Praktyka nieujawniania przez urzędników imion i nazwisk oraz pełnionej funkcji w służbowej korespondencji przesyłanej drogą elektroniczną w odpowiedzi na zadawane pytania nie znajduje uzasadnienia prawnego. Dane te wiążą się ze sferą życia zawodowego. Tak uważa Wojciech Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych.
Odpowiadając na pytanie, czy urzędnicy w korespondencji elektronicznej mogą odmówić podania swoich danych osobowych, GIODO zauważył, że urzędnicy działają w interesie obywateli i nie mogą być anonimowi. W przeciwnym razie zakłócone zostałyby relacje w kontaktach obywatela z urzędem.
W ocenie Wiewiórowskiego powoływanie się przez pracownika na ustawę o ochronie danych osobowych jako uzasadnienie odmowy ujawnienia „danych służbowych" to nadinterpretacja. Z ustawy wynika wprawdzie, że każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych, jednakże należy oddzielić sferę życia prywatnego od publicznego, zawodowego. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 czerwca 1999 r. (sygn. II SA 686/99).
Z kolei Sąd Najwyższy w wyroku z 6 maja 1997 r. (sygn. I PK 590/02) stwierdził, że „najistotniejszym składnikiem zakładu pracy są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi". Dlatego – według sądu – pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska.
Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne – argumentował sąd w uzasadnieniu wyroku.
