13, LEX nr 1452305) oznacza to, że datą doręczenia korespondencji w trybie przewidzianym w tych przepisach jest albo data faktycznego odbioru pisma przez odpowiednio tymczasowo aresztowanego bądź skazanego, albo data odmowy przyjęcia korespondencji (por. także wyrok WSA w Warszawie z 14 czerwca 2007 r., sygn. II SA/WA 575/07, LEX nr 340007). Zastosowanie mają w takim przypadku art. 46 i art. 47 k.p.a.

Złożenie podpisu i data

Zgodnie z art. 46 § 1 k.p.a. odbierający pismo powinien potwierdzić doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jak przyjmuje się w orzecznictwie, w przepisie tym ustawodawca ustanowił tylko wymóg własnoręcznego podpisu adresata, służącego potwierdzeniu daty doręczenia pisma. Natomiast data doręczenia pisma nie musi być własnoręcznie wpisana przez adresata. Art. 46 § 1 k.p.a. nie wyklucza zatem oznaczenia daty doręczenia pisma także w inny sposób, to jest odciskiem datownika, czy wpisaniem tej daty przez inną osobę, jeżeli adresat nie wpisał daty (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 września 2014 r., I OSK 940/13). Złożony podpis musi być własnoręczny, ale nie musi być czytelny. Podpis, nawet nieczytelny, na potwierdzeniu odbioru przesyłki nadanej w toku postępowania administracyjnego jest postawą do uznania jej za skutecznie doręczoną (wyrok NSA z 6 października 2010 r., sygn. I OSK 1493/10, Wspólnota 2010/45/42).

Podkreśla się, że to na stronie postępowania administracyjnego ciąży obowiązek umieszczenia na zwrotnym potwierdzeniu odbioru nie tylko swojego podpisu, ale również daty odbioru przesyłki nadanej przez organ administracji, tak aby uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z biegiem i upływem terminów procesowych (postanowienie NSA z 15 marca 2011 r., sygn. II OSK 416/11). Jeżeli jednak na zwrotnym potwierdzeniu odbioru widnieje inna data doręczenia niż wskazywana przez stronę, organ zobowiązany jest do wyjaśnienia tej rozbieżności. W tej sytuacji organ powinien wezwać stronę do wypowiedzenia się w tym przedmiocie i ewentualnego przedłożenia dowodów na poparcie swoich twierdzeń, a następnie dokonać ich oceny. Co do zasady możliwe jest ustalenie innej daty doręczenia decyzji niż wskazana na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że została ona podana omyłkowo (wyrok NSA z 23 lutego 2012 r., sygn. II OSK 2328/10).

Przykład:

Decyzja skierowana do strony, która została tymczasowo aresztowana, została przekazana jej przez upoważnionego funkcjonariusza, następnego dnia po wpłynięciu tej decyzji do aresztu. Strona potwierdziła otrzymanie decyzji własnoręcznym, ale nieczytelnym podpisem oraz nie wpisała sama daty doręczenia. Datę tę oznaczono odciskiem datownika. Pomimo nieczytelności podpisu adresata i niewpisania przez niego daty odbioru decyzji, należy uznać, że decyzja została mu skutecznie doręczona, z datą odebrania jej od funkcjonariusza. Strona może wnieść odwołanie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, przy czym, zgodnie z art. 57 § 5 pkt 6 k.p.a., termin ten będzie uważać się za zachowany, jeżeli przed jego upływem odwołanie zostanie złożone w administracji aresztu. Jak wyjaśniono w postanowieniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 15 lipca 2005 r. (sygn. IV SA/Wa 745/05), z uwagi na szczególną – przymusową sytuację osób pozbawionych wolności (tymczasowo aresztowanych) ustawodawca stworzył regulację umożliwiającą im składanie pism w administracji zakładu karnego, przy czym pojęcie to należy rozumieć szeroko, jako obejmujące wszelkie przypadki przekazania pisma w celu nadania biegu każdemu funkcjonariuszowi zakładu karnego (aresztu śledczego). Zarówno zakłady karne, jak i areszty śledcze są jednostkami organizacyjnymi Służby Więziennej, a o ich podobieństwie funkcjonalno-organizacyjnym świadczy m.in. fakt, że areszt śledczy może w praktyce funkcjonować jako oddział (wyodrębniony) zakładu karnego. Wszystko to przemawia za przyjęciem, że art. 57 § 5 pkt 6 k.p.a. stosuje się także do przypadków składania przez osobę pozbawioną wolności pisma w administracji aresztu śledczego (wyrok WSA w Poznaniu z 20 kwietnia 2011 r., sygn. IV SA/Po 204/11).

Odmowa potwierdzenia lub przyjęcia

W art. 46 § 2 k.p.a. przewidziano, że jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający (czyli w omawianym przypadku upoważniony funkcjonariusz) sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. Przy doręczeniu na podstawie art. 46 § 2 k.p.a. doręczyciel musi podać przyczynę braku podpisu odbiorcy. Jeżeli zatem na zwrotnym dowodzie potwierdzenia odbioru przesyłki nie ma podpisu odbiorcy, przy jednoczesnym braku wskazania przyczyny tego braku, to pozbawia to ten dokument skuteczności, a doręczający nie jest uprawniony do wskazania przyczyny braku podpisu (wyrok NSA z 8 czerwca 2011 r., sygn. II GSK 600/10).

Natomiast skutki odmowy przyjęcia pisma określa art. 47 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez operatora pocztowego lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takim przypadku uznaje się, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata. Strona nie może bowiem traktować odmowy przyjmowania pism jako jeszcze jednego środka obrony własnych interesów (wyrok NSA z 21 listopada 2014 r., sygn. I OSK 1653/13).

Przykład:

Strona skazana na karę pozbawienia wolności, przebywająca w zakładzie karnym, odebrała skierowaną do niej decyzję od funkcjonariusza tego zakładu, ale odmówiła potwierdzenia doręczenia tej decyzji swoim podpisem. W tej sytuacji, aby można było uznać, że nastąpiło skuteczne doręczenie, funkcjonariusz musi zawrzeć w treści potwierdzenia doręczenia trzy elementy: datę doręczenia, wskazanie osoby, która odebrała pismo oraz wskazanie przyczyny braku jej podpisu. Gdyby natomiast skazany odmówił przyjęcia przesłanej mu decyzji, powinna ona zostać zwrócona nadawcy z adnotacją o odmowie jej przyjęcia i datą odmowy. Spełnienie tych warunków spowoduje, że odmowa przyjęcia decyzji wywoła takie skutki prawne jak jej skuteczne doręczenie.

Pełnomocnik do doręczeń

W zmienionym od 1 listopada 2015 r. art. 40 § 4 k.p.a. przewidziano, że strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Polsce bądź innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jeżeli:

- nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Polsce oraz

- nie działa za pośrednictwem polskiego konsula,

- ma obowiązek wskazać w Polsce pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Regulacja ta ma na celu zapobieżenie sytuacji, gdy nie jest możliwe wykonywanie czynności procesowych na skutek niemożności doręczenia pism stronie przebywającej za granicą. Ograniczono jednak stosowanie tego przepisu do stron, które nie działają za pośrednictwem konsula, gdyż uznano, że zobligowanie strony, która załatwia sprawę w urzędzie konsularnym, do wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń, należy uznać za skrajnie sformalizowane.

Funkcje konsularne w zakresie doręczeń określa art. 26 ustawy – Prawo konsularne. Przewidziano w nim m.in., że na wniosek organu administracji publicznej w Polsce, konsul doręcza pisma, a także przesłuchuje strony, uczestników postępowania i świadków. Konsul wykonuje te czynności, stosując odpowiednio właściwe przepisy prawa polskiego, jeżeli odbiorca pisma albo osoba, która ma być przesłuchana, jest obywatelem polskim i zgadza się dobrowolnie przyjąć pismo albo złożyć zeznanie lub wyjaśnienie.

W myśl art. 40 § 5 k.p.a., w razie niewskazania wymaganego pełnomocnika do doręczeń, przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Organ musi jednak pouczyć o tym stronę przy pierwszym doręczeniu, w związku z czym konieczne jest pierwsze doręczenie jej pisma za granicę (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 24 października 1980 r., sygn. I CZ 130/80, OSNC 1981/ 5/89). Brak takiego pouczenia uniemożliwia skorzystanie z fikcji doręczenia.

Organ powinien również pouczyć stronę o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem. Należy przy tym wskazać jej termin do wykonania tej czynności. Zgodnie z art. 33 § 1 k.p.a. pełnomocnikiem do doręczeń może być tylko osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Taki pełnomocnik jest uprawniony tylko do przyjmowania pism kierowanych do strony zamieszkałej za granicą, w związku z czym nie może np. składać oświadczeń w imieniu strony.