Reforma wymaga zmian na kilku poziomach. Jeśli chodzi o kwestie techniczne, to należy odpowiedzieć na pytanie, czy możliwe są zmiany we własnych systemach firmowych, czy korzystniejsze będzie zastosowanie zewnętrznej nakładki. Wymagane są też zmiany w procedurach i umowach. Przedsiębiorcy powinni pomyśleć o zabezpieczeniu płatności w przypadku, gdy np. faktura zostanie odrzucona. Innym zagadnieniem jest obieg firmowych dokumentów i nadawanie uprawnień nowym pracownikom oraz odbieranie odchodzącym.
Dotychczas zachętą do korzystania z systemu jest szybszy zwrot VAT. Czy nadal tak będzie?
Zachęty obowiązują jedynie w okresie, gdy korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Skrócenie okresu zwrotu VAT z 60 do 40 dni to dość słaba zachęta. Ważniejszą zaletą dobrowolnego stosowania systemu jest prostsze rozliczanie faktur korygujących, bez stosowania skomplikowanych warunków dotyczących uzgodnień, wprowadzonych w pakiecie SLIM VAT. Zakładam, że to uproszczenie pozostanie w mocy w modelu obligatoryjnym.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF wszyscy będą musieli stosować nowe zasady w zakresie wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Nie będzie już więc wymagana zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.
Czy można przewidzieć, jak będzie działał system w praktyce? Jakie jest ryzyko awarii?
Ministerstwo Finansów już teraz zapowiada, że będą przerwy techniczne. To oznacza, że przedsiębiorcy nie powinni pozostawiać wysyłania faktur na ostatnią chwilę, bo może się okazać, że dokument zostanie wystawiony nie 15. dnia miesiąca, ale już po północy, czyli kolejnego dnia.
Jeśli zaś chodzi o działania systemu, to jest to bardzo duże przedsięwzięcie. Ministerstwo Finansów zapowiada, że dziennie w KSeF wystawianych będzie 100 mln faktur, a miesięcznie – 2 mld. System musi więc być bardzo dobrze przygotowany.
Czy inne kraje stosują podobne rozwiązania?
W 2017 r. faktury ustrukturyzowane wdrożyły Włochy, w 2018 r. Hiszpania, a w 2019 r. Portugalia. Podobne plany mają też Francja i Niemcy. Z rozmów z włoskimi doradcami podatkowymi wynika, że to rozwiązanie sprawdza się bardzo dobrze. Jednak początki były bardzo trudne. Bardzo częste były błędy.
Czy po wdrożeniu KSeF podatnicy będą mogli odetchnąć? To już koniec zmian uszczelniających?
Raczej nie. Komisja Europejska zapowiada bowiem wprowadzenie systemu ujednoliconego do raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Projekt takich zmian miałby się pojawiać w październiku. Byłby to kolejny obowiązek także dla polskich podatników.