Zarządzanie aktami przyspieszy postępowanie

Ministerstwo Sprawiedliwości chce wprowadzić do sądów system zarządzania aktami sądowymi. Chodzi o stałą łączność z każdą sprawą i śledzenie położenia akt. Dzięki temu ma być nie tylko szybciej, ale i pewniej. Ryzyko zgubienia akt zostanie zminimalizowane.

Na pierwszy ogień pójdzie 27 wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, potem 11 wydziałów Rejestru Zastawów. Z czasem kolejne. System ruszy najwcześniej w 2014 r.

Najpierw otagują

Jak zadziała? Każda teczka akt zostanie opatrzona odpowiednim tagiem, a następnie zakodowana (przypisana jej zostanie konkretna lokalizacja na danym regale czy półce).

– Wystarczy, że pracownik sekretariatu wpisze odpowiednie dane i system sam automatycznie znajdzie miejsce, w którym one leżą. Jeśli nie, będzie dalej szukał w magazynie – wyjaśnia Michał Królikowski, wiceminister sprawiedliwości.

System zostaje wprowadzony po to, by usprawnić postępowania, a więc skrócić ich czas. To jednak nie wszystko. Ułatwi on również wykonywanie zarządzeń i orzeczeń sądu przez pracowników sekretariatu. Prostsze ma być też udostępnianie akt interesantom.

System wymaga udostępnienia sądom specjalnego oprogramowania i urządzeń technicznych, które będą z systemem współpracować (stanowiska kodowania akt oraz ich wydawania i przyjmowania).

Do tej pory sporym problemem w sądach jest ginięcie akt. Nic przy tym nie wskazuje, że w jednych sprawach akta giną częściej, w innych rzadziej. Kilka lat temu na śmietniku znaleziono akta spraw pracowniczych i ubezpieczeniowych; w jednym z małopolskich sądów rejonowych kierowca złapany na jeździe po pijanemu dwa lata czekał na wyrok, bo sąd najpierw akta zgubił, a potem musiał je odtwarzać. Zdarzało się też, że ginęły akta w sprawach rodzinnych czy spadkowych, które bardzo trudno było potem odtworzyć.

– Pamiętam, jak zgłosił się do nas pokrzywdzony, który ucierpiał w wypadku drogowym. Potrzebował pomocy finansowej i liczył na szybki proces oraz zasądzone odszkodowanie i zadośćuczynienie, a w sądzie zgubiono jego akta. Sprawa trwała pięć lat – mówi Andrzej Piechowiak ze Stowarzyszenia Nie-bezpieczni na drodze.

Przewożą w torbie

Ze statystyk resortu sprawiedliwości wynika, że w 2010 r. zaginęło aż 321 akt w całym kraju. 182 akta dotyczyły spraw cywilnych, 74 – spraw karnych. Rok później było ich już więcej, bo 480, podobnie jak w 2012 r.

– Nie jest tajemnicą, że sędziowie biorą do domu akta i przewożą je często w zwykłych plastikowych torbach, bez żadnego zabezpieczenia, i to autobusami. Zdarzyło się nawet, że dzwonili pracownicy zajezdni i informowali o zgubie – przyznaje jeden ze stołecznych sędziów.

Propozycja MS cieszy adwokatów.