Jak zbilansować roczną aktywność etatowców

Do 4 listopada 2014 r. na przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy zdecydowało się 1162 pracodawców. W większości są to duże i średnie firmy. Elastyczny czas pracy wprowadziło także 208 najmniejszych zakładów zatrudniających do dziewięciu osób. Najchętniej elastycznego czasu pracy używają przedsiębiorstwa zajmujące się przetwórstwem przemysłowym (422), handlem i naprawami (185) oraz budownictwem (123). Blisko 80 proc. stosujących przedłużone rozliczenie przyjęło to roczne. Trzy czwarte spośród nich zawarło porozumienia w 2014 r.

W związku z tym kontrole stosowania przepisów o czasie pracy w stosunku do 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych u tych pracodawców zostaną przeprowadzone dopiero po ich zakończeniu, tj. w 2015 r. – deklaruje Danuta Rutkowska, rzeczniczka Głównego Inspektora Pracy.

Dla kogo udogodnienie

Ten typ rozliczeń nie sprawdzi się jednak w każdej branży. Wprowadzając go bez faktycznej potrzeby, pracodawca nic nie zyska, a może sobie zaszkodzić. Korzyść najbardziej odczują te firmy, w których zapotrzebowanie na pracę jest zmienne, bywają miesiące natężonej harówki i zupełnej posuchy.

W porównaniu z krótszymi okresami rozliczeniowymi roczny okres gwarantuje pracodawcy maksymalną elastyczność. Dotyczy to zarówno planowania nominalnych godzin pracy, jak i udzielania czasu wolnego lub dni wolnych od zadań za nadgodziny. Dlatego atrakcyjność rocznego cyklu rozliczeniowego nie ogranicza się do firm stosujących systemy równoważne, choć w takim przypadku możliwości szefa są znacznie większe.

Odroczona płatność

Okres rozliczeniowy nie został w przepisach zdefiniowany, określa się go przez funkcje, którym służy. Z jednej strony chodzi o ustalenie wymiaru czasu pracy – liczby godzin do przepracowania w tym okresie i rozplanowanie ich w harmonogramie czasu pracy, a z drugiej strony o obliczenie, czy w tym cyklu nie doszło do przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy. Końcówka roku to zazwyczaj czas rozliczenia wszystkich wydłużonych grafików.

Po upływie wydłużonego cyklu trzeba rozliczyć przeciętną, tygodniową normę czasu pracy. Grudzień kończy:

- roczny okres rozliczeniowy pokrywający się z rokiem kalendarzowym 2014 (I–XII – do przepracowania było 2000 godzin),

- sześciomiesieczny okres rozliczeniowy trwający od lipca (VII–XII – do przepracowania było 1016 godzin),

- czteromiesięczny okres rozliczeniowy trwający od września (IX–XII – do przepracowania były 672 godziny),

- trzymiesięczny okres rozliczeniowy trwający od października (X–XII – do przepracowania było 496 godzin).

Godziny do przepracowania w poszczególnych miesiącach wydłużonych okresów rozliczeniowych nie muszą odpowiadać maksymalnym wymiarom w poszczególnych miesiącach. Ważne, aby rachunki zamknęły się np. w trzech, a nie w jednym miesiącu (tak będzie przy kwartalnych rozliczeniach).

Plusy rocznego okresu widoczne są zwłaszcza przy rekompensowaniu pracy ponad normę lub przedłużony wymiar dobowy. Z nadgodzin dobowych szef może rozliczyć się ostatecznie dopiero pod koniec cyklu. Wówczas co prawda musi oddać wolne w wymiarze o połowę wyższym niż liczba wypracowanych nadgodzin (1:1,5), ale nie musi dawać wolnego w miesiącu, w którym doszło do przekroczenia. Wystarczy, że przy wypłacie wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły przekroczenia dobowe, postanowi, że zostaną one zrekompensowane czasem wolnym (a nie dodatkiem) w późniejszym miesiącu cyklu rozliczeniowego (art. 1512 § 2 k.p.). Może to wtedy nastąpić nawet w ostatnim miesiącu tego okresu. Również przekroczenia średniotygodniowe bilansowane będą dopiero u schyłku tego okresu.

Tak samo sytuacja wygląda przy oddawaniu dni wolnych za pracę w niedzielę, święto, dzień wolny z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub za święto przypadające w takim dniu. Dzień wolny powinien być ostatecznie oddany do końca danego okresu rozliczeniowego. To oznacza, że szef stosujący wydłużony cykl zyskuje więcej czasu na ostateczny bilans pracy. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby ustalić rozkład czasu pracy na część okresu rozliczeniowego. Nie może być on jednak krótszy niż miesięczny (art. 129 § 3 k.p.).

Święto bez rekompensaty

Pracodawcy miewają problemy z ustaleniem, kiedy powstają godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. Nie ulega wątpliwości, że przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy – a co za tym idzie pracę w godzinach nadliczbowych wynikającą z przekroczenia średniotygodniowej normy – powoduje niezrekompensowana aktywność w dniu wolnym od zadań. Jeżeli bowiem zatrudniony w podstawowym systemie od poniedziałku do piątku w wymiarze ośmiu godzin na dobę wykonuje dodatkową pracę w dniu wolnym od zadań, za który nie otrzymał rekompensaty w postaci innego dnia bez zajęć, to z końcem tygodnia, a następnie okresu rozliczeniowego okaże się, że przekroczył tygodniową normę czasu pracy.

Pomocne wyjaśnienia

Oczywiście to niejedyna okoliczność powodująca konieczność rozliczenia się z pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy. Jak ustalić, czy doszło do takiej sytuacji? Kodeks pracy jednoznacznie nie odpowiada na to pytanie. Praktyczne wskazówki wynikają ze stanowisk Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Są dwie metody.

Według PIP należy:

- od godzin pracy faktycznie przepracowanych w okresie rozliczeniowym odjąć liczbę godzin pracy planowanych na dany okres rozliczeniowy, jeżeli wynik jest dodatni, to

- od tak uzyskanego wyniku odjąć liczbę godzin, które powstały z racji pracy w nadgodzinach wynikających z przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy (lub jego przedłużonego wymiaru),

- końcowy wynik to liczba godzin nadliczbowych powstałych z racji przekroczenia przeciętnie tygodniowych norm czasu pracy.

Inną metodę rekomenduje resort pracy. Zgodnie z nią trzeba:

- od liczby faktycznie przepracowanych godzin w ciągu okresu rozliczeniowego odjąć liczbę godzin pracy nadliczbowej wynikającej z przekroczenia normy dobowej,

- od uzyskanego wyniku odjąć iloczyn ośmiu godzin i liczby dni tzw. wystających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego, przypadające od poniedziałku do piątku,

- uzyskany wynik podzielić przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego.

Jeżeli uzyskany wynik jest wyższy niż 40, to znaczy, że wystąpiła praca nadliczbowa z racji przekroczenia normy średniotygodniowej.

Gdy wynik jest dodatni, za każdą godzinę nadliczbową szef musi zapłacić normalne wynagrodzenie za pracę powiększone o 100-proc. dodatek lub udzielić czasu wolnego od zajęć.

Obie metody wymagają znajomości liczby nadgodzin, które powstały w wyniku przekroczenia dobowego wymiaru. Te są zawsze wtedy, gdy od pracownika wymaga się pracy w wyższym dobowym wymiarze niż ten, który go obowiązuje.

Wybór metody obliczania godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej należy do pracodawcy. Ponieważ oba wzory stanowią jedynie interpretację przepisów dokonaną przez organy państwowe, szefa nie można zmobilizować do stosowania któregokolwiek z nich.

Niekiedy niedopłata

Jeśli szef na czas nie zrekompensował nadpracowań, będzie musiał za nie zapłacić przy kompleksowym bilansowaniu cyklu rozliczeniowego. Zdarzyć się może także, że doszło do niedopracowania wymiaru czasu pracy. Wtedy pracodawca będzie stratny. Stanie się tak, gdy w niektórych miesiącach etatowcy w ogóle nie pracowali. Za taki czas bez zajęć szef musiał bowiem zapłacić przynajmniej minimalną stawkę (art. 129 § 5 k.p.).

Co i ile za nadprogramowe zajęcia

Za niedzielę lub święto

Za dozwoloną aktywność podwładnego w niedzielę oprócz normalnego wynagrodzenia podwładnemu należy się także dzień wolny. Trzeba go udzielić do końca okresu rozliczeniowego. Gdy jest to niemożliwe, bo np. w terminie odbioru wolnego etatowiec choruje lub praca w niedzielę przydarzyła się na koniec cyklu rozliczeniowego, kodeks pracy dopuszcza zrekompensowanie takich godzin odpowiednim dodatkiem do pensji.

Gdy niedzielna praca zamyka się w ośmiu godzinach, pracownik może liczyć na:

- normalne wynagrodzenie za każdą godzinę zadań,