Bezpłatne mieszkanie dla pracownika a PIT i składki ZUS

- Otworzyliśmy oddział firmy w innym województwie. Chcemy tam przenieść dwóch pracowników na rok, zmieniając im aneksem do umowy miejsce pracy. Zobowiązaliśmy się do wynajęcia im mieszkania i ponoszenia wydatków związanych z jego utrzymaniem, tj. czynszu i mediów – energia, internet, kablówka. Firma jest stroną umowy najmu mieszkania spółdzielczego własnościowego, a czynsz wynosi 1100 zł dla wynajmującego oraz 484,32 zł do spółdzielni. Pozostałe koszty będziemy opłacać na podstawie faktur od dostawców usług. Jeśli jest to przychód pracowników, to jak go rozliczać? Jak wycenić wartość świadczeń i czy przysługują zwolnienia z podatku i składek?

– pyta czytelnik.

Mamy tu do czynienia z przychodem ze stosunku pracy u każdego pracownika w postaci świadczenia ponoszonego za nich przez pracodawcę. Przychód ten należy odpowiednio wycenić – inaczej do celów podatkowych niż przy ustaleniu podstawy składek na ZUS.

Świadczenie za darmowe zakwaterowanie może być wolne od podatku dochodowego, ale zwolnienie to jest limitowane kwotowo w stosunku miesięcznym. Na dodatek zostało obwarowane jeszcze jednym warunkiem.

Wikt i kwatera

Przychód ze stosunku pracy identyfikujemy jako wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych, bez względu na źródło ich finansowania.

Do przychodów pracownika należy zatem zaliczyć wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, w tym nieodpłatne, wynikające z zawartej umowy bądź mające związek z wykonywaniem przez niego pracy. Nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracownika może mieć postać pieniężną, np. gdy pracodawca zwraca mu poniesione przez niego wydatki na wynajem mieszkania lub formę usługi – gdy podwładnemu udostępnia takie lokum.

Żaden przepis nie nakłada na pracodawcę obowiązku sfinansowania podwładnemu kosztów ponoszonych w związku z zakwaterowaniem, nawet jeśli chodzi o nowe miejsce pracy wprowadzone aneksem do angażu. Dlatego wszelkie ponoszone przez szefa wydatki związane z utrzymaniem mieszkania, w tym czynsz najmu, media itp. stanowią przychód dla pracownika korzystającego z tego lokalu. Gdyby bowiem pracodawca nie zdecydował o finansowaniu tych wydatków, pracownik musiałby je pokryć samodzielnie.

Obowiązkiem podwładnego jest dotrzeć do miejsca pracy wskazanego przez pracodawcę. Kiedy więc wszelkie koszty zakwaterowania (utrzymania wynajętego przez pracodawcę mieszkania) szef bierze na siebie, wartość tych świadczeń w świetle przepisów podatkowych należy uznać za przychód.

Świadczenie to stanowi trwałe przysporzenie majątkowe pracownika, któremu zmieniono dotychczasowe miejsce pracy. Dzięki finansowaniu tych wydatków pracodawca niejako zwalnia zatrudnionego z wydatkowania na ten cel własnego majątku (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 lipca 2012 r., IBPBII/1/ 415-359/12/AA).

Bez znaczenia przy tym jest to, że te koszty są ponoszone w celu realizacji obowiązków służbowych pracownika (to z inicjatywy pracodawcy doszło do przeprowadzki).

Co z tym czynszem

Świadczenie polegające na oddaniu mieszkania do dyspozycji pracowników trzeba najpierw wycenić. Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się – jeżeli ich przedmiotem jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku (art. 11 ust. 2a pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof).

Obojętne zatem, czy właścicielem nieruchomości jest pracodawca, czy inny podmiot. Udostępnienie jej pracownikowi wycenia się w wysokości czynszu, jaki podwładny opłacałby, gdyby to on był stroną umowy najmu.

Jeżeli pracodawca reguluje też pozostałe opłaty związane z korzystaniem z usług komunalnych oraz dostawą mediów, także one są przychodem pracownika, ale wycenianym według cen zakupu łącznie z VAT (zgodnie z wartościami wynikającymi z faktur, rachunków od dostawców). Do celów podatkowych wartość wynikająca z faktury np. od RWE za dostawę energii zużytej przez pracownika, czy od UPC za dostarczenie internetu, powinna zwiększyć jego przychód w miesiącu uregulowania zapłaty przez pracodawcę.

Gdy zamiast udostępniać wynajęte mieszkanie, pracodawca zwracałby koszty poniesione przez pracownika za opłaty i czynsz (pracownik sam załatwił sobie lokum), zwrot ten – jako świadczenie pieniężne – też byłby doliczony do innych przychodów ze stosunku pracy.

U czytelnika to pracodawca wynajął lokal mieszkalny dla dwóch pracowników w miejscowości czasowego zatrudnienia. Oprócz czynszu opłaca im także inne koszty eksploatacyjne jak energia, internet itp. Wartość czynszu oraz innych opłat, które ponosi firma, stanowić będzie przychód dla każdego z pracowników w wysokości przypadającej proporcjonalnie na osobę. Po ustaleniu kwoty indywidualnego przychodu pracodawca jako płatnik musi pobrać odpowiednią zaliczkę na podatek, ale uwzględniając zwolnienie z niego dla świadczeń za zakwaterowanie pracowników.

Limit do 500 zł

Wolna od daniny podatkowej jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę za zakwaterowanie pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 updof). Ulgę tę można jednak zastosować do pracowników, których miejsce zamieszkania leży poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 updof, czyli kosztów odpowiednio miesięcznych i rocznych dla pracowników zamiejscowych, dojeżdżających do pracy z innej miejscowości. Ustawodawca uzależnił więc prawo do zwolnienia od rezygnacji podatnika ze stosowania podwyższonych kosztów uzysku zarówno w trakcie roku, jak i w zeznaniu rocznym.

Ważne!

Od 1 stycznia 2011 r. to zwolnienie zostało uproszczone i już nie zależy od rodzaju lokalu (hotel pracowniczy, kwatera prywatna), a wynajem nie musi obejmować zbiorowego zakwaterowania. Pracodawca nie ma więc obowiązku doliczać świadczenia mieszkaniowego do 500 zł każdemu pracownikowi do przychodów ze stosunku pracy, a w konsekwencji potrącać za to zaliczek na podatek dochodowy.

Wymóg taki powstanie dopiero wtedy, gdy wartość świadczeń otrzymywanych przez podwładnego przekroczy ustawowy limit 500 zł. Wówczas do przychodów ze stosunku pracy doliczyć trzeba różnicę między faktyczną wartością świadczenia a tym limitem.

Ustalając kwotę przychodu przypadającego w miesiącu na jednego pracownika, należy dodać wszystkie opłaty związane z jednym mieszkaniem (czynsz i inne opłaty ponoszone w tym miesiącu) i podzielić sumę tych opłat przez mieszkających tam pracowników w tym miesiącu (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 5 grudnia 2012 r., ITPB1/415-1009c/12/AD).

M-3 z ZUS

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wszystkich pracowników jest przychód w rozumieniu updof (art. 12 ust. 1), osiągany u pracodawcy z racji pozostawania w stosunku pracy. Obowiązują tu też wyłączenia, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 - 32 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej rozporządzenie składkowe). Koszty, które pracodawca ponosi za udostępnienie podwładnym mieszkania, są przychodem ze stosunku pracy. Wchodzą więc do podstawy wymiaru składek społecznych, bo nie zostały uwzględnione wśród wyłączeń z rozporządzenia składkowego.

Do podstawy wymiaru składek przyjmuje się wartość pieniężną świadczenia. Tego w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a jeśli ich nie ma - gdy przedmiotem świadczenia jest udostępnienie pracownikowi lokalu mieszkalnego, to jego wartość ustala się:

- dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w spółdzielni mieszkaniowej,

- dla lokali własnościowych, z wyłączeniem lokali spółdzielczych, oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,

- dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

- dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Zatem oskładkowany jest czynsz obowiązujący dla danego typu lokalu, a nie faktyczny czynsz dla wynajmującego. Poza tym ważne jest, kto będzie stroną umowy najmu. Jeśli jest nim pracodawca, do podstawy wymiaru wchodzi:

- pełne wynagrodzenie (przychód) pracownika oraz

- kwoty czynszów, wynikające z rozporządzenia składkowego (§ 3 pkt 3).

Jeżeli natomiast stroną umowy najmu lokalu jest pracownik, do podstawy wymiaru składek wchodzi:

- pełne wynagrodzenie (przychód) pracownika oraz

- kwota opłaty za wynajem lokalu finansowana przez pracodawcę, np. w formie zwrotu kosztów.