Pismo urzędowe: etykieta językowa w korespondencji

Pismo urzędowe musi być zrozumiałe. Ale nie tylko. Musi być też, a nawet przede wszystkim, napisane zgodnie z zasadami grzeczności językowej.

Publikacja: 10.12.2013 02:05

Urząd wysyła pismo do obywatela, gdy chce mu o czymś powiedzieć (np. zawiadomić o pozytywnym rozpatrzeniu podania, poprosić o przesłanie brakujących dokumentów czy złożenie wyjaśnień w danej sprawie), ale funkcja informacyjna to nie wszystko. Środki językowe stosowane przy tworzeniu pisma urzędowego służą także – pośrednio lub bezpośrednio – do wyrażania stosunku do odbiorcy, czyli adresata pisma.

Nieprzestrzeganie etykiety językowej w pismach tego typu może utrudnić, a czasem nawet uniemożliwić skuteczną komunikację, potrafi zaburzyć dialog na linii urząd – obywatel nawet bardziej niż błędy językowe. Zarówno zainteresowany, jak i pracownik urzędu, do którego kieruje się pismo, powinni być traktowani z szacunkiem i życzliwością.

Co w nagłówku

Do zasad językowego savoir-vivre'u w pismach urzędowych należy posługiwanie się sformułowaniami: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo (stosowanie wielkich liter świadczy o szacunku do adresata). Te bezpośrednie zwroty sprawią, że odbiorca pisma poczuje się zauważony, ważny, nie będzie już tylko częścią bezosobowego tłumu. Jeśli to możliwe, w nagłówku mile widziane jest uzupełnienie tych sformułowań tytułem zawodowym, naukowym albo służbowym adresata, np.: Szanowny Panie Doktorze! Szanowna Pani Inżynier! Do polskiego zwyczaju językowego nie należy łączenie tych sformułowań z nazwiskiem (nie piszemy więc: Szanowny Panie Olszewski).

Ważne: po zwrocie adresatywnym w nagłówku można postawić wykrzyknik (wtedy kolejne zdanie należy rozpocząć wielką literą) lub przecinek (wtedy dalszy ciąg pisma stanowi kontynuację tego zdania). Polskiej tradycji bliższy jest wykrzyknik.

Na końcu listu

Kolejną regułą, której należy przestrzegać przy tworzeniu pism, jest zamieszczanie na ich końcu formuły grzecznościowej, np. neutralnego, chętnie stosowanego, przyjaznego wobec odbiorcy „Pozdrawiam" czy mającego znacznie dłuższą tradycję, ale stwarzającego większy dystans „Z poważaniem" albo „Z wyrazami szacunku".

Ważne:

Końcowe zwroty grzecznościowe należy rozpoczynać wielką literą, ponieważ występują po kropce, otwierają nowe wypowiedzenie. Po nich zazwyczaj nie stosuje się żadnych znaków interpunkcyjnych.

Prośba zamiast nakazu

Pisma urzędowe często dotyczą wymagań wobec petentów. Pojawia się zatem następujący problem: jak „nakazać" coś obywatelowi i go nie urazić. Grzeczne jest użycie opisowych form składających się z wyrazów: Proszę, niech Pan/Pani/Państwo; czasownika i konkretnej prośby, np.: Proszę, niech Pan wyśle do urzędu pismo z uzupełnioną dokumentacją. Proszę, niech Państwo poinformują urząd o zmianie miejsca zamieszkania.

Ważne:

Czasem – w przypadku poleceń czy nakazów o charakterze bezdyskusyjnym – stosuje się schemat: proszę – bezokolicznik – określenie, np.: Proszę uiścić opłatę najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca. Proszę potwierdzić obywatelstwo polskie w ustalonym terminie.

Język to żywy organizm, nieustannie się zmienia. To samo dotyczy formuł grzecznościowych w pismach urzędowych. To, co jest dopuszczalne w stosunku do osób młodych (np. formuła powitalna „Witam"), mogłoby zostać źle odebrane przez osoby ze starszego pokolenia. Tworząc pismo, należy kierować się zatem wyczuciem i ogólnie przyjętymi zasadami kultury.

Urząd wysyła pismo do obywatela, gdy chce mu o czymś powiedzieć (np. zawiadomić o pozytywnym rozpatrzeniu podania, poprosić o przesłanie brakujących dokumentów czy złożenie wyjaśnień w danej sprawie), ale funkcja informacyjna to nie wszystko. Środki językowe stosowane przy tworzeniu pisma urzędowego służą także – pośrednio lub bezpośrednio – do wyrażania stosunku do odbiorcy, czyli adresata pisma.

Nieprzestrzeganie etykiety językowej w pismach tego typu może utrudnić, a czasem nawet uniemożliwić skuteczną komunikację, potrafi zaburzyć dialog na linii urząd – obywatel nawet bardziej niż błędy językowe. Zarówno zainteresowany, jak i pracownik urzędu, do którego kieruje się pismo, powinni być traktowani z szacunkiem i życzliwością.

Nieruchomości
Posiadaczy starych kominków czeka kara lub wymiana. Terminy zależą od województwa
W sądzie i w urzędzie
Prawo jazdy nie do uratowania, choć kursanci zdali egzamin
Podatki
Od 1 października nie dodzwonimy się do swojego urzędu skarbowego
Prawo dla Ciebie
Prawo na czas powodzi. Kary za odmowę ewakuacji, ale i pomoc państwa
Prawo karne
Powódź 2024. Szaber to kradzież zasługująca na szczególne potępienie