Umowę o prowadzenie PPK, w imieniu i na rzecz uczestnika PPK, zawiera pracodawca z instytucją finansową. Dane identyfikujące uczestnika są danymi, które powinny zostać wskazane w tej umowie, zarówno w celu identyfikacji uczestnika, w imieniu i na rzecz którego zawierana jest umowa, jak też w celu usprawnienia komunikacji pomiędzy instytucją finansową a uczestnikiem PPK. Chodzi tu o takie dane jak: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego.
Ważne: Dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla osoby, która posiada numer PESEL, nie jest konieczne przekazanie instytucji finansowej przez pracodawcę rodzaju dokumentu tożsamości tej osoby ani serii i numeru jej dokumentu tożsamości.
Zmiana danych
Obowiązek aktualizacji tych danych ustawa o PPK nakłada jednak na uczestnika PPK, a nie na pracodawcę. Zgodnie z nią uczestnik PPK jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany danych identyfikujących uczestnika PPK, poinformować instytucję finansową o tej zmianie.
Ustawa o PPK wskazuje przy tym, że w sprawach dotyczących PPK uczestnik PPK składa instytucji finansowej oświadczenia woli w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie ich na trwałym nośniku lub w innej postaci, jeżeli w umowie o zarządzanie PPK tak określono. Uczestnik PPK może zatem np. dokonać odpowiednich zmian w serwisie transakcyjnym instytucji finansowej - po zalogowaniu się na swoim rachunku PPK.
Uzupełninie danych przez pracodawcę
W związku z tym, że adres poczty elektronicznej i numer telefonu nie stanowią obligatoryjnych danych uczestnika PPK, których podanie jest niezbędne do zawarcia w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK, powstaje pytanie, czy - jeśli w momencie zawierania umowy o prowadzenie PPK pracodawca nie posiadał tego typu danych pracownika, a pozyskał je później – może, bez specjalnego upoważnienia pracownika, przekazać je do instytucji finansowej.