Ocenę członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 2 lata

Ocenie okresowej podlegają wszyscy członkowie korpusu służby cywilnej (dalej: sc), a więc zarówno urzędnicy, czyli osoby zatrudnione na podstawie mianowania, jak i pracownicy, czyli osoby zatrudnione na umowę o pracę. Ci ostatni jednak pod warunkiem, że umowa łącząca je z urzędem została zawarta na czas nieokreślony. Nie oznacza to jednak, że osoby zatrudnione na kontraktach terminowych nie są w ogóle oceniane. Ich dotyczą po prostu inne procedury. Część z nich podlega tzw. pierwszej ocenie. Część może być oceniana w ramach wewnętrznych procedur obowiązujących w danym urzędzie.

Zwykle bezpośredni szef

Ocena okresowa, która powinna być przeprowadzana co dwa lata, dotyczy wykonywania przez członka korpusu służby cywilnej obowiązków wynikających z opisu zajmowanego przez niego stanowiska pracy. Obowiązek jej przeprowadzenia i sporządzenia spoczywa na bezpośrednim przełożonym pracownika. Wyjątkiem są niektóre wyższe stanowiska w sc, wymienione w art. 81 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (dalej: usc).

Co dwa lata, czyli jak ustalić datę graniczną

Termin sporządzania ocen okresowych wynikający z art. 81 ust. 4 usc (co 24 miesiące) należy liczyć od dnia sporządzenia jednej oceny okresowej do dnia sporządzenia kolejnej oceny. Jeżeli ocena okresowa przeprowadzana jest po raz pierwszy, termin ten należy liczyć od dnia, w którym dana osoba zaczęła podlegać obowiązkowi oceny okresowej, tj. od dnia zatrudnienia jej na czas nieokreślony.

Powstaje pytanie, jak ustalać 24-miesięczne okresy. Ustawa o służbie cywilnej nic nie mówi na ten temat. Czy należy to robić zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego? I tu wkraczamy na pole od lat prowadzonej dyskusji dotyczącej liczenia terminów w prawie pracy. Dyskusji ciągle otwartej.

Dwa stanowiska

W orzecznictwie utrwalony jest pogląd, że sposób liczenia terminów określonych w przepisach kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych. Tak wynika m.in. z postanowienia SN z 11 grudnia 2009 r. (II PK 223/09), uchwały SN z 21 maja 1991 r. (I PZP 16/91, OSNC 1992/1/10) czy wyroku SN z 19 grudnia 1996 r. (I PKN 47/96, OSNP 1997/17/310). W uzasadnieniach tych orzeczeń SN stwierdził m.in., że „w prawie pracy ustanowione są odrębne od cywilnych reguły liczenia terminów (okresów), zwłaszcza w związku z wprowadzeniem ustawowych okresów i terminów wypowiedzenia umów, w celu doprowadzenia do takiego stanu, by dzień, w którym zwyczajowo zatrudnia się pracowników, nie nakładał się (nie pokrywał się) na dzień, w którym rozwiązuje się stosunek pracy, a jedynie dzień ten bezpośrednio poprzedzał".

Według SN prawidłowość tę należy mieć na względzie także wtedy, gdy nie dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, lecz powstaje jedynie potrzeba ustalenia upływu okresu pracy o znanej długości. Zasady obliczania okresu pracy warunkującego nabycie uprawnień pracowniczych są zatem – zdaniem SN – zawarte w postanowieniach prawa pracy i odbiegają od reguł prawa cywilnego. Uznając zaś, że kwestia ta jest unormowana w prawie pracy – jakkolwiek nie wprost – należy przyjąć, że nie ma podstaw do sięgania po przepisy kodeksu cywilnego, gdyż w myśl art. 300 k.p. stosujemy go do stosunków pracy tylko w sprawach nieuregulowanych przepisami prawa pracy. Zgodnie z nimi staż pracy oblicza się w latach, miesiącach i dniach, przy przyjęciu, że termin upływa w przeddzień dnia odpowiadającego nazwie dnia początkowego, następnie sumuje się lata, sumuje się miesiące i przelicza je na lata, uwzględniając, że 12 miesięcy pracy to jeden rok, sumuje się także dni i przelicza na miesiące, biorąc pod uwagę, że 30 dni równa się jednemu miesiącowi.

Tak uważa też Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (stanowisko Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 18 stycznia 2011 r. w sprawie liczenia okresów uprawniających do urlopu).

Opinia Departamentu Służby Cywilnej KPRM jest jednak inna. Uważa on bowiem, że do liczenia terminów wskazanych w ustawie o służbie cywilnej należy stosować przepisy kodeksu cywilnego. (patrz ramka)

Nie przesądzając w tym miejscu, które z prezentowanych stanowisk bardziej zasługuje na uwzględnienie, warto zauważyć, że kwestia ta nie ma znaczącego wpływy na istotę ocen okresowych. Przesunięcie o dzień lub dwa terminu oceny (a taka byłaby różnica) nie będzie rzutować na jej ważność, nie będzie także uprawniało pracownika do jakichkolwiek roszczeń wobec pracodawcy. Wyraźne określenie obowiązujących reguł w przepisach na pewno ułatwiłoby jednak życie służbom kadrowym administracji rządowej, które dziś same muszą rozstrzygać, które zasady uznać za obowiązujące.

60 albo 30 dni

Wskazany wyżej termin nie jest jedynym, jakich trzeba przestrzegać przy sporządzaniu oceny okresowej. Pozostałe, związane z poszczególnymi etapami oceny, wynikają z rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (dalej: rozporządzenie).

Pierwszym z nich jest rozmowa bezpośredniego przełożonego z ocenianym członkiem korpusu sc. W jej trakcie powinny zostać omówione główne obowiązki ocenianego wynikające z opisu jego stanowiska pracy, oczekiwania co do sposobu spełniania kryteriów oceny, a także cele do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, oraz sposoby ich realizacji.

Kolejny etap to wybór dodatkowych kryteriów najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Jakie to będą kryteria, decyduje osoba oceniająca, przy czym może ona wybrać nie więcej niż dwa dodatkowe kryteria oceny w przypadku wyższego stanowiska w sc oraz nie mniej niż trzy i nie więcej niż pięć kryteriów oceny w przypadku innych stanowisk w sc. Wykaz kryteriów obowiązkowych i kryteriów, które mogą być wybrane, służących do dokonania oceny, zawierają załączniki 1 i 3 do rozporządzenia.

Wymienione czynności powinny być przeprowadzone w terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony.

Czasami trzeba wcześniej...

Ustawa o służbie cywilnej wskazuje też sytuacje, w których ocenę okresową bezpośredni przełożony pracownika powinien przeprowadzić w innym terminie. Musi ona np. zostać sporządzona wcześniej w razie zmiany stanowiska pracy członka korpusu sc wiążącej się z istotną modyfikacją zakresu jego obowiązków. Pod warunkiem jednak, że od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy (art. 81 ust. 6 usc). O tym, czy zmiana zakresu obowiązków miała istotny charakter, decyduje bezpośredni przełożony.

Jeżeli wymienione wcześniej okresy są krótsze niż sześć miesięcy, „przyspieszonej" oceny okresowej się nie dokonuje. Jest ona przeprowadzana w zwykłym terminie. Zmianie powinny jednak ulec jej kryteria. Wynika to z § 8 rozporządzenia. Bezpośredni przełożony ma na to 30 dni od dnia zmiany stanowiska pracy.

...a czasami później

Z kolei w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin 24-miesięczny ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności (art. 81 ust. 7 usc).

Wszystkie wymienione wcześniej sytuacje obligują oceniającego do zmiany terminu oceny okresowej. Ustawa o służbie cywilnej wymienia też sytuacje, w których zmiana terminu nie jest obowiązkowa i zależy od decyzji oceniającego.