Do uzasadnienia zwolnienia z pracy mogą służyć dane z jawnych baz

Wejście w życie przepisów o RODO od początku budziło wiele emocji i wątpliwości. W konsekwencji wywołuje też dużo sporów. Kolejny w bardzo ważnej kwestii dotyczącej przetwarzania danych z ogólnodostępnych jawnych baz, zwłaszcza przez pracodawców, przesądził właśnie Naczelny Sąd Administracyjny (NSA). 

Przetwarzanie danych w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę

W tym przypadku chodziło o szkołę podstawową z Wielkopolski. Z uwagi na malejącą liczbę dzieci jej dyrekcja stanęła pod ścianą. Konieczna była reorganizacja i szkoła musiała podjąć decyzję o redukcji zatrudnienia. A nie było to łatwe, bo nikt z kadry pedagogicznej na pierwszy rzut oka nie kwalifikował się do zwolnienia. W tej sytuacji pracodawca postanowił przeanalizować, jak wygląda sytuacja poszczególnych nauczycieli, żeby wytypować tego, dla którego utrata etatu będzie najmniej dotkliwa. Żeby to ustalić, pracodawca sięgnął do danych z publicznych rejestrów, tj. Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz do oświadczenia majątkowego radnego powiatu.

Czytaj więcej:

Biznes

RODO: ograniczenia przy przetwarzaniu danych osobowych zatrudnionych

O wprowadzeniu monitoringu należy poi...

Pro

Wypowiedzenie trafiło do rąk nauczycielki zatrudnionej w placówce od 1999 r. W jego uzasadnieniu szkoła jako jedną z przyczyn rozwiązania stosunku pracy przywołała właśnie dane pozyskane z rejestrów publicznych, dotyczące stanu majątku oraz dochodów z działalności gospodarczej i rolniczej. I tak rozpętała się wojna. Kobieta i jej mąż poskarżyli się do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Małżonek był radnym, a jego oświadczenie majątkowe zostało prześwietlone przez szkołę.

Nauczycielka zarzuciła, że jej były pracodawca dopuścił się nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Kobieta wyjaśniła, że w uzasadnieniu wypowiedzenia zawarte były przetworzone dane dotyczące jej oraz jej męża, niebędące w posiadaniu szkoły. Dodała, że nigdy nie przekazywała ich pracodawcy w celu przetwarzania i udostępnienia. Dlatego uznała, że doszło do przetwarzania danych niezgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.

Dane z jawnych baz a naruszenie praw byłego pracownika

UODO nie zbagatelizował sprawy i poprosił o wyjaśnienia szkołę. Ta odpowiedziała, że pozyskanie danych z publicznych rejestrów nastąpiło wyłącznie na potrzeby procedury rozwiązania umowy o pracę. Zarzekała się, że dane nie zostały udostępnione osobom trzecim, zostały wykorzystane tylko na potrzeby związane z wypowiedzeniem umowy i znajdują się w aktach osobowych pracownika. 

Placówka podkreśliła, że przetwarzanie danych pozyskanych z CEIDG, KRS oraz oświadczenia majątkowego radnego – męża byłej nauczycielki – wynikało z prawnego obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia stosunku pracy. 

Czytaj więcej

Dane osobowe

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych - jak ją legalnie odebrać i kiedy jest zbędna

Do przetwarzania danych osobowych nie zawsze potrzebna jest zgoda osoby, której dane te dotyczą....

To nie przekonało urzędników. Co prawda zgodzili się, że w świetle art. 6 ust. 1 lit. f RODO przetwarzanie co do zasady jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych m.in. przez administratora. W ocenie UODO działania podjęte przez administratora – tu szkołę jako pracodawcę – polegające na zamieszczeniu w treści wypowiedzenia stosunku pracy danych osobowych zwolnionej, pozyskanych z ogólnodostępnych rejestrów publicznych, nie znajdują podstaw w przepisach. I stanowią naruszenie art. 6 ust. 1 RODO.

W konsekwencji decyzją prezesa UODO nakazano szkole usunięcie danych osobowych dotyczących stanu majątku, dochodów z działalności gospodarczej oraz rolniczej zwolnionej nauczycielki.

Dane z CEIDG, KRS, oświadczeń jako uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę

Pracodawca nie złożył broni. Upierał się, że nie naruszył prawa, bo pozyskanie danych z ogólnodostępnych rejestrów nastąpiło wyłącznie na potrzeby procedury rozwiązania umowy o pracę z nauczycielem i jej szczegółowego uzasadnienia. Szkoła podkreślała, że podejmując decyzję o redukcji zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników, stosuje się określone kryteria doboru do zwolnienia. Te muszą być przedstawione zwalnianemu w piśmie wypowiadającym umowę o pracę (art. 30 § 4 kodeksu pracy). Zaś jednym z nich jest sytuacja majątkowa nauczycieli, posiadanie innych źródeł utrzymania itp. W tym także m.in. zatrudnienie małżonka, prowadzenie działalności gospodarczej czy udziały w spółce.

Czytaj więcej

Dane osobowe

NSA: Czy trzeba usunąć dane z komputera byłego pracownika?

Firma może przechowywać dane dotyczące byłych pracowników na wypadek przyszłych spraw sądowych.

Najpierw rację podstawówce przyznał Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w Warszawie. W jego ocenie przetwarzanie przez szkołę danych z jawnych źródeł danych osobowych w celu uzasadnienia wypowiedzenia miało oparcie w spornym art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

Sąd nie miał wątpliwości, że bazy KRS, CEIDG czy informacje zawarte w oświadczeniu majątkowym są jawne.  Odniósł się też do art. 22¹ kodeksu pracy, na który powołał się UODO, wskazując, że pracodawca może przetwarzać jedynie wskazane w przepisie dane osobowe pracownika. WSA tego poglądu jednak nie podzielił. Podkreślił bowiem, że zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy spełniona jest co najmniej przesłanka wymieniona w tym przepisie, co zostało spełnione w spornej sprawie.

Interes pracodawcy uzasadnia przetwarzanie danych pracownika z innych baz przy zwolnieniu

Ostatecznie wygraną pracodawcy przypieczętował NSA. Również nie miał cienia wątpliwości, że w spornej sprawie przetwarzanie danych jest podyktowane prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora. A konkretnie jest nim konieczność wykazania w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę okoliczności, dlaczego wręczono je tej, a nie innej osobie. 

Mówiąc inaczej, w ocenie sądu informacje dotyczące sytuacji majątkowej (m.in. prowadzenie gospodarstwa rolnego) to okoliczności potwierdzające realizację uzasadnionego interesu przez administratora danych. 

W ocenie NSA sporne przetwarzanie było niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych osobowych. W tym przypadku administratorem jest szkoła. Jeśli pracodawca chce wypowiedzieć umowę o pracę, ma prawo posiłkować się takimi argumentami, które obronią się przed ewentualnym powództwem osoby zwalnianej z pracy.