Odroczenie KSeF - zaskoczenie, którego wszyscy się spodziewali

Ministerstwo Finansów odroczyło termin wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jako przyczynę wskazano obawy co do wydajności rozwiązania, którego awaria mogłaby się bardzo poważnie odbić na funkcjonowaniu firm. Oznacza to, że obecnie zdefiniowana ustawowo data 1 lipca 2024 zostanie zmieniona, a system, co najmniej do końca roku, będzie działał w dalszym ciągu jako rozwiązanie fakultatywne - dające dobrowolny wybór czy do niego dołączyć. Jednocześnie zarówno Minister Finansów jak i szef KAS wyraźnie podkreślili determinację, aby obligatoryjny KSeF wdrożyć w życie po usunięciu obecnych błędów i ograniczeń. Nie może to dziwić, bo jak wskazuje wiele analiz (w tym raport Komisji Europejskiej czy ocena skutków regulacji dla projektu KSeF) implementacja powszechnego systemu e-fakturowania przekłada się na daleko idące pozytywne skutki w zakresie uszczelniania systemu podatkowego.

Czytaj więcej:

Podatki

KSeF: Kosztowna decyzja Ministerstwa Finansów. Którym firmom zaszkodzi

Pro

Chociaż nie zostało to wspomniane podczas konferencji ministerstwa, decyzja o odroczeniu wpisuje się także w trend obserwowany w wielu krajach Unii Europejskiej przygotowujących się do wdrożenia obligatoryjnych systemów e-faktur. Odroczenia takie ogłosiły już między innymi Niemcy czy Francja, a Parlament Europejski zarekomendował przesunięcie planowanego w w dyrektywie ViDA terminu, w którym wszystkie kraje mają taki system wprowadzić w życie z 2028 na 2030 lub na 2032 rok. Wraz z rosnącą świadomością co do wyzwań technicznych, coraz częściej przypomina się też o problemach wydajnościowych, które powodowały liczne awarie i przerwy w działaniu systemu e-faktur we Włoszech w pierwszym roku jego działania (obowiązek zaczął działać w 2016 roku). W tym kontekście, jeżeli obecny kształt systemu rzeczywiście budzi obawy co do jego wydajności, racjonalnym i uzasadnionym wydaje się wykonanie jego audytu technicznego i uzyskanie odpowiedzi na pytanie czy jest on w stanie obsłużyć zakładany wolumen faktur w polskiej gospodarce.

Trzeba jednak również podkreślić, że odroczenie wejścia w życie tak kluczowej zmiany jaką jest obligatoryjny KSeF może budzić wśród przedsiębiorców istotne (również z punktu widzenia obrotu gospodarczego) pytania.

Trzy najczęstsze z nich, które nam sugerują nasi klienci, to:

● Kiedy zostanie ogłoszona nowa data wejścia w życie przepisów?

● Czy ministerstwo zakłada zmiany w modelu funkcjonowania oraz w schemie xsd?

● Jak kontynuować prace nad rozpoczętymi projektami?

Zgodnie z informacjami przekazanymi przez MF, odpowiedź na pierwsze z tych pytań nastąpi po uzyskaniu wyników audytu. Bardzo cieszy tu szybkie działanie administracji. Zgodnie z zapowiedziami, ogłoszenie o przetargu na jego przeprowadzenie zostało opublikowane jeszcze 19 stycznia. Przewiduje ono czas na składanie ofert do 30 stycznia, zawarcie umowy do 28 lutego i wykonanie audytu w ciągu 30 dni roboczych od jej podpisania. Oznacza to, że prawdopodobnie w drugiej połowie kwietnia, można się będzie spodziewać kierunkowej informacji o skali ewentualnych problemów z system KSeF, przewidywanym czasie ich usunięcia i w efekcie przewidywanym czasie wejścia w życie przepisów.

Należy zwrócić jeszcze uwagę na jeden fakt - mówiąc o obligatoryjności KSeF mamy zazwyczaj na myśli obowiązkowość po stronie sprzedażowej - czyli nakaz wystawiania faktur w KSeF. Tymczasem art. 106na ust. 2 ustawy o VAT definiuje też de facto obligatoryjność zakupową, czyli obowiązek odbierania faktur z KSeF. Ma to istotne znaczenie dla podatników już gotowych do korzystania z systemu. W tym momencie, mają oni obowiązek gromadzenia pisemnych zgód nabywców na wystawianie faktur w KSeF, co w wielu wypadkach istotnie utrudnia korzystanie z tej formy fakturowania. Jeżeli wraz z odroczeniem obowiązku po stronie sprzedażowej, utrzymany zostanie obowiązek gromadzenia takich zgód, sytuacja takich podatników się nie zmieni. Jeżeli jednak odroczenie nie obejmuje części zakupowej, może to być istotny impuls dla wielu podatników, aby dobrowolnie dołączyć do systemu, jeszcze przed jego pełną obligatoryjnością.

Rozważając drugie z przedstawionych pytań, a więc spodziewany zakres zmian, należy zauważyć, że wspomniany już audyt obejmuje jedynie weryfikację techniczną KSeF: analizę dokumentacji, kodu oraz testy wydajnościowe. Również podczas konferencji, na której ogłoszono zmianę, wśród jej powodów nie wspomniano o konieczności wprowadzania zmian w modelu funkcjonowania systemu, czy zmian w schemie xsd. Można by z tego wysnuć wniosek, że MF dostrzega ryzyka wydajnościowe, jednak w zakresie działania systemu nie widzi konieczności zmian. Nie należy jednak zapominać, że odbyć się mają również konsultacje publiczne. W ich toku może pojawić się wiele sugestii, które mogłyby doprowadzić do zmian w funkcjonowaniu KSeF. W świetle poczynionych już przez wielu podatników inwestycji, a także bieżącego funkcjonowania systemu fakultatywnego wydaje się kluczowe, aby Ministerstwo Finansów jak najszybciej przedstawiło swoje stanowisko w zakresie akceptowalności ewentualnych zmian, a także rozpoczęło przedmiotowe konsultacje.

Próbując zasugerować odpowiedź na trzecie pytanie, a więc dalsze działania, wydaje się, że powinny one zależeć od obecnego statusu wdrożenia u danego podatnika. Należy wyraźnie podkreślić dwie rzeczy - niezależnie od daty, wdrożenie obowiązku KSeF stanie się faktem, a przygotowanie do tego wdrożenia pozostanie równie złożonym procesem jak obecnie. Będzie wymagało przeprowadzenia mapowania procesów, danych, wyboru rozwiązania technologicznego, zmian systemowych, czasem zmian w sposobie prowadzenia biznesu i wielu innych czasochłonnych czynności. Dlatego dla tych, którzy jeszcze nie zaczęli żadnych prac nad wdrożeniem KSeF, ten dodatkowy czas, spowodowany problemami wydolnościowymi systemu, to ratunek i szansa na podjęcie odpowiednich działań przygotowujących - np. inwentaryzację obecnych procesów fakturowych czy weryfikację wykorzystywanych na fakturach danych. Dla podatników, którzy są w procesie i rozpoczęli już prace kluczowe powinno być zidentyfikowanie najbliższego kamienia milowego w tym procesie, którego osiągnięcie i odpowiednie udokumentowanie pozwoli nie utracić zgromadzonej dotychczas wiedzy i poczynionych przygotowań oraz pozwoli swobodnie kontynuować proces wdrożenia, jak tylko będa znane kolejne wytyczne ze strony MF. Nie należy też zapominać, że ponowne zmobilizowanie zasobów organizacji do prac nad KSeF musi zostać odpowiednio zaplanowane i uzgodnione z innymi, równoległymi inicjatywami - jak np. zmiany systemów finansowo-księgowych.

Jednym słowem warto doprowadzić elementy projektu ściśle związane z wymogami KSeF do stanu, w którym ich kontynuacja będzie dla organizacji jak najmniej problematyczna i kosztowna, a jednocześnie realizować prace nad tymi elementami, które nie są zależne od finalnych wymogów KSeF (jak na przykład poprawa jakości procesów i danych). Dla podatników, którzy już zakończyli wdrożenie i szykowali się do uruchomienia produkcyjnego kluczowa będzie analiza ekonomiczna przejścia na fakturowanie w KSeF.

Czytaj więcej: