Inspekcja podważy samowolkę w firmowych grafikach

Przepisy dotyczące czasu pracy przewidują rozwiązania, które pozwalają pracodawcom elastycznie rozplanować firmowe zadania. Jeśli jednak chcą z nich korzystać, muszą oficjalnie wprowadzić je do wewnątrzzakładowych przepisów. W przeciwnym wypadku za stosowanie udogodnień w planowaniu pracy, których nie przewidują wewnętrzne regulacje, mogą – w razie kontroli PIP – ponieść kosztowne konsekwencje.

Niewiadoma o systemie

Zasadą jest, że czas pracy osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie ?40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 k.p.).

Osoby, wobec których ma zastosowanie taka właśnie organizacja czasu pracy, są zatrudnione w tzw. podstawowym systemie czasu pracy. Należy jednak pamiętać, że nie jest to jedyny możliwy do zastosowania system czasu pracy. Kodeks pracy przewiduje bowiem jeszcze sześć innych:

- ?równoważny (art. 135 136 i 137 k.p.),

- ?w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.),

- ?przerywany (art. 139 k.p.),

- ?zadaniowy (art. 140 k.p.),

- ?skróconego tygodnia pracy ?(art. 143 k.p.) i

- ?weekendowy (art. 144 k.p.),

a w każdym z nich pracownika zatrudnionego na cały etat obowiązują normy określone w art. 129 ?§ 1 k.p.

Obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie w treści regulaminu pracy m.in. przyjętych w zakładzie systemów i rozkładów czasu pracy (art. 1041 § 1 pkt 2 k.p.). Jeśli o tym zapomni, a w praktyce zastosuje któryś ze specyficznych systemów czasu pracy, to ten brak na pewno wychwyci inspektor Państwowej Inspekcji Pracy. Jeśli bowiem przepisy wewnątrzzakładowe ?nie wskazują przyjętego w zakładzie systemu czasu pracy, zakłada się, że obowiązuje system podstawowy.

Przykład

Do niedawna cała załoga firmy pracowała w podstawowym systemie czasu pracy, tj. od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8 do 16. Pracodawca uznał jednak, że dla pracowników produkcyjnych warto byłoby zastosować równoważny system czasu pracy, pozwalający na przedłużanie dniówki roboczej nawet do 12 godzin. Wdrożył ten pomysł ?w życie. Równocześnie jednak ?nie zmienił regulaminu pracy ?w tym zakresie. W razie kontroli ?PIP inspektor pracy uzna, że wszyscy pracownicy firmy – również ci ?z produkcji – wciąż pracują ?w podstawowym systemie czasu pracy. W konsekwencji ustali, że robotnicy permanentnie przekraczają 8-godzinną dobową normę czasu pracy. Tym samym – nawet jeśli nie przekroczyli wymiaru czasu pracy ?dla danego okresu rozliczeniowego ?– wystąpiły godziny nadliczbowe ?z przekroczenia dobowego.

W jakim okresie

Podobne konsekwencje mogą wynikać z braku regulacji przyjętego w firmie okresu rozliczeniowego. Obok stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy treść regulaminu pracy powinna zawierać również tę informację (art. 1041 § 1 pkt 2 k.p.).

Oczywiście problem wystąpi jedynie wtedy, gdy pracodawca – nie przewidując takiej możliwości w przepisach wewnątrzzakładowych – zastosuje w praktyce dłuższy okres rozliczeniowy, niż wynika to np. z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub z niezaktualizowanej treści regulaminu.

Przykład

Zgodnie z treścią regulaminu pracy zatrudnieni pracują w równoważnym systemie czasu pracy. Pracodawca zapomniał jednak określić, jaki przyjmuje okres rozliczeniowy. ?To przeoczenie może go dużo kosztować w razie ewentualnej kontroli PIP. W tym systemie zasadą jest bowiem jednomiesięczny okres rozliczeniowy, który jednak ?– w szczególnie uzasadnionych przypadkach – można przedłużyć maksymalnie do 3 miesięcy (art. 135 § 1 i 2 k.p.). Aby skorzystać ?z przewidzianej w tym przepisie możliwości przedłużenia okresu rozliczeniowego, konieczne jest jednak wprowadzenie odpowiedniego postanowienia w tej sprawie do regulaminu  pracy. Brak regulacji ?w tym zakresie oznacza, że kontrolujący będzie rozliczał czas pracy w okresach jednomiesięcznych. Tym samym rachuby pracodawcy, który rozplanował pracę na okres rozliczeniowy obejmujący styczeń – marzec 2014 r. na  496 godzin, ?nie ziszczą się. Inspektor będzie bowiem rozliczał każdy miesiąc osobno.

Jeśli zatem według opracowanego przez pracodawcę harmonogramu?w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego pracownicy powinni przepracować 184 godziny w styczniu, 136 godzin w lutym i 176 godzin ?w marcu, to inspektor będzie te liczby porównywał z wymiarami czasu pracy dla tych miesięcy. Wynoszą one odpowiednio 168 + 160 + 168 godzin. To zaś oznacza, że w styczniu i marcu wystąpi praca nadliczbowa, którą trzeba podwładnym zrekompensować.

Uwaga!

Przedstawiona sytuacja może wystąpić w każdym systemie czasu pracy. Przepisy określające zasady stosowania poszczególnych systemów przewidują bowiem właściwe dla nich okresy rozliczeniowe. Jednocześnie zaś od 23 sierpnia 2013 r. w każdym systemie  można przedłużyć okres rozliczeniowy do maksymalnie 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Konieczne jest tylko uzasadnienie takiego działania przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy (art. 129 § 2 k.p.) oraz dochowanie wymogów formalnych – tj. ustalenie przedłużonego okresu rozliczeniowego w układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku – w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Kopię takiego porozumienia należy przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie ?5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 150 § 3 i 4 k.p.).

Skutki nieformalnej przerwy

Pracodawcy nie ujdzie bezkarnie również wprowadzenie – bez formalnych zmian – dodatkowej pauzy w pracy niewliczanej do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, na posiłek lub załatwienie spraw osobistych (art. 141 § 1 k.p.). Jeśli nie przewidują jej przepisy wewnątrzzakładowe (tj. układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy, a w razie ich braku – umowa o pracę), to inspektor uzna, że pracownik świadczy codziennie pracę nie przez 8, ale 9 godzin. Zwykle bowiem czas trwania tej przerwy nie jest odnotowywany ?w indywidualnych kartach ewidencji czasu pracy podwładnych. Trudno więc byłoby wykazać, że przez godzinę dziennie pracownik nie wykonuje obowiązków.

Nawet jednak jeśli pauza jest ewidencjonowany lub czas jej trwania został z góry narzucony załodze (np. od 12 do 13) ?– co stanowi dowód na to, że pracownik  w tym czasie nie wykonywał obowiązków – to bez jej formalnego wprowadzenia czas ten inspektor zakwalifikuje jako przestój. A jest to okres, za który zatrudnieni mają prawo do wynagrodzenia wynikającego z ich osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania –  to w równowartości 60 proc. wynagrodzenia (art. 81 § 1 k.p.).