W dobie wszechobecnej cyfryzacji i rosnącego znaczenia cyberbezpieczeństwa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (PWPW) stawia kolejny krok w przyszłość. Już wkrótce na rynku pojawi się eDO Post – usługa rejestrowanych doręczeń elektronicznych, która ma szansę zrewolucjonizować sposób komunikacji pomiędzy firmami, instytucjami publicznymi i obywatelami. To odpowiedź na potrzeby nowoczesnych organizacji, które pragną bezpiecznej, niezawodnej i zgodnej z prawem wymiany informacji.

Unijne rozporządzenie eIDAS z 2014 roku oraz polska ustawa o doręczeniach elektronicznych z 2021 roku jasno wyznaczyły kierunek zmian. Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie podmioty publiczne, a także firmy i profesje zaufania publicznego będą musiały stosować rejestrowane doręczenia elektroniczne. Tradycyjna poczta polecona powoli odchodzi do przeszłości, a jej miejsce zajmie technologia łącząca szybkość, wygodę i najwyższe standardy bezpieczeństwa.

– Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest jednym z najnowszych elementów transformacji cyfrowej w Polsce. PWPW, głównie znana z produkcji banknotów i dokumentów, od lat inwestuje w rozwój cyfrowych usług zaufania. Spółka jest dostawcą: kwalifikowanego podpisu elektronicznego Sigillum, usługi masowego podpisywania dokumentów pieczęcią kwalifikowaną MultiSign i systemu eDO App – rozwiązania do potwierdzania tożsamości wykorzystującego możliwości warstwy elektronicznej dowodów osobistych i paszportów oraz warstwy graficznej (biometrii) – mówi Zygmunt Kostkiewicz, prezes Zarządu PWPW S.A. – eDO Post to najnowszy element tego ekosystemu – dodaje Zygmunt Kostkiewicz.

Jeden system, wiele możliwości

Platforma eDO Post oferuje dwie główne usługi: doręczenia rejestrowane oraz zarządzanie skrzynkami pocztowymi. Obsługa systemu jest intuicyjna i przypomina tradycyjne aplikacje pocztowe, co minimalizuje barierę wejścia dla użytkowników. Firmy mogą tworzyć reguły dla korespondencji, wysyłać wiadomości masowo, a także przekierowywać je do innych systemów obiegu dokumentów.

Rozwiązanie jest skalowalne i dostosowane do potrzeb różnych organizacji. Zapewnia obsługę zarówno zewnętrznych adresów wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych jak i adresów wewnętrznych. Dzięki eDO Post można m.in. założyć bazę wielu adresów do doręczeń w ramach jednej organizacji. Usługa pozwala też na wykorzystanie jej jako zamkniętego ekosystemu, np. do obsługi klientów firmy przy zapewnieniu zgodnego z prawem wymogu rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wszystko to z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.

Wdrożenie rejestrowanych doręczeń elektronicznych to wiele korzyści: szybsza komunikacja, obniżenie kosztów obsługi korespondencji oraz wyższa efektywność działań biznesowych. Usługa znajduje zastosowanie m.in. przy zawieraniu umów, obsłudze reklamacji, czy informowaniu o zmianach w regulaminach i cennikach. Spełnia wymogi tzw. nośnika trwałego. To także rozwiązanie tam, gdzie wcześniej wysokie koszty przesyłek rejestrowanych stanowiły barierę.

– Wprowadzenie eDO Post wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji usług publicznych i biznesowych. Pandemia COVID-19 pokazała, że organizacje muszą być gotowe na szybkie przejście do cyfrowego świata. eDO Post to odpowiedź na te potrzeby – narzędzie, które łączy nowoczesną technologię z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami prawa – mówi dr Remigiusz Lewandowski, członek Zarządu PWPW S.A.

Technologia na straży bezpieczeństwa

eDO Post to zaawansowany system SaaS (Software as a Service), który pozwala na przesyłanie wiadomości z pełnym zachowaniem poufności i integralności danych. Mechanizmy szyfrowania oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne gwarantują, że żadna informacja nie zostanie przechwycona ani zmodyfikowana w trakcie przesyłki. Każda wiadomość jest podpisywana cyfrową pieczęcią PWPW i znakowana kwalifikowanym znacznikiem czasu, co daje pewność autentyczności i niezaprzeczalności jej pochodzenia.

Najważniejsze znaczenie ma tu zarządzanie kluczami kryptograficznymi. W przypadku eDO Post to PWPW odpowiada za generowanie i przechowywanie kluczy prywatnych. Oznacza to, że żadne dane nie mogą zostać odczytane przez niepowołane osoby.

Compliance i oszczędności dla biznesu

Nowa usługa PWPW jest skierowana do szerokiego grona odbiorców. Obowiązek stosowania rejestrowanych doręczeń elektronicznych obejmie wszystkie instytucje publiczne, firmy oraz zawody zaufania publicznego, takie jak prawnicy czy notariusze. eDO Post sprawdzi się wszędzie tam, gdzie wymagana jest pewna i bezpieczna komunikacja. Dodatkowo system wspiera działy compliance, zapewniając zgodność z regulacjami oraz automatyczne rejestrowanie dowodów doręczenia.

Wdrożenie eDO Post to nie tylko krok w stronę nowoczesności, ale również konkretne korzyści organizacyjne i finansowe. Dzięki możliwości integracji z systemami obiegu dokumentów poprzez API, eDO Post jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zautomatyzować procesy kancelaryjne i ograniczyć koszty związane z tradycyjną pocztą.

– Dzięki eDO Post – prostemu i intencyjnemu rozwiązaniu – klienci będą mogli prowadzić w pełni zabezpieczoną korespondencję z zachowaniem poufności, niezaprzeczalności oraz potwierdzenia tożsamości jej stron. Wdrożenie usługi eDO Post umożliwi cyfryzację kolejnych procesów i ograniczenie kosztów związanych z wysyłką tradycyjnych listów poleconych, uprości przepływ informacji – podkreśla Przemysław Soboń, z-ca dyrektora Pionu Produktów Cyfrowych.

Materiał Partnera