Backup można robić samodzielnie albo zlecić firmie

Dane cyfrowe łatwo utracić w wyniku awarii sprzętu, oprogramowania, sieci energetycznej czy choćby zgubienia lub kradzieży laptopa. Utrata danych jest dużym zagrożeniem dla przedsiębiorstwa. Dlatego regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, czyli tzw. backupu to konieczność.

Niestety firmy, zwłaszcza mniejsze, nie zawsze o tym pamiętają. Jak wynika z badania przeprowadzonego w 2012 r. przez Comarch, kopie bezpieczeństwa wykonuje niespełna 40 proc. polskich przedsiębiorstw. Pozostałe lekceważą problem, choć utrata danych wiąże się z wysokimi kosztami.

Systemy z bazami danych, ERP, MRP, informacje o klientach, kontraktach, dane finansowo-księgowe – wszystko to składa się na ogromny kapitał. Posiadanie go umożliwia przedsiębiorstwu konkurowanie z innymi podmiotami na rynku. Przywrócenie utraconych danych nie zawsze jest możliwe. A jeśli można to zrobić, trzeba ponieść duże wydatki. Odzyskanie danych z dysku o pojemności 250 GB kosztuje około 4000 zł. Poza tym utrata danych często wiąże się z fizycznym uszkodzeniem sprzętu, który trzeba naprawić lub wymienić. A to również sporo kosztuje.

Na własną rękę

Samodzielna administracja backupem może z powodzeniem zastąpić droższe usługi. Trzeba ustalić, jakie dane powinny być kopiowane, a następnie wybrać oprogramowanie do backupu (oferta rynkowa jest duża) oraz nośniki do archiwizowania kopii.

39 proc.

użytkowników komputerów nie robi backupu

Wybór odpowiedniego oprogramowania jest sprawą kluczową. Program, który pozwala tworzyć kopie zapasowe, musi dawać gwarancję, że oryginalne dane zostaną przywrócone w każdej sytuacji. Wiele firm magazynuje dane na płytach CD, DVD czy pendrive'ach. Lepiej jednak kopiować je na dysk twardy, a jeszcze lepiej na sieciowe pamięci masowe typu NAS (Network Attached Storage). Wtedy zasoby są dostępne poprzez sieć firmową.

Przenośny dysk twardy kosztuje co najmniej kilkaset złotych. Z kolei ceny większości urządzeń NAS dla biznesu mieszczą się w przedziale od 2 do 7 tys. zł netto.

Podwójnym zabezpieczeniem danych jest przechowywanie ich kopii zapasowych w dodatkowej, zdalnej lokalizacji online (backup online). Wtedy w razie np. kradzieży sprzętu, pożaru czy zalania kopie danych znajdują się w bezpiecznym miejscu w zaszyfrowanej postaci. W Internecie jest dostępnych wiele tego rodzaju usług. Na przykład komercyjny Dropbox (usługa świadczona przez Dropbox Inc. polegająca na udostępnieniu przestrzeni dyskowej na serwerach tej firmy) kosztuje około 99 dolarów rocznie za 50 GB przechowywanych danych.

Bez ręcznego sterowania

Można też pójść dalej i zlecić tworzenie kopii zapasowych firmie zewnętrznej poprzez zakup usługi backupu w chmurze. Usługi takie świadczy wiele firm. Nie są zbyt drogie. Na przykład za usługę iBard24 świadczoną przez Comarch płaci się od 199 zł miesięcznie (backup online danych w ilości 10 GB dla pięciu użytkowników) do 1199 zł (backup 100 GB dla 20 użytkowników).

Według badania Comarch, przedsiębiorstwa przechowują w chmurze najczęściej kopie baz danych z używanych programów finansowo-księgowych oraz systemów klasy ERP (74 proc. ankietowanych).

90 proc. przedsiębiorstw trzyma w chmurze pliki i foldery z dysków lokalnych (z reguły dokumenty oraz archiwa programów pocztowych).

– Podstawową zaletą backupu online jest brak konieczności ręcznego wykonywania kopii bezpieczeństwa. Pogram działa w tle według ustawionych zadań i harmonogramów, co nie wymaga ingerencji pracownika. Użytkownik może dostawać wiadomości dotyczące ustawionych backupów. Na adres e-mail lub telefon podany przez właściciela konta przesyłane są powiadomienia o kopiowaniu rozpoczętym i zakończonym sukcesem – mówi Blanka Seweryn z iBard24.

Awarii nie da się wykluczyć

Usługa kopii zapasowych powinna być wykupiona także wtedy, gdy firma pracuje na zasobach zdalnie, w chmurze, utrzymując swoje oprogramowanie na zewnątrz. Dostawcy usług zapewniają, że dane w profesjonalnych centrach są bezpieczne.

– Zwielokrotnione punkty dostępu do sieci energetycznej, zasilacze awaryjne, generatory prądu, wysoka przepustowość łączy oraz redundancja wszystkich urządzeń niwelują zagrożenie, że dojdzie do przerwy w dostępie do usług – mówi Robert Tomaszewski, dyrektor Pionu SMB w Sygnity.

Jednak problemy się zdarzają. Dowodzi tego choćby przykład Beyond. Kłopoty z zasilaniem w jednym z najnowocześniejszych w naszym kraju centrów danych, firmie Beyond.pl, doprowadziły w czerwcu 2012 r. do największej w Polsce awarii usług w chmurze. Odczuły to m.in. Allegro i Wykop.pl. Wszystkie dane udało się na szczęście odzyskać. Najszybciej odtworzono dane klientów, którzy wykupili usługę backupu. Kosztowała ona 2 zł miesięcznie za 1 GB danych.

Wybierając dostawcę usług w chmurze, trzeba zwrócić uwagę na jego możliwości. Przede wszystkim trzeba przestudiować umowę SLA (Service Level Agreement).

Kolejną kwestią jest dostęp do backupowanych zasobów. Najtańszy sposób to korzystanie z usługi za pośrednictwem dowolnego połączenia internetowego. Sprawdza się to w najprostszych rozwiązaniach i przy niewielkiej ilości danych. W innych przypadkach zwykłe łącze będzie po prostu miało za małą przepustowość.

Wielu dostawców oferuje okresy próbne, w czasie których można sprawdzić jakość usługi i porównać z oczekiwaniami. Przed podjęciem decyzji można także zwrócić się do usługodawcy z prośbą o przesłanie przykładowej umowy i regulaminu świadczenia usług.

Wirtualne nie znaczy nieważne

Coraz więcej firm wirtualizuje swoje zasoby. Niestety, maszyny wirtualne są backupowane rzadziej niż te fizyczne. Z danych firmy Symantec wynika, że ponad 60 proc. maszyn wirtualnych nie ma kopii zapasowych.

– Backup środowisk wirtualnych jak najbardziej powinien być elementem polityki tworzenia kopii bezpieczeństwa w firmie. W środowiskach tych uruchamiane są aplikacje, które zawierają bardzo istotne dla firmy dane. Wykonywanie kopii zapasowych maszyn wirtualnych, na których zainstalowane są te aplikacje, jest tak samo ważne jak wykonywanie backupu serwerów fizycznych – mówi Tomasz Jangas z Hitachi Data Systems.

Powiedzieli

Aleksander Łapiński | Trend Micro

Dla małych firm najlepsze do backupu mogą się okazać rozwiązania typu NAS (Network Attached Storage). Oczywiście nadal pozostają płyty CD/DVD/BD. Jednak w przypadku tych nośników należy uwzględnić bezpieczeństwo ich przechowania. Z usług firmy zewnętrznej warto skorzystać wtedy, gdy brakuje wiedzy, co robić, żeby firma poradziła sobie w razie awarii. Backup online odciąża firmę z obowiązku posiadania nośników danych i składowania wszystkiego u siebie. Backup w chmurze daje wiele korzyści. Jednak z tego powodu, że odbywa się online, wymaga odpowiedniej infrastruktury informatycznej. Nie każda firma ma warunki umożliwiające szybki eksport danych. Bardzo często określenie: szybkie łącze, odnosi się tylko do prędkości ściągania danych (na przykład 120 Mbps). W przypadku ich wysyłania jest to 4–6Mbps. Zatem backup będzie robiony dużo wolniej niż pobieranie danych.

Ryszard Regucki | EMC

Trudno powiedzieć, czy backup w chmurze jest optymalny dla każdej firmy. Na pewno dla tych, które korzystają już z aplikacji działających w chmurze, będzie to naturalne rozszerzenie. Dla firm, które działają w modelu bardziej tradycyjnym, chmura może być dobrą alternatywą dla fizycznej lokalizacji zapasowej. Wybierając dostawcę takiej usługi, warto zwrócić uwagę na infrastrukturę centrum danych usługodawcy, gwarantowany poziom dostępności oraz stosowane standardy w zakresie kontroli dostępu.

Krzysztof Łapiński | T-Systems Polska

Najlepsze oprogramowanie do backupu to takie, z którego będziemy potrafili skorzystać. Dajmy sobie czas na przetestowanie i poznanie kilku systemów. Unikajmy skomplikowanych i drogich rozwiązań, jeśli w praktyce będziemy wykorzystywać jedynie część dostępnych funkcji. A jeśli aplikacja nie spełni naszych oczekiwań, nie bójmy się jej zmienić. Zarówno zakres usług, jak i dostawcę możemy zmienić w trakcie korzystania z wybranego rozwiązania. Backup w chmurze jest dobrym rozwiązaniem dla większości danych. Recepta na weryfikację dostawcy i zapisów umowy jest stosunkowo prosta: należy pytać i jeszcze raz pytać. Przedsiębiorcy powinni również stwierdzić, czy odpowiada im to, że aplikacja dostawcy musi backupowany plik dokładnie przeczytać i rozpoznać.

Janusz Mierzejewski | Symantec

Poland Backup danych w małej firmie powinien być kompleksowy, zautomatyzowany i bezproblemowy, ponieważ konieczność usunięcia problemu naraża firmę na koszty. Powinien być też wieloetapowy, składać się z kopii zapasowej oraz drugiej kopii stanowiącej archiwum, przechowywanej najlepiej poza siedzibą przedsiębiorstwa. W czasach, gdy nośniki dyskowe tanieją, zapewniając jednocześnie większą wydajność niż napędy taśmowe, zarówno do kopii zapasowej, jak i dalszej archiwizacji najodpowiedniejsze są dyski twarde. Jeśli firma dysponuje małą ilością danych, najkorzystniejszym rozwiązaniem może okazać się całkowite przeniesienie kopii zapasowej do chmury.

Jak korzysta się z backupu danych w formie usługi

- Firma nie musi inwestować w sprzęt ani oprogramowanie, tylko kupuje usługę tworzenia kopii zapasowej i odtwarzania w razie awarii, płatną w zależności od wolumenu chronionych danych (np. za 1 GB miesięcznie). Chronione dane mogą się znajdować na serwerach klienta, na stacjach roboczych czy w laptopach pracowników mobilnych. Są one przesyłane przez Internet do zewnętrznego centrum danych usługodawcy.

- Usługa backupu danych jest w pełni zautomatyzowana i ciągle monitorowana. Nie wymaga jakiegokolwiek udziału personelu klienta. Przed przesłaniem dane są kompresowane oraz szyfrowane.

- Na wszystkich urządzeniach, z których dane mają być kopiowane, instaluje się (może się to odbyć zdalnie) tzw. agenta software'owego. Kopie zapasowe są tworzone zgodnie z ustaloną polityką backupu. Dane mogą być odtwarzane na żądanie klienta. Ma on też stały dostęp do statusu usługi.