Bezpieczeństwo danych w firmie – pamiętaj o profilaktyce!

Na dyskach firmowych komputerów oraz w przepastnych teczkach archiwum znajdują się setki plików i dokumentów zawierających m.in. numery kart płatniczych lub kont bankowych, adresy do wysyłki, a także wszelkie potrzebne dane do wystawiania faktur. Czy masz pewność, że nikt niepowołany nie dostanie się do tych informacji? Sprawdź, w jaki sposób możesz poprawić bezpieczeństwo danych w swojej firmie.

1. Wykonaj zapasową kopię danych

Zapasowa kopia danych, czyli tzw. backup, zapewnia firmie bezpieczeństwo – nawet w razie poważnego kryzysu związanego z utratą zgromadzonych informacji. Sprawdzona i aktualna kopia umożliwi odtworzenie wszystkich utraconych plików na nowym serwerze. Trzymaj ją w bezpiecznym miejscu, oddalonym od serwerów firmy.

2. Zabezpiecz fizyczny dostęp do danych 

Choć coraz więcej firm stawia na przechowywanie danych na serwerach lub w postaci elektronicznej „chmury”, tradycyjne metody wciąż mają się dobrze. Wiele danych nadal przechowuje się w formie papierowej, w szafkach. Jeśli w Twojej firmie znajdują się takie szafki, zabezpiecz je przed fizycznym dostępem niepowołanych osób. Możesz rozpocząć od instalacji zwykłej kłódki i lub zamka na klucz; możesz też postawić na bardziej zaawansowane systemy, w których drzwi otwiera się za pomocą kodu PIN, karty magnetycznej lub hasła. Pamiętaj także, by poinstruować swoich pracowników, w jaki sposób obchodzić się z wrażliwymi danymi. Twoje wysiłki zdadzą się na nic, jeśli pracownicy zostawią otwarte teczki lub pendrivy z informacjami na blacie biurka lub w firmowej kuchni.

3. Zaszyfruj transmisje danych

Wysyłasz dane przy użyciu zwykłego e-maila? Przechwycenie ich treści przez hakerów jest tylko kwestią czasu. Wymyślone w czasach początku Internetu, lecz wciąż popularne tradycyjne protokoły transferu nie zapewniają dostatecznej ochrony przed wścibskimi oczami. Jeśli zależy Ci na zwiększeniu bezpieczeństwa przetwarzanych danych, skorzystaj z nowszych wersji programów pocztowych. Natomiast w przypadku transmisji poprzez strony WWW zwróć uwagę na pasek adresu. Jeśli znajduje się przy nim zielona kłódka, oznacza to, że dane są szyfrowane.

4. Sprawdź komputery swoich pracowników

Nie ma chyba pracodawcy, który wierzy, że jego pracownicy w czasie pracy nie przeglądają Internetu w celach prywatnych. Odpowiednia profilaktyka i edukacja pomogą utrzec przed odwiedzaniem nieodpowiednich witryn. Istnieje jednak większe ryzyko podczas podłączenia się do niezaufanego dostawcy Internetu, np. w czasie służbowego wyjazdu, co wymusza na pracodawcach konieczność zaszyfrowania pracowniczych komputerów tzw. połączeniem VPN. Połączenie to tworzy wirtualny „tunel” łączący komputer pracownika z serwerem firmy, do którego dostęp możliwy jest tylko z płaszczyzny tego komputera.

5. Aktualizuj programy ochronne

Aktualizacja jest czynnikiem sprawiającym, że programy antywirusowe są skuteczne. Jedynie w ten sposób staną się one zdolne do walki z coraz to nowszymi wirusami, których w Interencie każdego dnia pojawiają się setki. Jeśli zauważysz, że Twój komputer pracuje wolniej, na pulpicie czy w jakimś folderze brakuje kilku plików, nie możesz załadować stron WWW – zacznij działać. Prawdopodobnie, na Twoim komputerze zagnieździł się niechciany gość.