E-pieczęć uwierzytelni firmowe i urzędowe dokumenty

Już za trzy miesiące, 1 lipca 2016 r., wchodzi w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.

Rozporządzenie, zwane eIDAS, określa warunki identyfikacji elektronicznej osób fizycznych i prawnych, przepisy dotyczące usług zaufania, w szczególności transakcji elektronicznych, oraz ustanawia ramy prawne dla podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego i usług certyfikacyjnych uwierzytelniania witryn internetowych. Co istotne, będzie miało pierwszeństwo przed przepisami krajowymi, w tym przed kodeksem postępowania cywilnego i kodeksem postępowania administracyjnego. Jest to o tyle ważne, że reguluje ono kwestię dokumentów, wprowadza definicję dokumentu elektronicznego jako dokumentu multimedialnego (który może być nie tylko tekstem, lecz również obrazem, dźwiękiem itd.), a także wprowadza europejskie standardy w zakresie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych, w tym ich transgraniczność, i ogólnoeuropejską uznawalność przez organy administracji i sądy państw członkowskich.

Pierwsi byli Czesi

Jednym z ciekawych nowych narzędzi wprowadzonych rozporządzeniem eIDAS jest pieczęć elektroniczna. Nie jest to jakaś nowa koncepcja – od ponad 15 lat funkcjonuje ona m.in. w czeskim systemie prawnym, z kolei w Belgii trwają obecnie prace nad aktem prawnym wprowadzającym to narzędzie. W Polsce także były próby jej wprowadzenia (m.in. siedem lat temu do ustawy o podpisie elektronicznym), ostatecznie jednak tego zaniechano.

Definicja pieczęci elektronicznej jest zawarta w art. 3 pkt 25 rozporządzenia i oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych. Może zatem zapewnić odbiorcę o integralności danego dokumentu oraz o tym, że pochodzi on z danej organizacji.

Z chwilą wejścia rozporządzenia eIDAS w życie pieczęcie elektroniczne pojawią się w polskim systemie prawnym. Podmiotem uprawnionym do korzystania z pieczęci elektronicznych dla opatrywania dokumentów są podmioty niebędące osobami fizycznymi (dla nich przeznaczony jest podpis elektroniczny), a więc także organy administracji, sądownictwo, osoby prawne itd.

Domniemanie prawne

Rozporządzenie eIDAS wprowadza trzy rodzaje pieczęci elektronicznych: pieczęć elektroniczną, zaawansowaną pieczęć elektroniczną oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, będące odpowiednikami podpisu elektronicznego, zaawansowanego podpisu elektronicznego oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przy czym najpoważniejsze skutki prawne niesie ze sobą kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Wprowadza szereg domniemań prawnych (mających zastosowanie w postępowaniu dowodowym). W praktyce dokument opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną będzie posiadał cechy integralności i autentyczności, a więc oryginalności. Zgodnie z art. 35 rozporządzenia pieczęci elektronicznej nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że pieczęć ta ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania integralności danych i autentyczności pochodzenia tych danych, z którymi kwalifikowana pieczęć jest powiązana (co nie oznacza, że nie można przeprowadzić przeciwdowodu na tę okoliczność, ale obciąża on stronę, która się na to powołuje).

Gwarantowane uznanie

Wreszcie rozporządzenie wprowadza uznawalność kwalifikowanych pieczęci wydawanych w państwach członkowskich. Oznacza to, że dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną wydaną przez podmiot zaufany np. w Rumunii musi być uznawany w Polsce i jest związany z domniemaniami, jakie rozporządzenie wiąże z pieczęcią elektroniczną.

Oprócz dokumentów pieczęcie elektroniczne mogą być również używane do uwierzytelniania wszelkich zasobów cyfrowych, takich jak kod oprogramowania lub serwery.

Już za trzy miesiące w polskim systemie prawnym pojawi się nowe narzędzie dotyczące wprowadzające istotne domniemania. Wydaje się ono bardzo przydatne i oczekiwane przez rynek. Prawnicy, w szczególności funkcjonujący w administracji oraz sądownictwie, będą musieli szybko nauczyć się korzystać z tego nowego narzędzia w przeprowadzaniu postępowań dowodowych. Wydaje się jednak ono bardzo praktycznym i prostym rozwiązaniem, znakomicie wspierającym informatyzację, przede wszystkim procedur.

Dariusz Szostek profesor nadzwyczajny Uniwersytetu Opolskiego, radca prawny, partner w Kancelarii Szostek-Bar

Aneta Zwolińska, doktorantka w Zakładzie Prawa i Postępowania Cywilnego, laureatka konkursu „Polska cyfrowa 2015"