Jakie koszty postępowania administracyjnego obciążają stronę

W postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada ponoszenia kosztów postępowania przez organ. Wyjątek od tej zasady wprowadzono w art. 262 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Przewidziano w nim, że stronę obciążają koszty postępowania, które:

- wynikły z jej winy (np. gdy z powodu nieusprawiedliwionego niestawienia się strony konieczne było ponowne wezwanie świadka) bądź

- zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie.

Czytaj też: Zwolnienie z kosztów postępowania administracyjnego

W orzecznictwie podnosi się, że wina strony, o której mowa w tym przepisie, musi być rozumiana zarówno materialnie, jak i formalnie. Ustalenie winy strony powinno być oceniane w kontekście całej materii będącej przedmiotem postępowania administracyjnego, bez ograniczenia się wyłącznie do kwestii formalnych związanych z tokiem postępowania (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 13 czerwca 2018 r., sygn. II SA/Rz 232/18, LEX nr 2550455). Koszty postępowania poniesione w interesie strony to koszty dodatkowych czynności dowodowych - np. dodatkowych biegłych powołanych na żądanie strony na okoliczności faktyczne, które były już, w ocenie organu, w pełni ustalone. Organ ponosi koszty postępowania administracyjnego w takich granicach, w jakich wypełnia swoje obowiązki dowodowe, będące jednocześnie jego obowiązkami ustawowymi (por. np. wyrok WSA w Warszawie z 17 października 2017 r., sygn. VI SA/Wa 1198/17, LEX nr 2457875). W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 października 2017 r. (sygn. I OSK 3458/15, LEX nr 2398056) podkreślono, że odstąpienie od wskazanej wyżej zasady, określającej na kim ciąży obowiązek ponoszenia kosztów postępowania, może nastąpić tylko na podstawie przepisu szczególnego. W uzasadnionych przypadkach organ może zażądać od strony zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania (art. 262 § 2 k.p.a.).

Przykład:

Strona postępowania chce, aby w sprawie powołano dodatkowego biegłego. Organ może zażądać od niej zaliczki na pokrycie związanych z tym kosztów. Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi np. w wyroku NSA z 20 lipca 2010 r. (sygn. I OSK 1282/09, LEX nr 744965) organ – na zasadzie uznania administracyjnego i stosownie do okoliczności sprawy – ocenia czy w danej sprawie żądać od strony zaliczki, o której mowa w art. 262 § 2 k.p.a. Żądanie zaliczki powinno nastąpić przez wydanie postanowienia, na które stronie nie służy zażalenie. Strona może zaskarżyć to postanowienie w odwołaniu od decyzji (por. art. 141-142 k.p.a.).

Koszty postępowania

W myśl art. 56 k.p.a. osobie (np. świadkowi, biegłemu), która stawiła się na wezwanie organu, przyznaje się koszty podróży i inne należności ustalone zgodnie z art. 85-91 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 300 ze zm.). Dotyczy to także kosztów osobistego stawiennictwa stron, gdy postępowanie zostało wszczęte z urzędu albo gdy strona bez swojej winy została błędnie wezwana do stawienia się.

Przykładowo, świadek ma prawo m.in. do zwrotu zarobku lub dochodu utraconego z powodu stawiennictwa na wezwanie organu. Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach organu przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu, przy czym górną granicę tych należności stanowi równowartość 4,6 proc. kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe. Żądanie przyznania należności trzeba zgłosić organowi, przed którym toczy się postępowanie, przed wydaniem decyzji, pod rygorem utraty roszczenia.

Zgodnie z art. 263 § 1 k.p.a. do kosztów postępowania zalicza się:

- koszty podróży i inne należności świadków i biegłych oraz stron w przypadkach przewidzianych w art. 56 k.p.a.,

- koszty spowodowane oględzinami na miejscu,

- koszty doręczenia stronom pism urzędowych, a także

- koszty mediacji (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 czerwca 2017 r.

w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym, Dz.U. z 2017 r., poz. 1088).

Organ może zaliczyć do kosztów postępowania także inne koszty bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy (art. 263 § 2 k.p.a.). W wyroku NSA z 17 maja 2017 r. (sygn. II OSK 2877/15, LEX nr 2346736) podkreślono, że art. 262-263 k.p.a. ustalają tylko zakres i rozdział kosztów między organem oraz stronami postępowania, ale nie stanowią podstawy prawnej do przyznawania przez organ na rzecz strony zwrotu poniesionych przez nią kosztów i to niezależnie od tego, czy koszty uzyskanego przez stronę dowodu okazały się istotne dla rozstrzygnięcia danej sprawy. Strona może domagać się od organu tylko zwrotu poniesionych przez nią kosztów osobistego stawiennictwa (art. 56 § 1 k.p.a.).

Zaniechanie czynności, zwolnienie dla strony

W myśl art. 261 k.p.a., jeżeli strona nie wpłaci należności tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry (taki obowiązek musi wynikać z przepisów), organ prowadzący postępowanie wyznacza jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni ani dłuższy niż 14 dni. Jeżeli w wyznaczonym terminie nie zostaną uiszczone należności, podanie podlega zwrotowi lub czynność uzależniona od opłaty zostaje zaniechana. Na postanowienie w sprawie zwrotu podania służy zażalenie. Organ powinien jednak załatwić podanie, mimo nieuiszczenia należności, jeżeli:

- za niezwłocznym załatwieniem przemawiają względy społeczne lub wzgląd na ważny interes strony,

- wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin zawity (czyli taki, który ogranicza w czasie dochodzenie praw podmiotowych, a jego bezskuteczny upływ powoduje wygaśnięcie prawa) bądź

- podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą.

W art. 267 k.p.a. przyjęto, że w razie niewątpliwej niemożności poniesienia przez stronę opłat, kosztów i należności związanych z tokiem postępowania organ może zwolnić ją – w całości lub w części – od ponoszenia tych opłat, kosztów i należności. Podkreśla się, że rozstrzygnięcie o zwolnieniu powinno być poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym, prowadzącym do ustalenia rzeczywistej sytuacji majątkowej i życiowej strony (por. np. wyrok WSA w Poznaniu z 11 stycznia 2018 r., sygn. IV SA/Po 1124/17, LEX nr 2461265).

Ustalenie kosztów postępowania

Zgodnie z art. 264 k.p.a. jednocześnie z wydaniem decyzji organ ustala - w drodze postanowienia - wysokość kosztów postępowania, osoby zobowiązane do ich poniesienia oraz termin i sposób ich uiszczenia. Jeżeli w sprawie została przeprowadzona mediacja, organ, niezwłocznie po doręczeniu protokołu z przebiegu mediacji, wydaje postanowienie w sprawie ustalenia wysokości kosztów mediacji. Na postanowienie w sprawie kosztów postępowania osobie zobowiązanej do ich poniesienia służy zażalenie. Przyjmuje się, że sformułowanie „jednocześnie z wydaniem decyzji" jest zaleceniem dla organu i nie oznacza, że organ już po wydaniu rozstrzygnięcia co do istoty sprawy nie może wydać postanowienia o kosztach (por. np. wyrok NSA z 25 września 2007 r., sygn. II GSK 137/07, LEX nr 374835).

Przykład:

W postępowaniu jest kilka stron, które chcą, aby w postanowieniu o kosztach postępowania, wydanym jednocześnie z decyzją, organ rozstrzygnął o rozliczeniu kosztów między stronami. Nie ma takiej możliwości. W orzecznictwie podkreśla się, że przepisy k.p.a. wprowadzają tylko zasadę rozdziału kosztów na stronę (strony) i organ prowadzący postępowanie. Procedurze administracyjnej nie jest natomiast znana możliwość orzekania o kosztach postępowania między stronami (por. np. wyrok NSA z 28 września 2010 r., sygn. II OSK 1499/09, LEX nr 746588).