Rozwiązanie tego typu problemów powinno opierać się na trzech zasadach. Po pierwsze - gromadzenie wiedzy musi stanowić "skutek uboczny" niemal każdego wykonywanego w pracy zadania, a nie dodatkowy obowiązek, na który nie starcza czasu. Po drugie, uczenie się musi być elementem wymiany między pracownikami, którzy otrzymują korzyści w zamian za wniesiony wkład. Po trzecie - wykorzystywane rozwiązania informatyczne muszą być w stanie konkurować z pocztą elektroniczną i osobistymi katalogami dokumentów pod względem wygody i funkcjonalności.
Te właśnie założenia przyświecały twórcom systemu Y-Box - platformy informatycznej, która powstała, by wzmocnić motywację pracowników do dzielenia się wiedzą i ułatwić jej efektywne wykorzystanie. W systemie można więc znaleźć:
narzędzia zarządzania projektami i zadaniami
, dzięki którym efekty codziennej pracy stają się automatycznie dostępne dla innych;
bazę wiedzy