Podstawa wymiaru trzynastki a choroba pracownika

Zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego określa ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (DzU z 2013 r., poz. 1144, dalej ustawa).

Ważne pół roku

Podstawę wymiaru trzynastki stanowią łączne pobory otrzymane przez pracownika w roku kalendarzowym, za który ona przysługuje. Należy w niej uwzględnić wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, w tym również wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za czas pozostawania bez pracy przysługujące zatrudnionemu, który ją podjął w wyniku przywrócenia do pracy.

Samo wynagrodzenie roczne stanowi 8,5 proc. podstawy jego wymiaru. Trzynastkę otrzyma również ten podwładny, który nie przepracował w firmie całego roku kalendarzowego, pod warunkiem że świadczył pracę przez co najmniej sześć miesięcy (180 dni). Nabędzie wtedy prawo do nagrody rocznej proporcjonalnej do przepracowanego okresu.

W rozumieniu ustawy „okresem przepracowanym" nie jest samo pozostawanie w zatrudnieniu, ale faktyczne świadczenie pracy. Przy czym na równi z jej wykonywaniem traktuje się urlop wypoczynkowy. Nie uwzględnia się jednak okresów usprawiedliwionej nieobecności w firmie spowodowanej absencją chorobową, urlopem szkoleniowym, okolicznościowym (niezależnie od tego, czy z jego tytułu zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia) oraz zwolnieniem od pracy w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem do 14. roku życia, o którym mówi art. 188 kodeksu pracy. Choć przebywanie na urlopach związanych z rodzicielstwem nie pozbawia prawa do trzynastej pensji, to zasiłek macierzyński wypłacony za okres korzystania z podstawowego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego nie zwiększy jej podstawy.

Za czas choroby

Składniki wynagrodzenia niepomniejszane za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, za którą przysługuje mu świadczenie chorobowe, uwzględnia się w podstawie trzynastki tylko w tej części, która przypada na czas przepracowany. Takim składnikiem wypłacanym obok bywa dodatek stażowy. Jeśli zatrudniony otrzymuje go w pełnej wysokości niezależnie od absencji zdrowotnej, zwiększy on podstawę wymiaru trzynastki jedynie w kwocie proporcjonalnej do przepracowanego okresu.

Przykład

Miesięczne wynagrodzenie pracownika samorządowego składa się z 3800 zł płacy zasadniczej oraz 20-proc. dodatku stażowego (760 zł), którego nie pomniejsza się za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Zatrudniony nabył prawo do trzynastki za 2014 r. Od 1 do 19 września 2014 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim i z tego tytułu otrzymał wynagrodzenie chorobowe za 19 dni. W lipcu podwładny był na urlopie wypoczynkowym, a przez pozostałe dni robocze 2014 r. pracował.

Do podstawy trzynastki za 2014 r. należy włączyć wynagrodzenie z dodatkiem stażowym za przepracowane miesiące oraz pensję i dodatek otrzymany we wrześniu za czas przepracowany.

Wynagrodzenie zasadnicze za pracę we wrześniu 2014 r.:

3800 zł (płaca zasadnicza) : : 30 dni = 126,67 zł

126,67 zł x 19 dni zwolnienia lekarskiego = 2406,73 zł

3800 zł (płaca zasadnicza za cały miesiąc) – 2406,73 zł (płaca zasadnicza przypadająca na czas absencji chorobowej) = 1393,27 zł. Dodatek stażowy za wrzesień 2014 r. (przypadający na okres przepracowany): 760 zł (dodatek stażowy za cały miesiąc) : 30 dni = 25,33 zł

25,33 zł x 19 dni zwolnienia lekarskiego = 481,27 zł

760 zł (dodatek stażowy za cały miesiąc) – 481,27 zł (kwota dodatku stażowego przypadającego na czas przepracowany) = 278,73 zł.

Podstawa wymiaru trzynastki za 2014 r.:

(3800 zł płacy zasadniczej x 11 miesięcy) + (760 zł dodatku stażowego x 11 miesięcy) + 1393,27 zł (wynagrodzenie za czas przepracowany we wrześniu) + 278,73 (dodatek stażowy przypadający na czas przepracowany we wrześniu) = 51 832 zł.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne brutto za 2014 r.:

51 832 zł (podstawa wymiaru trzynastki) x 8,5 proc. = 4405,72 zł.

Mówiąc o pomniejszaniu podstawy wymiaru trzynastki o kwotę dodatku stażowego przypadającego na czas choroby, nie sposób pominąć opinii Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wyrażonej w piśmie z 20 stycznia 2010 r.

Resort w błędzie

Niestety, stanowisko to było błędne, a ponieważ od jego wydania minęło już ponad sześć lat, raczej należałoby o nim zapomnieć. Jednak wielu pracodawców w dalszym ciągu je stosuje, tym samym zawyżając podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Resort wyraził dość rewolucyjny pogląd, że dodatek za wieloletnią pracę przysługujący pracownikowi samorządowemu za dni usprawiedliwionej absencji w pracy powinien być w całości uwzględniany w podstawie wymiaru trzynastki. Swoje stanowisko urząd opiera na art. 4 ust. 1 ustawy. Zgodnie z nim podstawę trzynastki ustala się, stosując zasady przy wyliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy wskazane w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe). Mimo że w podsumowaniu opinii ministerstwo zastrzega, że nie jest uprawnione do wykładni przepisów, a prezentowane stanowisko nie jest wiążące dla stron stosunku pracy, sądów pracy oraz Państwowej Inspekcji Pracy, służby kadrowe chętnie się na nie powołują.

Tymczasem opinia resortu, choć korzystna dla pracowników, jest sprzeczna z przepisami. Zgodnie bowiem z § 6 rozporządzenia urlopowego do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego, a więc i trzynastki, nie wchodzą w składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za czas choroby. Także i te elementy płacy, których nie pomniejsza się za okres absencji chorobowej. Dodatek za wieloletnią pracę, podobnie jak każdy inny składnik wynagrodzenia wypłacany obok świadczeń, nie podlega oskładkowaniu w tej części, która przypada na okres absencji chorobowej. Tym samym nie może zwiększyć podstawy wymiaru trzynastki.