Włodarze chcą poznać opinie mieszkańców. W jaki sposób się z nimi komunikują?

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu. Zasady określone w tej ustawie wskazują, że prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych. Dotyczy to także samorządu - wójtowie, burmistrzowie oraz prezydenci miast są zobowiązani do informowania mieszkańców o tym, co się dzieje w gminie. Art. 4 ust. 1 wskazanej ustawy stanowi, że zobowiązane do udostępniania informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności m.in. organy władzy publicznej.

Informacją publiczną, o której wiedzę mają prawo mieć mieszkańcy gminy, są informacje o planowanych działaniach, projektowanych aktach normatywnych i programach dotyczących realizacji zadań publicznych, w tym mających wpływ na finanse gminy.

Do przekazania informacji publicznej włodarze są zobowiązani za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej, umożliwiając mieszkańcom wstęp na posiedzenia rady gminy czy też udostępniając materiały, w tym audiowizualne i teleinformatyczne z tych posiedzeń.

Czytaj więcej

Opinie Prawne

Marta Milewska: Czas wzmocnić media lokalne, a nie osłabiać samorządy

Do 23 września trwają konsultacje tzw. ustawy medialnej. Celem miało być wzmocnienie pluralizmu mediów, ale resort kultury „przy okazji” planuje likwidację prasy samorządowej. Organizacje samorządowe protestują. Bo nie taki był cel reformy samorządowej – pisze rzeczniczka prasowa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego.

Mieszkańcy chcąc uzyskać szczegółowe informacje o działalności gminy, np. o tych, które nie zostały wcześniej udostępnione, mogą także złożyć wniosek o udzielenie informacji publicznej. Nie zawsze jednak jest taka potrzeba, ponieważ włodarze coraz chętniej dzielą się informacjami o funkcjonowaniu gminy za pośrednictwem mediów społecznościowych, strony internetowej gminy czy w trakcie spotkań organizowanych z mieszkańcami.

Także oficjalnie podkreśla się wagę kontaktów z mieszkańcami i partycypację społeczną. Przykładem jest nowelizacja ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw z 7 lipca 2023 r. Ustawa ta zobowiązuje gminy do stworzenia nowych dokumentów planistycznych, obejmujących teren całej gminy, do końca 2025 r. i nakłada na samorządy m.in. obowiązek konsultowania z mieszkańcami aktów zagospodarowania przestrzennego.

Zapytaliśmy samorządowców: za pośrednictwem jakich kanałów starają się poznać potrzeby i oczekiwania mieszkańców oraz jakie wybierają do tego metody komunikacji. Swoimi doświadczeniami podzielili się z nami włodarze i urzędnicy z: Gorzowa Wielkopolskiego, Chełma, Wąbrzeźna, Zamościa, Lublina, Częstochowy i Białej Podlaskiej.

Izabela Piotrowicz, zastępca prezydenta miasta ds. pozyskiwania funduszy, kultury i sportu Gorzowa Wielkopolskiego

Mieszkańcy Gorzowa Wielkopolskiego, którzy chcą mieć wpływ na jego funkcjonowanie, mogą skorzystać z konkursu „Zielone mikroinicjatywy. Jest on kierowany do małych, zintegrowanych grup sąsiedzkich, którzy chcą wspólnie zazielenić swoją najbliższą okolicę. Urzędnicy starają się włączyć mieszkańców we wspólne projektowanie ulic, podwórek czy skwerów. Przykładem takich działań jest pierwszy w mieście park kieszonkowy, w powstanie którego mieszkańcy osiedla zaangażowali się od początku do końca – od wnoszenia swoich uwag do projektu, po wspólne sadzenie roślin.

Mieszkańcy mają możliwość składania propozycji zadań do realizacji w zakresie zadań własnych gminy i powiatu. Bardzo ważne będą także konsultacje społeczne organizowane przed stworzeniem planu ogólnego, w czasie których mieszkańcy będą mogli zgłaszać swoje uwagi i sugestie dotyczące opracowywanego dokumentu.

Jakub Banaszek, prezydent miasta Chełm

Niedawno podpisaliśmy umowę o partnerstwie z Fundacją Think Tank Miasto. W ramach projektu zostanie zorganizowane szkolenie dla urzędników, kierownictwa, ale i członków Młodzieżowej Rady Miasta. Tematem szkolenia będzie przygotowanie i prowadzenie spotkań z mieszkańcami. Urzędnicy wykorzystają zdobyte podczas szkolenia umiejętności, by zrealizować proces konsultacji społecznych planu ogólnego, a w przyszłości pozwolą nam prowadzić lepsze procesy dialogu z mieszkańcami.

Jakiś czas temu uruchomiliśmy również internetową platformę konsultacyjną, za pomocą której mieszkańcy mogą wyrażać swoją opinie na temat realizowanych przez miasto przedsięwzięć, np. w zakresie planowanych projektów inwestycyjnych.

Osobiście korzystam również z możliwości, jakie dają nam media społecznościowe. Na swoim profilu w serwisie Facebook często pytam mieszkańców o zdanie w ważnych dla miasta tematach. Taka forma kontaktu z mieszkańcami pozwala mi spojrzeć na omawiany temat z różnych perspektyw.

Tomasz Zygnarowski, burmistrz Wąbrzeźna

Stawiam na partycypację mieszkańców i ich decyzyjność. Do komunikacji z mieszkańcami korzystamy ze specjalnej platformy. Dzięki tej formie komunikacji mieszkańcy mieli wpływ np. na zmianę rozkładu jazdy pociągu PKP Intercity.

Konsultujemy z mieszkańcami wybór gwiazdy na Dni Wąbrzeźna i rozwiązania dotyczące zmiany zasad ruchu drogowego, i nie tylko za pośrednictwem platformy, ale także za pomocą mediów społecznościowych. Opinie mieszkańców złożone także taką drogą nieformalną pomagają nam wypracować rozwiązania, które będą odpowiadały ich oczekiwaniom. Tak było w przypadku budowy parku rekreacyjnego przystani sportów wodnych, Ogródka Jordanowskiego. To dzieci wskazywały, czy chcą tyrolki, zjeżdżanie czy pole do mini golfa. Mamy także kwartalnik w wersji papierowej, w którym informujemy o tym, co się dzieje w mieście oraz piętnaście tablic informacyjnych.

Czytaj więcej

Zadania

Dane o profilu urzędu miasta na Facebooku są informacją publiczną - wyrok WSA

Fanpage urzędu prowadzą jego pracownicy. To też promocja miasta. Dane o nim są więc informacją publiczną.

Rafał Zwolak, prezydent Zamościa

Wtorek jest w urzędzie dniem spotkań z mieszkańcami. Z racji, że przychodzi tego dnia bardzo wiele osób, często przyjmujemy mieszkańców także w inne dni tygodnia. Każdy może przyjść i się zapisać. Terminy do mnie są zarezerwowane już na kolejne dwa miesiące. Także wiceprezydenci przyjmują mieszkańców, a każdą sprawę notujemy i przekazujemy do rozwiązania do odpowiednich wydziałów. Zajmuje to dużo czasu, ale jest to dla nas ważne.

Poza tym, mieszkańcy piszą do mnie bardzo dużo maili, używam także dwóch komunikatorów, czyli WhatsApp i Messengera, za pośrednictwem których także kontaktują się ze mną mieszkańcy. Dziennie wpływa do mnie kilkadziesiąt wiadomości, a na wszystkie odpisuję wieczorem, co jest bardzo dużym wyzwaniem.

Ponadto spotykamy się z mieszkańcami, ze wspólnotami mieszkaniowymi. Niektóre problemy można rozwiązać „od ręki”, inne są bardziej złożone i dotyczą mieszkań socjalnych czy pomocy socjalnej

Urząd jest otwarty dla mieszkańców - tak obiecywaliśmy w trakcie wyborów wyborach i tak robimy.

Łukasz Filipowicz, burmistrz Zakopanego

Wszystko, co dzieje się w urzędzie staramy się prezentować na stronie urzędu i w mediach społecznościowych. Wtedy otrzymujemy zwrotne informacje, wiadomości, komentarze. Mieszkańcy próbują rozwiązywać swoje sprawy m.in. za pośrednictwem Messengera czy innych komunikatorów internetowych, jednak zachęcamy, aby odbywało się to drogą oficjalną przez Dziennik Podawczy czy sekretariat urzędu.

Sporym zainteresowaniem mieszkańców cieszy się także udział w komisjach rady miasta, na których zgłaszają swoje problemy.

Staram się także organizować spotkania z mieszkańcami, obowiązkowo uczestniczę w imprezach, i to nie tylko organizowanych przez miasto. Jest to świetna okazja do bezpośredniej rozmowy z mieszkańcami.

Przez jeden cały dzień w tygodniu jestem także dostępny dla mieszkańców. Wtedy mogą się do mnie zgłaszać z indywidualnymi problemami. Często są to problemy związane z zagospodarowaniem terenów. Aktualnie można składać wnioski do planu ogólnego. Chcemy ich otrzymać jak najwięcej, aby móc przeprowadzić tę procedurę planistyczną wysłuchując opinii mieszkańców.

Piotr Choroś, dyrektor Biura Partycypacji Społecznej Urzędu Miasta Lublin

Nasze doświadczenie pokazuje, że mieszkańcy najchętniej angażują się w tematy dotyczące ich najbliższego otoczenia, związane z drobnymi miejskimi inwestycjami. Ważną formą partycypacji społecznej jest budżet obywatelski, ale także program „Plan dla Dzielnic”. Jednym z elementów tego programu, który najlepiej się sprawdził, były spacery organizowane w każdej z dwudziestu siedmiu dzielnic z prezydentem, zastępcami i głównymi dyrektorami miejskich instytucji czy wydziałów urzędu. Trasę tych spacerów planowała rada określonej dzielnicy, a na konkretnych etapach kilkugodzinnych spacerów pojawiali się mieszkańcy danej okolicy, którzy mówili o potrzebach dotyczących chodników, latarni, elewacji kamienic czy remontów infrastruktury miejskiej.

Z mieszkańcami komunikujemy się także za pośrednictwem mediów społecznościowych, odczytujemy komentarze. Z uwagi na rozproszenie tych kanałów, musimy trzymać rękę na pulcie, wychwytywać dyskusje i włączać się w nie, aby przekazywać aktualne, oficjalne informacje. Złożone uwagi przekazujemy do odpowiedniej jednostki lub wydziału.

Krzysztof Matyjaszczyk, prezydent Częstochowy

Najbardziej klasycznymi i protokołowanymi formami komunikacji są spotkania z radami dzielnic. To czas najbardziej burzliwych dyskusji, tworzenia gotowych scenariuszy rozwiązań, ale i gwarancja bycia blisko mieszkańców i transparentności działań władz miasta.

Mam też wyznaczony czas we wtorki, kiedy regularnie przyjmuję w urzędzie mieszkańców zgłaszających indywidualne problemy. W czasie licznych spotkań z mieszkańcami niezmiennie zachęcam do udziału w budżecie obywatelskim, gdzie mamy już konkret w postaci finansowania ze środków publicznych oddolnych inicjatyw. Nikt nie zna lepiej dzielnicowych realiów małych społeczności niż sami mieszkańcy.

Świetnym narzędziem do wsłuchiwania się w głos mieszkańców są także konsultacje społeczne, których wynik jest często najważniejszą z przesłanek do podjęcia uchwały przez Radę Miasta.

Natomiast na profilu Facebook informuję mieszkańców o działaniach miasta oraz zbieram ich opinie. Taki przekaz pomaga w rozpoznawaniu zwyżkujących trendów, na przykład większego zazielenienia miejsc dotychczas mocno zabetonowanych.

Michał Litwiniuk, prezydent Białej Podlaskiej

W moim kalendarzu dwa dni w tygodniu są poświęcone spotkaniom z mieszkańcami. Każdy ze swoją sprawą może przyjść do prezydenta, podzielić się wrażeniami, zgłosić uwagi. Bardzo dużo rozmawiam z bialczanami także dlatego, że jesteśmy razem na licznych miejskich wydarzeniach. Regularnie przychodzę na spotkania grup reprezentujących różne środowiska, razem omawiamy to, co dla tych grup jest ważne. Są przy mnie zawsze współpracownicy merytoryczni.

Bardzo istotną sferą komunikacji jest także moja aktywność w mediach społecznościowych, za pośrednictwem których odpowiadam na konkretne pytania, a uwagi przekazuję moim współpracownikom.

Naszą komunikację ze środowiskiem osób z niepełnosprawnościami bardzo usprawniło powołanie także na początku pierwszej kadencji koordynatora ds. dostępności i osób z niepełnosprawnościami – osoby, która ze względu na własną niepełnosprawność świetnie kieruje ich sprawami i usprawnia nas do zupełnie innego spojrzenia na to środowisko.