Zdalny pracownik ze zwrotem kosztów, ale pod większą kontrolą

Jesienią tego roku mają wejść w życie oczekiwane od lat przepisy w kodeksie pracy, które uregulują pracę zdalną i  zastąpią tymczasowe rozwiązania wprowadzone na czas pandemii Covid-19. Wprowadzając m.in. definicję pracy zdalnej i możliwość pracy hybrydowej, mają ułatwić życie pracodawcom i pracownikom, a także zwiększyć popularność pracy poza biurem, która pomaga godzić obowiązki opiekuńcze z  życiem zawodowym.

Nowe przepisy zobowiązują np. pracodawcę do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi koniecznych do wykonywania zdalnej pracy, a także do pokrycia związanych z tym kosztów, co dzisiaj wcale nie jest oczywiste.

Cenny benefit

Według ogłoszonego wiosną tego roku badania firmy CBRE co piąta osoba pracująca z domu nie otrzymała żadnego wsparcia od pracodawcy, a jedynie 7 proc. badanych dostało dodatek do pensji, by pokryć dodatkowe koszty, w tym zwiększone rachunki za internet czy prąd. W czasach wysokiej inflacji taki dodatek to cenny benefit, który – jak wynika z badania portalu Pracuj.pl – zachęca 61 proc. pracowników do aplikowania o pracę.

Jak jednak oceniają eksperci, wzrost popularności pracy zdalnej i hybrydowej wcale nie jest pewny, jeśli nowe przepisy kodeksu pracy wejdą w życie w obecnej formie. Pracownicy muszą się liczyć m.in. z tym, że trzeba będzie zgłosić każdą zmianę miejsca zdalnej pracy, np. przedłużony weekend na Mazurach, a pracodawca (to już na mocy innej zmiany w kodeksie pracy) będzie miał prawo skontrolować ich trzeźwość na home office.

Sporo obowiązków czeka też firmy wdrażające pracę zdalną i hybrydową. – Proponowane regulacje podchodzą do pracy zdalnej w bardzo mechaniczny sposób i ograniczają elastyczność pracodawców i pracowników – ocenia Magdalena Warzybok z firmy doradczej Kincentric.

Również ekspertki z Kancelarii Deloitte Legal zwracają uwagę, że efektem wprowadzenia do kodeksu pracy zdalnej w proponowanej formie może być zniechęcenie pewnej części pracodawców do jej stosowania. Jak ocenia Katarzyna Sarek-Sadurska, liderka zespołu prawa HR w Deloitte Legal, w porównaniu z aktualną regulacją (wprowadzoną na czas pandemii), nowe przepisy wydają się skomplikowane i przypominają w wielu aspektach telepracę, która nie cieszyła się popularnością.

Obawy pracodawców

Wymagane będzie wdrażanie wiele dokumentów, konsultacje z przedstawicielami pracowników bądź uzgodnienie ze związkami zawodowymi. W rezultacie, można się spodziewać, że część firm będzie korzystać tylko z okazjonalnej 24-dniowej pracy zdalnej, by ograniczyć do minimum formalności i tworzenie dokumentacji. – Zarówno firmy, jak i pracownicy będą woleli stosować proste, szybkie rozwiązania – ocenia mec. Sarek-Sadurska, zwracając uwagę, że pracodawcy postulowali m.in. większą liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej.

Jak przypomina prof. Jacek Męcina, przewodniczący zespołu ds. budżetu, wynagrodzeń i świadczeń socjalnych w Radzie Dialogu Społecznego i doradca zarządu Konfederacji Lewiatan, to właśnie praca okazjonalna ma być rozwiązaniem dla pracujących opiekunów, w tym rodziców małych dzieci. Dlatego też pracodawcy proponowali, by zwiększyć jej wymiar do 36 albo nawet 48 dni w roku.

Dużym wyzwaniem dla pracodawców może być też kwestia sposobu ustalenia ryczałtu lub ekwiwalentu za prąd, internet czy korzystanie z własnych narzędzi pracownika przy wykonywaniu pracy. Marta Kosakowska-Tomczyk, starszy prawnik w zespole prawa HR w Deloitte Legal, wskazuje na ryzyko związane z tym, jak ustalać kwoty ryczałtu, w jaki sposób długofalowo kontrolować odpowiednie warunki BHP, jakie materiały i narzędzia będą niezbędne w procesie pracy zdalnej. Wyzwaniem będzie też organizacja pracy i powierzchni w biurze. – Wielu pracodawców chciałoby znacząco ograniczyć powierzchnię biurową, co może być problematyczne, skoro większość pracowników może zrezygnować z pracy zdalnej z 30-dniowym wyprzedzeniem – dodaje mec. Kosakowska-Tomczyk.

Na ryzyko problemów z rozliczeniem kosztów pracy zdalnej zwraca też uwagę prof. Męcina. Co prawda nowe przepisy pozwalają na ryczałtowe rozliczenie tych kosztów, ale wskazują jednocześnie, że określając wysokość ekwiwalentu, pracodawca powinien uwzględnić indywidualne koszty pracownika. Tymczasem te koszty mogą być bardzo różne; w przypadku internetu i energii zależą od operatora, źródeł energii (w bloku mogą być dużo wyższe niż w domu z fotowoltaiką), nie wspominając o liczbie domowników, którzy korzystają z internetowych łączy.