Magdalena Wątroba, Aleksandra Domarecka: Czy zdalna rewolucja zjada własne dzieci?

Kiedy w marcu 2020 roku ogłoszono w naszym kraju stan epidemii Covid-19, na prawników procesowych, na sędziów i pracowników sądów padł blady strach. Wszyscy obawiali się, czy sądy poradzą sobie z przejściem w tryb online, biorąc pod uwagę poziom technicznego wyposażenia sądów i braki kadrowe, które od lat są bolączką polskiego wymiaru sprawiedliwości. Początki zdalnych rozpraw były dużym stresem i wielką niewiadomą, ale pierwsze wiadomości e-mail wysyłane przez sędziów do pełnomocników czy zaproszenia na rozprawy online wysyłane wprost do outlookowych kalendarzy z sądowych sekretariatów nieco wszystkich uspokoiły. Eksperyment, przynajmniej zdaniem ustawodawcy, powiódł się na tyle, że po trzech latach postanowiono wprowadzoną rewolucję usankcjonować i dokonać odpowiednich zmian przepisów regulujących procedurę cywilną.

Od wybuchu pandemii minęło prawie pięć lat i dziś zdalne rozprawy stały się jeśli nie normą, to przynajmniej stałym elementem sądowej rzeczywistości. Co prawda zgodnie z uzasadnieniem do nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego „w przeciwieństwie do rozwiązań wprowadzonych ustawą antycovidową, zasadą ma być jednocześnie, że strona każdorazowo może stawić się na sali rozpraw, zaś zdalny udział w posiedzeniu jest jej przywilejem”, ale przepisy dają sędziom dużo swobody w prowadzeniu nawet całego postępowania w formule online.

Czytaj więcej

Sądy i trybunały

Minister Adam Bodnar ma plan na usprawnienie sądów

Od reformy systemu biegłych sądowych, przez informatyzację, wzmocnienie mediacji, po szkolenia dla prezesów sądów z zarządzania – to plany resortu Adama Bodnara na poprawę sytuacji w sądach.

Nie tylko pozytywy

Nowelizacja wprowadziła wiele udogodnień i usprawniła procedurę. Dziś z pewnością łatwiej jest doprowadzić do zdalnego przesłuchania świadka zagranicznego czy mieszkającego z dala od sądu. Zdalne terminy mają też większą elastyczność, a przez brak konieczności stawiennictwa czasem w bardzo odległym miejscu rzadziej kolidują z innymi obowiązkami osób wzywanych do sądu. Rozwiązanie to może jednak negatywnie rzutować na rzetelność, poprawność i efektywność takiego przesłuchania.

Dlatego, naszym zdaniem, formuła zdalna – mimo wielu bezsprzecznych zalet – może mieć jednak istotny i nie zawsze korzystny wpływ na postępowanie, w szczególności na etap postępowania dowodowego.

Największą wadą rozpraw zdalnych, podczas których przesłuchiwani są świadkowie, jest ich fizyczna nieobecność na sali sądowej. To rodzi szereg trudności, które obserwujemy w naszej praktyce.

Po pierwsze, sąd i pełnomocnicy mają bardzo ograniczoną zdolność weryfikacji, czy świadek składa zeznania samodzielnie. Widząc jedynie wąski wycinek pomieszczenia, w którym świadek przebywa, nie można ustalić, czy przebywa tam sam, czy nie korzysta z pomocy wykluczonych w toku składania zeznań, takich jak np. notatki, dokumenty, pisemne instrukcje czy wyszukiwarka internetowa. Brak kontroli nad samodzielnością świadka zagraża wiarygodności i prawdziwości zeznań.

Po drugie, sąd ma w praktyce ograniczoną możliwość wpływania na warunki, w jakich świadek składa zeznania. W przeciwieństwie do rozpraw odbywających się na sali sądowej, bywa, że świadkowie łączą się z sądem, prowadząc samochód, z miejsc głośnych i niepozwalających na zachowanie poufności. Problemem bywa telefon, z którego świadkowie łączą się czasem z sądem, a który ma niewielki ekran, może mieć słaby zasięg albo wyczerpującą się baterię. To skutkuje dużo wyższym niż w klasycznej formule odsetkiem zeznań przerwanych z powodu problemów technicznych albo rozłączenia się (przypadkowe lub nie) przez świadka z sądem. Zazwyczaj takie zeznania są później wznawiane, ale ich walor dowodowy jest znacznie obniżony – szczególnie gdy świadek zdążył się już zapoznać z kierunkiem zadawanych pytań albo gdy wręcz trzeba mu zadać je ponownie.

Po trzecie, w formule online sąd oraz pełnomocnicy nie mają możliwości obserwowania reakcji, mowy ciała ani ogólnej postawy świadka. Podczas przesłuchania osoby, która może nie chcieć pewnych rzeczy ujawnić lub szczerze i wyczerpująco odpowiedzieć na zadawane jej pytania, komunikaty niewerbalne mogą mieć duże znaczenie dla oceny wiarygodności jej zeznań.

Po czwarte wreszcie, zdalne prowadzenie przesłuchania świadka może uniemożliwić przeprowadzenie tej czynności w taki sposób, aby zeznania były kompletne i wyczerpujące także z prostych przyczyn technicznych.

W dużych, skomplikowanych sporach gospodarczych często powstaje potrzeba okazania świadkowi konkretnych dokumentów ze zgromadzonych przez sąd akt postępowania. Jeśli jakość połączenia nie jest dobra albo świadek odbywa połączenie za pośrednictwem telefonu, będzie to zadanie niemożliwe do wykonania. W praktyce takie sytuacje zdarzają się dość często i wymagają ponownego wezwania świadka do sądu – tym razem osobiście.

System gwarancji

W marcu 2023 r. przyjęto nowelizację k.p.c., która stanowi dostosowanie istniejących rozwiązań, zaprojektowanych na potrzeby stacjonarnej rzeczywistości, do prowadzenia postępowania cywilnego w formule zdalnej. Zadaniem wprowadzonych zmian było także stworzenie pewnego systemu buforowego, który ma zapobiec nadużyciom i zminimalizować negatywne skutki trybu online, o których piszemy powyżej.

Do takich najważniejszych zmian należą:

- uzależnienie możliwości przeprowadzenia zdalnej rozprawy od tego, czy nie stoi temu na przeszkodzie charakter dokonywanych czynności oraz gwarancja praw stron i prawidłowego toku postępowania (art. 151 § 2 k.p.c.);

- uzależnienie możliwości zdalnego przeprowadzenia dowodu od tego, czy charakter dowodu się temu nie sprzeciwia (art. 235 § 2 k.p.c.);

- możliwość uzależnienia zdalnego przesłuchania danej osoby od tego, że będzie łączyć się z budynku innego sądu (art. 151 § 3 k.p.c.);

- możliwość wezwania przesłuchiwanej osoby do osobistego stawiennictwa, gdy odmawia podania informacji o miejscu swojego pobytu lub jeżeli jej zachowanie budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu przesłuchania (art. 151 § 8 k.p.c.);

- zagwarantowanie stronie możliwości wyrażenia sprzeciwu wobec przeprowadzenia dowodu na posiedzeniu zdalnym (art. 2631 k.p.c.).

Zamknięte drzwi

W praktyce możliwość zdalnego przeprowadzenia rozprawy dotyczy jeszcze jednego wyjątku, istotnego szczególnie dla sporów gospodarczych.

Procedura cywilna przewiduje możliwość odbycia rozprawy przy drzwiach zamkniętych. Zgodnie z art. 153 § 1 k.p.c., sąd z urzędu zarządza odbycie całego posiedzenia lub jego części przy drzwiach zamkniętych, jeżeli publiczne rozpoznanie sprawy zagraża porządkowi publicznemu lub moralności lub jeżeli mogą być ujawnione okoliczności objęte ochroną informacji niejawnych. W sporach gospodarczych największe praktyczne zastosowanie znajduje jednak zasada, w myśl której na wniosek strony jawność postępowania zostaje wyłączona, jeśli groziłaby ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa (art. 153 § 11 k.p.c.).

Rozprawy zdalne rządzą się zasadniczo takimi samymi zasadami jak te prowadzone stacjonarnie. Zatem, przynajmniej teoretycznie, jeśli rozprawa toczy się w trybie jawnym, każdy może zwrócić się do sądu o przesłanie linku do spotkania online i wziąć w nim udział w charakterze publiczności. Sytuacja jest jednak diametralnie inna po wyłączeniu jawności. Oczywiście żadna osoba postronna nie będzie wtedy uprawniona do uczestnictwa w rozprawie, ale nie jest to jedyna różnica.

Zgodnie z art. 154 § 1 k.p.c., do rozpraw, których jawność została wyłączona, nie stosuje się przepisów o posiedzeniu zdalnym, chyba że wszyscy uczestnicy czynności przebywają w budynkach sądowych.

Jeśli więc wniosek o przeprowadzenie rozprawy przy drzwiach zamkniętych, np. z uwagi na istniejące ryzyko ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa, złoży chociaż jedna ze stron, to – o ile sąd nie będzie w stanie zapewnić pomieszczeń sądowych dla osób chcących wziąć udział w rozprawie zdalnej – nie będzie możliwe odbycie jej w trybie zdalnym.

W zdecydowanej większości przypadków będzie chodziło oczywiście o zorganizowanie pomieszczeń w sądach innych niż sąd prowadzący postępowanie. W praktyce może to więc wymagać koordynacji z wieloma ośrodkami, które często cierpią na permanentny brak dostępnych pomieszczeń. Z naszej praktyki wynika, że oznacza to często brak możliwości odbycia rozprawy zdalnej lub hybrydowej.

Między postępem a ryzykiem

Digitalizacja postępowania oraz sama idea prowadzenia rozpraw w trybie zdalnym niosą liczne korzyści dla wszystkich stron postępowania. Kilka ostatnich lat pokazało jednak, że te zmiany niosą także wiele wyzwań. Naszym zdaniem, z perspektywy pełnomocników, których głównym zadaniem jest reprezentowanie interesów klienta i dbanie o ich pełną ochronę, niektóre z tych rozwiązań w praktyce mogą okazać się wadami prowadzącymi do poważnych ryzyk po stronie klienta.

Z punktu widzenia ekonomiki procedury sądowej posiedzenia przygotowawcze, które pozwalają na sprawne zorganizowanie postępowania i ustalenia w kwestiach prawnych, warto organizować w trybie zdalnym. W naszej praktyce przesłuchania świadków staramy się prowadzić, kiedy tylko jest to możliwe, w trybie stacjonarnym. Z tego powodu wielu pełnomocników prezentujących podobne podejście pozytywnie oceniło wprowadzony w marcu 2023 r. przepis, który pozwala na wyrażenie (wiążącego dla sądu) sprzeciwu wobec zdalnej rozprawy.

Często korzystamy z tej możliwości, bo chociaż rozprawa zdalna ma swoje zalety, to jeśli chodzi o świadków lepiej nie ryzykować konieczności powtórzenia postępowania dowodowego lub zakończenia przesłuchania z niedosytem czy poczuciem, że to właśnie zdalna formuła zniweczyła nasz plan wydobycia ze świadka cennych informacji. Dotyczy to w szczególności świadków zgłoszonych przez drugą stronę lub z nią powiązanych.