Przejrzystość wynagrodzeń w 16 pytaniach i odpowiedziach

Unijna dyrektywa dotycząca przejrzystości płacowej ma pomóc zwalczać dyskryminację płacową i zlikwidować lukę w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w UE. Warto poznać odpowiedzi na 16 kluczowych pytań z dwóch perspektyw.

1. Jakie informacje o wynagrodzeniach będą dostępne dla pracowników zgodnie z dyrektywą 2023/970?

Pracownicy uzyskają prawo do występowania (bezpośrednio lub za pośrednictwem przedstawicieli pracowników lub organu ds. równości) o informację o średnim poziomie wynagrodzenia, w podziale na płeć, pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Przy czym wynagrodzenie należy rozumieć szeroko i oznacza podstawową płacę godzinową lub płacę miesięczną oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (składniki uzupełniające lub zmienne) od swojego pracodawcy z racji swojego zatrudnienia.

Pracownicy uzyskają też dostęp do kryteriów stosowanych do określenia wynagrodzenia (które muszę być neutralne pod względem płci), poziomów wynagrodzeń oraz progresji wynagrodzeń.

2. Czy pracownicy będą mieli prawo do wglądu w wynagrodzenia swoich współpracowników, szefów itp?

Dyrektywa 2023/970 nie daje możliwości pozyskania informacji o wynagrodzeniu konkretnego współpracownika, przełożonego. Przewiduje jedynie prawo pracownika do informacji o przeciętnym wynagrodzeniu pracowników - w podziale na płeć – wykonujących taką samą pracę lub prace tej samej wartości. Taki zakres informacji pozwala zachować anonimowość, pod warunkiem, że istnieje wystarczająca liczba pracowników w danej kategorii. W praktyce może się jednak zdarzyć, że będzie tylko dwóch pracowników w danej kategorii. W takiej sytuacji średnie wynagrodzenie, które zostałoby ujawnione jednej z wnioskujących osób umożliwi obliczenie wynagrodzenia drugiego pracownika. Aby tego uniknąć, dyrektywa pozwala państwom członkowskim zdecydować, że w przypadku, gdy ujawnienie informacji prowadziłoby do ujawnienia, bezpośrednio albo pośrednio, wynagrodzenia współpracownika możliwego do zidentyfikowania, dostęp do tych informacji mają wyłącznie przedstawiciele pracowników, inspektorat pracy lub organ ds. równości. Przedstawiciele pracowników lub organ ds. równości doradzają pracownikom w odniesieniu do ewentualnego roszczenia o równe wynagrodzenie, nie ujawniając rzeczywistych poziomów wynagrodzenia poszczególnych pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Dopiero w razie wytoczenia powództwa pracownik będzie miał dostęp do środków dowodowych, za pomocą których pozna rzeczywiste poziomy wynagrodzeń innych pracowników.

3. Jakie kroki mogą podjąć pracownicy, jeśli zauważą nierówności w wynagrodzeniach?

Pracownik może w pierwszej kolejności zgłosić nieprawidłowości do pracodawcy, przy czym w chwili obecnej samo zgłoszenie problemu nie jest wystarczające dla ochrony roszczenia pracownika. Konieczne jest wystąpienie do sądu. W obecnym stanie prawnym skargę do pracodawcy można potraktować jedynie jako wezwanie przedsądowe do zaniechania naruszeń. Zgodnie z dyrektywą od państwa członkowskiego będzie zależało, czy takie złożenie skargi zawiesza bieg terminu przedawnienia.

Przede wszystkim jednak dyrektywa przewiduje możliwość wystąpienia z roszczeniami z tytułu nierówności w wynagrodzeniu. O ile pracownicy mogą występować już dziś z takimi roszczeniami o tyle dyrektywa daje instrumenty do dowiedzenia się o istnieniu nierówności płacowych. Brak wiedzy w tym przedmiocie skutkuje niedochodzeniem roszczeń i stanowi główną przyczynę nierówności płacowych. Pracownik, który poniósł szkodę będzie miał prawo dochodzenia roszczenia i uzyskania za tę szkodę pełnego odszkodowania lub zadośćuczynienia. Odszkodowanie lub zadośćuczynienie będzie obejmowało pełne odzyskanie zaległego wynagrodzenia i związanych z nim premii lub świadczeń rzeczowych, odszkodowanie za utracone szanse, zadośćuczynienie za szkody niematerialne a także odsetki za zwłokę.

4. Czy dyrektywa 2023/970 przewiduje ochronę pracowników zgłaszających nierówności płacowe?

Tak, przy czym o konkretnych środkach ochrony decydować będzie państwo członkowskie. Dyrektywa zobowiązuje jedynie, aby w regulacjach krajowych przewidziane były środki konieczne do ochrony pracowników przed zwolnieniem lub innym niekorzystnym traktowaniem przez pracodawcę, będącym reakcją w związku z dochodzeniem praw związanych z zasadą równości wynagrodzeń.

5. Jakie sankcje mogą być nałożone na pracodawców, którzy nie przestrzegają przepisów dyrektywy?

O rodzaju sankcji zdecydują państwa członkowskie. Dyrektywa wskazuje jedynie, że kary te muszą być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające oraz obejmują grzywny.

6. Czy pracownicy będą mieli dostęp do informacji o kryteriach ustalania wynagrodzeń?

Pracodawcy będą zobowiązani do zapewnienia pracownikom łatwego dostępu do kryteriów stosowanych do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Zasadniczo obowiązki w tym zakresie będą ciążyć na wszystkich pracodawcach. Przepisy prawa krajowego mogą przewidywać zwolnienie jedynie z obowiązku związanego z progresją wynagrodzeń w odniesieniu do pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

7. Jakie wsparcie prawne będzie dostępne dla pracowników w przypadku sporów dotyczących wynagrodzeń?

Dyrektywa przewiduje możliwość działania w imieniu i na rzecz pracownika oraz za jego zgodą przez stowarzyszenia, organizacje, organy ds. równości i przedstawicieli pracowników. Tej kwestii dotyczy w prawie polskim art. 61 KPC.

Dyrektywa przewiduje zniwelowanie kosztów ewentualnej przegranej sprawy sądowej przez pracownika. Pracownik który przegra sprawę w postępowaniu dotyczącym dyskryminacji płacowej będzie mógł być zwolniony od pokrycia kosztów postępowania, jeśli zdaniem sądu pracownik, który przegrał, miał uzasadnione podstawy do dochodzenia roszczenia.

8. Czy dyrektywa 2023/970 wpłynie na proces negocjacji wynagrodzeń w firmach, również zbiorowych ze związkami zawodowymi?

Raczej nie ponieważ praktyka wskazuje, że związki zawodowe na ogół domagają się podwyżek wynagrodzenia w jednakowej i określonej kwotowo lub procentowo wysokości dla wszystkich pracowników.

Czytaj więcej:

Biznes

Jawność wynagrodzeń tuż-tuż

Unijna dyrektywa wprowadza rozwiązania, które mają zagwarantować równość wynagrodzeń oraz zapobiec dyskryminacji ze względu na płeć. Największe wymagania w tym zakresie będą musieli spełnić najwięksi pracodawcy.

Pro

Z punktu widzenia pracodawcy

1. Jakie obowiązki informacyjne nakłada dyrektywa 2023/970 na firmy?

Dyrektywa przewiduje wiele obowiązków informacyjnych po stronie pracodawcy w celu zapewnienia przejrzystości wynagrodzeń.

Po pierwsze, pracodawca będzie zobowiązany informować osoby starające się u niego o pracę o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Informacje te będą musiały być podane w ogłoszeniu o wakacie lub później, ale przed rozmową kwalifikacyjną. Obowiązek ten będzie dotyczył każdego pracodawcy. Celem udzielania takich informacji jest zapewnienie równych szans w zakresie negocjacji płacowych bez względu na płeć.

Po drugie, pracodawca będzie zobowiązany udostępnić pracownikowi w racjonalnym terminie, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy, informacje o przeciętnym wynagrodzeniu – w podziale na płeć - otrzymywanym przez pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę tej samej wartości. Jeżeli informacje są niedokładne lub niekompletne, pracownik, osobiście lub za pośrednictwem swoich przedstawicieli pracowników, ma prawo zażądać dodatkowych i uzasadnionych wyjaśnień i szczegółów dotyczących wszelkich dostarczonych danych oraz otrzymać merytoryczną odpowiedź. W tym zakresie prawodawca unijny nie wskazuje terminu na przedłożenie przez pracodawcę uzupełnionych informacji. Jednakże, przyjąć należy, że pracodawca także w tym przypadku nie powinien przekroczyć dwóch miesięcy dokonując uzupełnienia informacji. Obowiązek ten będzie dotyczył każdego pracodawcy. Celem udzielania takich informacji jest umożliwienie identyfikacji przypadków nierówności płacowej.

Po trzecie, pracodawcy będą zobowiązani do raportowania luki płacowej

• do organu monitorującego (który powinien podawać te dane do wiadomości publicznej, w tym poprzez publikowanie ich na łatwo dostępnej stronie internetowej)

• pracownikom i przedstawicielom pracowników.

Obowiązkowi sprawozdawczości podlegać będą zasadniczo pracodawcy zatrudniający powyżej 100 pracowników, przy czym państwa członkowskie mogą ten próg obniżyć i wymagać od pracodawców zatrudniających mniej niż 100 pracowników przekazywania informacji na temat wynagrodzenia. Dyrektywa przewiduje, że pracodawcy zatrudniający 250 pracowników lub więcej, do dnia 7 czerwca 2027 r., a następnie co roku, przekazują informacje określone w ust. 1 dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego. Pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników, do dnia 7 czerwca 2027 r., a następnie co trzy lata, przekazują informacje określone w ust. 1 dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego. Pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników, do dnia 7 czerwca 2031 r., a następnie co trzy lata, przekazują informacje dotyczące luki płacowej.

2. Jakie dane w ramach raportowania luki płacowej będą musieli ujawniać pracodawcy?

Dyrektywa szczegółowo określa treść raportu o luce płacowej. Dane te obejmują średnią i medianę dla zwykłego wynagrodzenia i zmiennych składników (na przykład premii), odsetek pracowników otrzymujących zmienne wynagrodzenie według płci oraz odsetek pracowników według płci w każdym kwartylu wynagrodzenia. Ponadto, oprócz ogólnych wskaźników raportowanie wynagrodzeń obejmować będzie dane dotyczące wynagrodzeń według kategorii pracowników. Dokładnie rzecz biorąc, pracodawcy podlegający sprawozdawczości powinni raportować lukę płacową według płci i kategorii pracowników zarówno dla zwykłego wynagrodzenia, jak i zmiennych składników. Publiczne ujawnienie informacji o wynagrodzeniu dla każdej kategorii pracowników może prowadzić do ryzyka ujawnienia poufnych danych osobowych lub danych dotyczących wynagrodzeń, które mogłyby być przydatne dla konkurentów. Stąd też dyrektywa stanowi, że państwa członkowskie mogą postanowić, że w przypadku, gdy ujawnienie informacji prowadziłoby do ujawnienia, bezpośrednio albo pośrednio, wynagrodzenia współpracownika możliwego do zidentyfikowania, dostęp do tych informacji mają wyłącznie przedstawiciele pracowników, inspektorat pracy lub organ ds. równości.

3. Jakie działania będzie zobowiązany podjąć pracodawca w przypadku zaistnienia luki płacowej?

Jeśli luka płacowa wykazana w raporcie będzie większa niż 5% - zgodnie z przepisami dyrektywy, powinny zostać uruchomione działania zaradcze. Dotyczy to sytuacji, w których istnienie co najmniej pięcioprocentowej luki nie jest uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, a do tego pracodawca w ciągu pół roku od przedłożenia raportu nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w wynagrodzeniach. Wówczas pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólnie z przedstawicielami pracowników wspólną ocenę wynagrodzeń w wyniku której to oceny będzie zobowiązany do wdrożenia działań zaradczych.

4. Jakie procedury muszą wdrożyć pracodawcy, aby zapewnić zgodność z dyrektywą?

Jednym z głównych założeń dyrektywy jest posiadanie przez pracodawców systemów wynagrodzeń, które zapewniają równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Każdy pracodawca powinien przyjrzeć się i zrewidować obecne struktury wynagrodzeń, a także dokonać wartościowania stanowisk pracy. Stworzenie prawidłowej struktury wynagrodzeń jest procesem długofalowym i nie będzie to zadanie jednorazowe. Konieczna będzie cykliczna weryfikacja, czy system spełnia wymogi wynikające z dyrektywy.

5. Jakie są potencjalne koszty związane z wdrożeniem przepisów dyrektywy?

Koszty wdrożenia przepisów są dwojakie. Po pierwsze obejmują one koszty audytu. W szczególności w dużych organizacjach przegląd wynagrodzeń, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przygotowanie poprawek i praca nad nimi pochłoną sporo czasu. Po drugie są to koszty związane z wyrównywaniem płac.

6. Jakie korzyści mogą wyniknąć dla pracodawców z większej przejrzystości wynagrodzeń?

Transparentna polityka płacowa niesie za sobą szereg korzyści dla pracodawcy i pracowników.

Po pierwsze, tworzy atmosferę otwartości i partnerstwa. Jest to dobre dla produktywności: kiedy pracownicy czują się doceniani i sprawiedliwie wynagradzani, jest bardziej prawdopodobne, że pozostaną zmotywowani do pracy.

Po drugie, przejrzystość wynagrodzeń zmniejsza rotację wśród najlepszych pracowników, a także przyciąga do organizacji utalentowanych kandydatów, którzy zostają w firmie na dłużej. Jak wskazują przykłady z państw, które wprowadziły już obowiązek raportowania luki płacowej, pracownice starają się unikać pracodawców z wysokimi lukami płacowymi. To z kolei zmusza wielu pracodawców do zajęcia się swoimi lukami płacowymi i w konsekwencji do jej zmniejszenia (wskazuje się, że w Wielkiej Brytanii mogło to spowodować spadek luki płacowej o 19% ).

7. Jakie wsparcie mogą otrzymać pracodawcy w celu dostosowania się do nowych wymogów?

Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do zapewnienia wsparcia w formie pomocy technicznej i szkolenia pracodawcom zatrudniającym mniej niż 250 pracowników oraz zainteresowanym przedstawicielom pracowników, aby umożliwić im przestrzeganie obowiązków określonych w dyrektywie.

8. Jak dyrektywa 2023/970 wpłynie na politykę wynagrodzeń i zarządzanie zasobami ludzkimi w firmach?

Dyrektywa wpłynie na politykę wynagrodzeń na co najmniej trzy sposoby. Po pierwsze, wymusi działania dostosowawcze do punktu, w którym nie występuje luka płacowa. Po drugie, wymusi utrzymywanie wynagrodzeń na równym poziomie. Po trzecie zwiększy znaczenie działów HR i samoświadomości pracodawcy odnośnie do wartościowania pracy na poszczególnych stanowiskach.

Czytaj więcej:

Kadry i Płace

Szef będzie się musiał tłumaczyć z nierówności w płacach

W interesie pracodawców jest podjęcie działań, które pozwolą osiągnąć zgodność z dyrektywą jeszcze przed jej wdrożeniem. Chodzi w szczególności o wykrycie i zniwelowanie nieuzasadnionych różnic w wynagradzaniu kobiet i mężczyzn.

Pro

Podsumowanie

W niektórych kwestiach dyrektywa pozostawia władzom krajowym swobodę w odniesieniu do konkretnych rozwiązań, a to z kolei przełoży się na skuteczność postanowień dyrektywy i skuteczność w walce z luką płacową. Próg sprawozdawczości wynoszący 100 pracowników jest wyjątkowo wysoki w porównaniu do Zalecenia Komisji Europejskiej z 7.03.2014 r. w sprawie przejrzystości wynagrodzeń (próg 50+), jak i z różnymi krajowymi przepisami dotyczącymi przejrzystości. Np. progi są znacznie niższe w Szwecji (10+ pracowników), Islandii (25+ pracowników), Danii (35+ pracowników, z co najmniej 10 pracownikami każdej płci w każdej kategorii zawodowej) lub Hiszpanii (50+ pracowników). Na zwiększenie szans osiągnięcia celu zakładanego przez dyrektywę wpłynęłoby skorzystanie przez państwa członkowskie, w tym Polskę, z możliwości zobowiązania pracodawców zatrudniających mniej niż 100 pracowników do raportowania luki płacowej.