Zmiany w VAT, konieczne zmiany w systemach informatycznych

Zmienia się sposób rozliczania VAT. Wszystkie przedsiębiorstwa muszą aktualizować oprogramowanie. Zakres tej aktualizacji jest tym razem duży, gdyż zmiany dotyczące VAT są największe od 19 lat (wprowadza się je po to, by zbliżyć polskie przepisy do obowiązujących w Unii Europejskiej).

– Od pierwszych miesięcy 2011 r. rząd zapowiadał liczne zmiany. Pierwotnie miały one wejść w życie od 1 stycznia 2013 r. Następnie podzielono je na dwie transze. Pierwsza z mniej fundamentalnymi zmianami miała obowiązywać od 1 stycznia 2013 r., a druga od 1 lipca 2013 r. W toku prac sejmowych ten drugi termin zamieniono na 1 stycznia 2014 r. Ostatecznie Senat przegłosował przesunięcie terminu pierwszej transzy na 1 kwietnia 2013 r. – mówi Marek Pyznarski z firmy InsERT.

Zmiany dotyczące fakturowania wejdą jednak w życie już od 1 stycznia 2013 r. Czyli już od początku przyszłego roku przedsiębiorcy będą musieli zmienić przyzwyczajenia i faktyczne zasady fakturowania oraz rozliczania VAT.

Jedni aktualizują, inni całkowicie wymieniają

Jak to się przełoży na systemy informatyczne w firmach? Niewykluczone, że w niektórych przedsiębiorstwach wystarczy zakup aktualizacji. Czasami potrzebna będzie nowa wersja systemu finansowo-księgowego (albo ERP) lub wymiana systemu na całkiem nowy. Dodatkowe koszty mogą ponieść firmy, które korzystają z systemów „pudełkowych" albo stworzonych na zamówienie przed kilkoma laty oraz te, które nie mają wykupionych pakietów wsparcia. Właściwie powinny one rozważyć wdrożenie nowego oprogramowania.

W niektórych przypadkach oprócz aktualizacji niezbędny będzie zakup bazy danych czy licencji na nowszy system operacyjny. Niektóre firmy będą musiały zainwestować w sprzęt komputerowy. Dlatego jak najszybciej należy podjąć decyzję o aktualizacji systemów, aby wiedzieć, co konkretnie należy zrobić.

Przedsiębiorstwa, które mają starsze oprogramowanie, powinny pamiętać, że jego aktualizacja może być czasochłonna, a usługi wykonywane w trybie ekspresowym są kosztowne.

Czas na e-faktury

Najistotniejsze zmiany, dotyczące największej grupy przedsiębiorstw, związane są z momentem powstawania obowiązku podatkowego. Obecnie obowiązek ten powstaje, z pewnymi wyjątkami, w momencie wystawienia faktury, czyli w ciągu siedmiu dni od sprzedaży towaru czy usługi. Po zmianie termin ten zostanie przesunięty do czasu dostawy towarów lub wykonania usługi.

Kolejna zmiana dotyczy terminu odliczeń naliczonego podatku. Obecnie decyduje o tym data otrzymania faktury lub dokumentu celnego. Po nowelizacji będzie to moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (ale nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury).

Zmienia się zawartość informacyjna faktury VAT. Między innymi nie będzie obowiązku umieszczania na dokumencie tytułu „Faktura VAT". Podać należy nie datę sprzedaży, lecz datę zakończenia dostawy towaru czy usługi. Planowane jest też umożliwienie wystawiania faktur uproszczonych w przypadku transakcji nieprzekraczających 100 euro oraz zniesienie obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych. Ewidencja podatkowa zdarzeń wewnętrznych będzie stanowić wystarczającą dokumentację na potrzeby rozliczeń VAT.

Następuje również zrównanie e-faktury z dokumentem papierowym. Podatnik samodzielnie będzie musiał ustalić, w jaki sposób faktury będą zabezpieczane (nie musi to być kwalifikowany podpis elektroniczny czy procedury EDI).

– Liberalizacja standardów przesyłania i przechowywania faktur to dobra okazja dla przedsiębiorców do wprowadzenia e-faktury. Warto to zrobić, gdyż e-faktura nie tylko przyczynia się do zminimalizowania ilości papiero-

wych dokumentów, ale także usprawnia proces obsługi sprzedaży – mówi Renata Łukasik, dyrektor ds. oprogramowania i członek zarządu Macrologic.

Rewolucja w VAT oznacza konieczność wprowadzenia zmian w formularzach dokumentów stosowanych w systemach do zarządzania i księgowości. Programy trzeba dostosować tak, aby po zmianie przepisów potrafiły obsłużyć stare i nowe scenariusze handlowe.

Jak twierdzą fachowcy z firmy Unit4Teta, w systemach ERP trzeba uwzględnić m. in. nową zasadę ustalania terminu powstania obowiązku podatkowego, wprowadzenie faktury uproszczonej, zmiany w sposobie przeliczania podstawy opodatkowania, nowy typ kursu (kurs Europejskiego Banku Centralnego), nowe formularze deklaracji VAT.

Abonament czy system w promocji

Producenci mają już gotowe aktualizacje. Prowadzą też akcje informacyjne, uruchamiają infolinie, organizują spotkania dla firm: tradycyjne, a także online.

Na przykład Macrologic przygotował dla klientów Pakiet Usługowy Lex Ready. Gwarantuje on zgodność oprogramowania z przepisami bez konieczności monitorowania przez klienta zmian prawnych. To wygodne rozwiązanie biorąc pod uwagę, że zmiany będą następowały w długim okresie.

Sprzedawcy aplikacji finansowo-księgowych oferują promocyjne ceny, nieraz niższe nawet o 40 proc. w porównaniu ze standardowymi, w przypadku wymiany systemu (np. Comarch proponuje 40-proc. zniżkę tym klientom, którzy przechodzą z ERP Klasyka po gwarancji na system ERP Optima). Może to być więc dobra okazja do zakupu nowocześniejszego systemu.

Dobrym rozwiązaniem może być wybór oprogramowania w modelu abonamentowym (Software as a Sernice); chodzi o coraz popularniejsze używanie aplikacji w tzw. chmurze.

Główne zalety tej formy dostępu do oprogramowania to niskie koszty, szybkie wdrożenie, stała aktualizacja dostosowująca aplikację do zmieniających się przepisów. Przedsiębiorca po prostu wynajmuje program płacąc zwykle miesięczny abonament. Wszystkimi sprawami technicznymi zajmuje się producent aplikacji.

– Obserwujemy większe zainteresowanie rozwiązaniami w modelu Software as a Sernice, zwłaszcza wśród firm mikro i dużych. Małe i średnie przedsiębiorstwa nadal zdecydowanie częściej wybierają tradycyjny model korzystania z oprogramowania – mówi Wojciech Salwiński, dyrektor zarządzający w Streamsoft.

Najważniejsze zmiany wchodzące w życie 1 stycznia 2013 r.

- Będzie można wystawiać faktury uproszczone.

Podatnik dokonujący sprzedaży do kwoty brutto 450 zł będzie mógł wystawiać tzw. faktury uproszczone. Wystarczy wtedy podać NIP nabywcy, nie trzeba wpisywać adresu i nazwy.

- Będzie można wystawiać faktury zbiorcze.

Podatnik, który zrealizuje więcej niż jedną dostawę towarów lub usług dla jednego kontrahenta w jednym miesiącu kalendarzowym, może wystawić fakturę zbiorczą.

- Nie trzeba podawać numeru rejestracyjnego auta na fakturze za zakup paliwa.

- Większa swoboda w posługiwaniu się fakturami elektronicznymi.

Obecnie gdy firma chce wystawić e-fakturę, ma obowiązek uzyskać zgodę odbiorcy na otrzymanie dokumentu w tej formie. Od nowego roku ten obowiązek zostanie zniesiony.

- Przestaną funkcjonować faktury wewnętrzne.

Faktury wewnętrzne wystawiane od przyszłego roku nie będą miały żadnego skutku finansowego, podatkowego ani prawnego.

- Poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa dzięki  „sprawiedliwej metodzie kasowej".

Obecnie „metoda kasowa" zakłada, że obowiązek podatkowy powstaje mimo braku zapłaty należności w terminie 90 dni od zapłaty na fakturze VAT. Po zmianach termin zostanie wydłużony do 180 dni (dla organizacji o obrocie rocznym do 1,2 miliona euro).

- Faktury wystawią także podatnicy zwolnieni z VAT.