Działania odwetowe na sygnaliście? To pułapka. Sygnaliści pod ochroną

Niemal przy każdym „ruchu” pracodawcy w stosunku do pracownika, który pogarsza jego sytuację, pracodawcy powinna zapalić się lampka ostrzegawcza.

Publikacja: 03.08.2024 10:49

Działania odwetowe na sygnaliście? To pułapka. Sygnaliści pod ochroną

Foto: Adobe Stock

Wielkimi krokami zbliża się termin wejścia w życie długo oczekiwanej ustawy o ochronie sygnalistów. Nowa ustawa zacznie obowiązywać 25 września. Pracodawcy muszą się przygotować nie tylko na wdrożenie samych procedur zgłaszania nieprawidłowości, ale też zastanowić się, w jaki sposób szeroko zakrojona ochrona sygnalistów będzie wpływała na bieżące zarządzanie procesami HR w ich organizacjach i jak uchronić się przed podejrzeniami o stosowanie działań odwetowych.

Czytaj więcej

Panel prawników

Prawnicy oceniają ustawę o sygnalistach. Dobre czy złe przepisy?

Przepisy o sygnalistach: czego pracodawca nie może zrobić sygnaliście?

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów zakazują pracodawcom działań odwetowych wobec sygnalisty. Zamysł jest słuszny i oczywisty: pracodawca nie może stosować jakichkolwiek represji wobec sygnalisty z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Jednak, gdy przyjrzymy się nowym przepisom bliżej – okazuje się, że uniknięcie posądzenia o „działania odwetowe” może wcale nie być takie proste i może nastręczyć pracodawcom niemałych kłopotów. 

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że działania odwetowe wcale nie ograniczają się do zwolnienia sygnalisty z pracy. Przepis art. 12 ust. 1 ustawy zawiera szeroki i w dodatku otwarty katalog takich działań.

Działaniem odwetowym będzie na przykład:

  • nieprzyznanie sygnaliście premii albo nagrody,
  • pominięcie sygnalisty w procedurze awansu,
  • przekazanie obowiązków sygnalisty innemu pracownikowi,
  • niekorzystna zmiana rozkładu czasu pracy sygnalisty,
  • wyrażenie „negatywnej opinii” o pracy sygnalisty.

Oznacza to, że niemal przy każdym „ruchu” pracodawcy w stosunku do pracownika, który pogarsza sytuację pracownika, pracodawcy powinna zapalić się lampka ostrzegawcza.

Temat ten budzi tym więcej emocji, że zgodnie z art. 55 ustawy – podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty (ale także osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub osób powiązanych z sygnalistą) obwarowane będzie sankcjami karnymi w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności, a nawet – pozbawienia wolności do 2 lat.

Wydawać by się mogło, że działającym rzetelnie i w dobrej wierze pracodawcom ochrona sygnalistów nie powinna spędzać snu z powiek. Zgodnie z definicją, działaniem odwetowym jest bowiem podejmowanie „odwetu” wyłącznie na skutek zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistę. Jeżeli pracodawca kieruje się przesłankami czysto merytorycznymi, a nie chęcią rewanżu na pracowniku – może czuć się bezpiecznie.

Sytuację mocno komplikuje jednak fakt, że ustawa – w ślad za wytycznymi z dyrektywy – wprowadza zasadę, że to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar dowodu, że podjęte wobec sygnalisty działanie nie jest działaniem odwetowym. To nie pracownik będzie musiał wykazać, że pracodawca „zemścił się” na nim za dokonane zgłoszenie, lecz odwrotnie – pracodawca zmuszony będzie do udowodnienia, że tak nie było.

Czytaj więcej

Duże podmioty kapitałowe będą miały problem z sygnalistami? Chodzi o procedurę zgłaszania

Sygnalista czy nie? Kto ma status sygnalisty?

Kolejnym problemem jest to, że nie zawsze osoba podejmująca decyzje wobec sygnalisty będzie w stanie stwierdzić, że pracownik ma taki status – niekoniecznie podmiot ten będzie odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrzenie zgłoszeń. Często podmiotem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszenia sygnalisty będzie np. dział HR, dział compliance czy dział prawny, a decyzję o warunkach pracy czy płacy pracownika będzie podejmował jego menedżer – nieświadomy, że jego pracownik jest sygnalistą.

Czy to oznacza, że na każdym kroku pracodawca powinien upewniać się, że pracownik, wobec którego zostaje podjęta niekorzystna dla niego decyzja, nie jest przypadkiem sygnalistą? Niekoniecznie, a biorąc pod uwagę konieczność przymus zapewnienia poufności zgłoszeń – może wręcz być to niemożliwe. Nawet mając taką wiedzę, powiązanie zmian kadrowych ze statusem sygnalisty może nie być proste i efektywne. Biorąc jednak pod uwagę wspomniane przepisy ochronne, pracodawca powinien dołożyć starań, by dysponować materiałem dowodowym, który – w razie postawienia takiego zarzutu przez pracownika-sygnalistę – pozwoli stwierdzić, że działanie nie miało nic wspólnego z odwetem na sygnaliście.

Oznacza to, że wdrożenie przepisów o sygnalistach wymagać będzie od pracodawców więcej niż tylko samego stworzenia i wdrożenia procedur dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń. Konieczna może być rewizja dotychczasowych regulacji wewnętrznych i stosowanej praktyki, nawet w obszarach pozornie niezwiązanych z whistleblowingem.

Dla niektórych firm, zwłaszcza większych, gdzie wiele procesów HR jest już usystematyzowanych, nie będzie to aż tak duże wyzwanie. Jednak większość pracodawców powinna jednak już teraz zastanowić się, czy jest gotowa na skuteczną obronę przed zarzutem podejmowania działań odwetowych.

Odwet wobec sygnalisty: brak premii lub zmiana miejsca pracy na gorsze

Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, jeżeli pracownikom przyznawana jest premia na podstawie oceny pracodawcy, dobrze byłoby usystematyzować ten proces: np. wprowadzić regulamin ocen, schematy czy matryce ocen, notatki z rozmów okresowych z pracownikiem – tak, aby wynikało z nich, że negatywny wynik miał swoje ścisłe merytoryczne uzasadnienie. Takie działania były dobrą praktyką już wcześniej, rekomendowaną pracodawcom choćby w celu odparcia roszczeń pracownika o składniki wynagrodzenia, uniknięcia posądzenia o dyskryminację czy arbitralność. Teraz, wobec możliwości podniesienia zarzutu „działań odwetowych” i wspomnianego „odwróconego ciężaru dowodu”, pracodawca powinien pilnować tego jeszcze bardziej.

Im dokładniej pracodawcy uda się uporządkować wewnętrzne procedury, obudowując bieżące decyzje menedżerów obowiązkiem ich odpowiedniego uzasadniania i dokumentowania, tym łatwiej będzie bronić się przed zarzutem działań odwetowych. Poza kwestiami formalnymi, nieodzowna jest właściwa komunikacja. Jeśli pracodawca zmienia miejsce wykonywania pracy pracownikowi na mniej dogodne, bo bardziej odległe od jego miejsca zamieszkania – warto poza formalną zmianą w umowie wyjaśnić, dlaczego zaszła taka potrzeba. Gdy menedżer zmienia pracownikowi grafik na mniej dogodny – dobrze jest wskazać, że tej zmiany wymaga organizacja pracy. Jeśli firma przesuwa kompetencje pracownika na rzecz kolegi z zespołu – przełożony powinien wyjaśnić im, skąd taka decyzja.

Trzeba podkreślić, że – wbrew obiegowej opinii i obawom niektórych pracodawców – nowe przepisy wcale nie zapewniają sygnalistom „nietykalności”. Pracodawca może podejmować wobec sygnalisty działania na jego niekorzyść, łącznie ze zwolnieniem go z pracy. Powinien jednak mieć na uwadze, że ewentualna koincydencja między takim działaniem a dokonaniem zgłoszenia będzie wymagała od niego precyzyjnego wykazania uzasadnienia i motywacji. Nie oznacza to wcale „związanych rąk” pracodawcy, ale wymaga odpowiedniej komunikacji, transparentności i rzetelności w relacjach z pracownikami.

Autor:

adw. Marcin Czarniawski, RK Legal, Business Advisory & Litigation Department

Czytaj więcej

Sejm zdecydował: Katalog zgłoszeń sygnalisty ograniczony

Wielkimi krokami zbliża się termin wejścia w życie długo oczekiwanej ustawy o ochronie sygnalistów. Nowa ustawa zacznie obowiązywać 25 września. Pracodawcy muszą się przygotować nie tylko na wdrożenie samych procedur zgłaszania nieprawidłowości, ale też zastanowić się, w jaki sposób szeroko zakrojona ochrona sygnalistów będzie wpływała na bieżące zarządzanie procesami HR w ich organizacjach i jak uchronić się przed podejrzeniami o stosowanie działań odwetowych.

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Sądy i trybunały
„Neosędziowie” muszą odejść, ale nie wszyscy. Adam Bodnar ujawnia plan reformy
Podatki
Zapowiada się kolorowa jesień w podatkach. Wiemy, co planuje rząd Tuska
Praca, Emerytury i renty
Dodatek do emerytury. Wielu seniorów nie wie, że ma do niego prawo
Sądy i trybunały
Referendarz bez taryfy ulgowej? Musi się szybko uczyć
Niepełnosprawni
Tracą ważność orzeczenia o niepełnosprawności. Ważny termin mija we wrześniu
Materiał Promocyjny
Citi Handlowy kontynuuje świetną ofertę dla tych, którzy preferują oszczędzanie na wysoki procent.