Błędne świadectwo służby można skorygować

Świadectwo służby jest odpowiednikiem świadectwa pracy otrzymywanego przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę na zakończenie zatrudnienia. Zawiera ono informacje niezbędne do ustalenia uprawnień wynikających ze stosunku służbowego i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące:

- charakteru służby (kandydacka, kontraktowa, przygotowawcza lub stała) oraz okresu jej pełnienia, a także nazwę jednostki organizacyjnej policji;

- zajmowanego ostatnio stanowiska służbowego lub pełnionych funkcji;

- ustania stosunku służbowego, w tym podstawy prawnej zwolnienia ze służby;

- liczby dni urlopu wypoczynkowego lub dodatkowego wykorzystanego przez policjanta, przysługującego za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek służbowy;

- okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

- urlopu wychowawczego wykorzystanego w okresie służby oraz okresu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem po zwolnieniu ze służby ze względu na ważny interes służby albo likwidację jednostki organizacyjnej policji lub jej reorganizację połączoną ze zmniejszeniem obsady etatowej, jeżeli przeniesienie do innej jednostki lub na niższe stanowisko nie jest możliwe, a także przysługujących z tego tytułu uprawnień na podstawie art. 44a ustawy o policji, dalej: uop),

- wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienia od zajęć służbowych, o którym mowa w § 8 (dwa dni na opiekę nad dzieckiem do lat 14);

- potrąceń z uposażenia na zasadach określonych w art. 127 uop);

- okresu otrzymywania świadczenia pieniężnego, o którym mowa w art. 117 ust. 3 uop (przysługującego  zwolnionemu ze względu na interes służby czy likwidację jednostki lub jej reorganizację połączoną ze zmniejszeniem obsady etatów policjantowi, który z powodu trwającej choroby nie może podjąć zatrudnienia);

- uprawnień związanych z przywróceniem do służby na podstawie art. 42 ust. 1 uop  (w wyniku uchylenia lub stwierdzenia nieważności decyzji o zwolnieniu ze służby z powodu jej wadliwości);

- uprawnień przysługujących policjantowi na podstawie art. 44 ust. 2 uop (wypłaty uposażenia policjantowi zwolnionemu ze względu na interes służby czy likwidację jednostki lub jej reorganizację połączoną ze zmniejszeniem obsady etatów, do końca okresu ciąży oraz trwania jednego z urlopów związanych z pełnieniem funkcji rodzicielskich np. urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego).

W świadectwie służby zamieszcza się także informacje o wysokości i składnikach uposażenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach, jeżeli policjant złożył w tej sprawie pisemny wniosek co najmniej siedem dni przed zwolnieniem ze służby. W razie złożenia wniosku już po zwolnieniu ze służby wydaje się nowe świadectwo służby w terminie siedmiu dni od dnia złożenia tego wniosku.

Prawo do sprostowania

Jeśli policjant stwierdzi, że otrzymane przez niego świadectwo służby jest niepełne lub zawiera błędne informacje, może złożyć wniosek o jego sprostowanie w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Wniosek taki trafić powinien do przełożonego właściwego w sprawach osobowych, który to świadectwo wydał.

Jeśli uzna on racje byłego funkcjonariusza, ma obowiązek wydać mu nowy, poprawiony dokument. Ma na to siedem dni od dnia otrzymania wniosku o sprostowanie.

Jeśli jednak stwierdzi, iż żądanie policjanta jest niezasadne, odmawia sprostowania świadectwa. Przy czym swoją odmowę ma obowiązek uzasadnić. Tak stanowi § 28 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów. Z cytowanych przepisów nie wynika forma prawna, w jakiej odmowa świadectwa służby winna być dokonywana. Stąd pojawiające się w praktyce wątpliwości co do jej charakteru prawnego.

To nie decyzja

W tej kwestii wypowiedział się niedawno Naczelny Sąd Administracyjny. W uzasadnieniu wyroku z 14 października 2015 r. (I OSK 341/14) przypomniał o utrwalonym już w orzecznictwie sądów administracyjnych poglądzie, iż załatwienie sprawy następuje przez wydanie decyzji tylko wówczas, gdy z mocy przepisów prawa materialnego lub innych załatwienie sprawy powinno nastąpić w tej formie prawnej.

Oznacza to, że aby organ administracji mógł załatwić sprawę w drodze decyzji, konieczne jest istnienie przepisu prawa powierzającego mu załatwienie sprawy w tej właśnie formie (por. wyrok NSA z 17 grudnia 1996 r., II SA 988/85). W przypadku odmowy sprostowania świadectwa służby takiego przepisu brak, co przesądza o tym, że odmowa sprostowania świadectwa służby decyzją administracyjną nie jest.

Stanowi ona zatem – jak przyjął NSA w cytowanym wyroku – czynność materialno-techniczną w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, dalej: ustawa o postępowaniu (patrz ramka, Co mówi prawo).

Mamy z nią do czynienia, gdy dana czynność ustala (odmawia ustalenia), stwierdza (odmawia stwierdzenia), potwierdza (odmawia potwierdzenia) uprawnienia lub obowiązki określone przepisami prawa administracyjnego.

Odmowa sprostowania świadectwa służby odmawia natomiast ustalenia, ewentualnie potwierdzenia informacji związanych z uprawnieniami wynikającymi ze stosunku służbowego policjanta, które uregulowane są w ustawie o policji i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Organ przyjmuje bowiem, że informacje na temat uprawnień policjanta w świadectwie służby zamieścił prawidłowo.

Skarga jednak możliwa

Zgodnie z art. 52  § 1 ustawy o postępowaniu skargę do sądu administracyjnego można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie.

Ważne

Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, przewidziany w ustawie.

Jeżeli natomiast ustawa nie przewiduje środków zaskarżenia w sprawie będącej przedmiotem skargi (a tak jest w przypadku odmowy sprostowania świadectwa służby), skargę na akty lub czynności, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4 i 4a ustawy o postępowaniu, można wnieść po uprzednim wezwaniu na piśmie właściwego organu – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o wydaniu aktu lub podjęciu innej czynności – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy o postępowaniu).

Sąd po wniesieniu skargi może uznać, że uchybienie temu terminowi nastąpiło bez winy skarżącego, i rozpoznać skargę. I nawet jeśli organ na to wezwanie nie odpowie (zachowa milczenie), nie jest to przeszkodą do wniesienia skargi.  Były funkcjonariusz ma na to  30 dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. A jeśli organ nie udzielił odpowiedzi na to wezwanie, w terminie 60 dni od dnia wniesienia wezwania o usunięcie naruszenia prawa.

podstawa prawna: art. 46 ustawy z 6 kwietnia 1990 r. o Policji (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 355 ze zm.)

podstawa prawna: art. 3, art. 52 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 270 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych z 14 maja 2013 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (DzU z 2013 r., poz. 644 ze zm.)

Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi

Art. 3 § 1. Sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie.

§ 2. Kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na:

1) decyzje administracyjne;

2) postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie, albo kończące postępowanie, a także na postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty;