Zmiany w zamówieniach publicznych - kazusy

Kazus 1

Koszt jako kryterium oceny ofert

Zamawiający w przetargu ponadprogowym na dostawy, zamiast kryterium ceny, zawarł w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryterium kosztu.

Czy zamawiający miał prawo do ukształtowania kryteriów oceny ofert w ten sposób?

Tak, zamawiający ma prawo do zastąpienia kryterium ceny kryterium kosztu.

Po nowelizacji, zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej ustawy PZP), kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

Najkorzystniejsza oferta, to ta, która przedstawia:

a. najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego w szczególności w przypadku zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący lub która najlepiej spełnia kryteria inne niż cena lub koszt, gdy cena lub koszt jest stała albo

b. oferta z najniższą ceną lub kosztem, gdy jedynym kryterium oceny jest cena lub koszt (art. 2 pkt 5 ustawy PZP).

Czym jest koszt?

Zgodnie z art. 91 ust. 3b, kryterium kosztu można określić z wykorzystaniem rachunku kosztów cyklu życia.

Cykl życia to wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie (art. 2 pkt 1a ustawy PZP).

Art. 91 ust. 3c ustawy PZP precyzuje, że rachunek kosztów cyklu życia może obejmować w szczególności koszty: poniesione przez zamawiającego lub innych użytkowników związane z: nabyciem, użytkowaniem, w szczególności zużycie energii i innych zasobów, utrzymaniem, wycofaniem z eksploatacji, w szczególności koszty zbierania i recyklingu, jak również koszty  przypisywane ekologicznym efektom zewnętrznym związane z cyklem życia produktu, usług lub robót budowlanych dotyczących emisji gazów cieplarnianych i innych zanieczyszczeń oraz inne związane z łagodzeniem zmian klimatu, o ile ich wartość pieniężną można określić i zweryfikować.

Ponieważ rachunek kosztów składających się na cykl życia produktu nie jest możliwy do przewidzenia z pełną dokładnością i może wiązać się ze zmianami np. cen materiałów eksploatacyjnych, ustawodawca w art. 91 ust. 3d ustawy PZP nałożył na zamawiających, szacujących koszty z wykorzystaniem podejścia opartego na rachunku cyklu życia przedmiotu zamówienia, obowiązek określenia w specyfikacji danych, które mają przedstawić wykonawcy oraz metody, którą zamawiający zastosuje do określenia kosztów cyklu życia na podstawie tych danych. Dzięki takiemu obowiązkowi możliwe będzie porównanie złożonych ofert.

Zamawiający, po określeniu poszczególnych kosztów, musi ustalić także długość cyklu życia, czyli czasu w którym koszty te będą badane. Ustawa PZP nie określa tego okresu. Może to być więc np. okres gwarancji lub rękojmi, trwania umowy, a nawet amortyzacji.

Od decyzji zamawiającego będzie zależało, czy jako kryterium oceny ofert użyje kryterium ceny, czy kryterium kosztu (niezależnie czy ogłasza przetarg powyżej, czy poniżej progów unijnych). Kryterium kosztu będzie szczególnie uzasadnione, gdy przedmiot zamówienia wymaga ponoszenia nakładów eksploatacyjnych.

Kryteria poza cenowe i kosztowe

Po nowelizacji w art. 91 ust. 2 ustawy PZP, został poszerzony katalog innych niż cena / koszt kryteriów oceny ofert odnoszących się do przedmiotu zamówienia. Jako przykładowe kryteria oceny ofert wskazano również, np. właściwości estetyczne, organizację, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeśli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia. Katalog poza cenowych i kosztowych kryteriów oceny ofert jest jednak ciągle katalogiem otwartym.

Kazus 2

Kryterium oceny ofert – cena 100 proc.

Zamawiający z sektora finansów publicznych ustanowił w przetargu nieograniczonym na dostawę, jako jedyne, kryterium oceny ofert kryterium ceny – 100 proc.

Czy zamawiający miał prawo do ustalenia kryteriów oceny ofert w ten sposób?

Zamawiający z sektora finansów publicznych miał prawo do ukształtowania kryteriów oceny ofert w ten sposób pod warunkiem, że określił w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykazał w załączniku do protokołu postępowania, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia zamawianego produktu.

Zgodnie z art. 91 ust. 2a ustawy PZP zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ich związki (a więc jednostki sektora finansów publicznych oraz państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz ich związki), kryterium ceny mogą zastosować jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, tylko w przypadku jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykażą w załączniku do protokołu w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Zasada ta obowiązuje we wszystkich trybach udzielenia zamówienia z wyjątkiem trybu zapytania o cenę i licytacji elektronicznej.

Wprowadzony przepis ma zapobiegać nadużywaniu przez zamawiających kryterium ceny jako jedynego lub przeważającego kryterium oceny ofert i zachęcać do zwracania większej uwagi na jakość przedmiotu zamówienia, co zasadniczo jest rozwiązaniem pozytywnym.

Wydaje się, że największe trudności może sprawiać zamawiającym wykazanie, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia zamawianego produktu, usługi lub roboty budowlanej, czyli w szczególności koszty poniesione przez zamawiającego lub innych użytkowników związane z: nabyciem, użytkowaniem, w szczególności zużycie energii i innych zasobów, utrzymaniem, wycofaniem z eksploatacji, w szczególności koszty zbierania i recyklingu, jak również koszty przypisywane ekologicznym efektom zewnętrznym związanym z cyklem życia produktu, usługi lub robót budowlanych dotyczących emisji gazów cieplarnianych i innych zanieczyszczeń oraz inne związane z łagodzeniem zmian klimatu, o ile ich wartość pieniężną można określić i zweryfikować.