Dofinansowanie z Unii na cyfryzację dóbr kultury

Od 30 września do 29 stycznia 2016 r. będzie można składać wnioski o dofinansowanie z działania 2.3 „Cyfrowa dostępność i użyteczność informacji sektora publicznego" programu operacyjnego „Polska cyfrowa na lata 2014–2020" (PO PC 2014–2020). Dofinansowane będą projekty zakładające digitalizację zasobów kultury. Głównym celem programu jest poprawa jakości i dostępności do zasobów archiwalnych oraz przygotowanie ich do ponownego wykorzystania.

Konkurs ma zasięg ogólnokrajowy. Nabór organizowany jest przez Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dawniej Władza Wdrażająca Programy Europejskie), które zgodnie z ustawą z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 jest instytucją pośredniczącą we wdrażaniu tego działania.

Dla kogo i jakie środki

Zgodnie z regulaminem konkursu opublikowanym przez Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o wsparcie są:

- państwowe lub współprowadzone z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego instytucje kultury,

- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych oraz archiwa państwowe,

- ogólnokrajowi nadawcy radiowi i telewizyjni,

- jednostki administracji rządowej oraz jednostki im podległe lub przez nie nadzorowane (np. Narodowy Instytut Audiowizualny, Instytut Muzyki i Tańca, Narodowy Instytut Fryderyka Chopina, Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów),

- Biblioteka Jagiellońska w Krakowie i Biblioteka Narodowa w Warszawie,

- partnerstwa uprawnionych wnioskodawców z przedsiębiorstwami i organizacjami pozarządowymi.

Wybierając partnera należy pamiętać o art. 33 ustawy z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (tzw. wdrożeniowej), który wymaga, aby udział partnera faktycznie pomagał osiągać większe cele projektu, niż samodzielna realizacja projektu.

Ułatwienia w wyborze partnera dla podmiotów sfery finansów publicznych dozwolone są tylko wtedy, gdy wybór wykonawcy w ramach procedur prawa zamówień publicznych jest niemożliwy lub niecelowy. Zgodnie z zapisami regulaminu konkursu, jeśli we wniosku o dofinansowanie nie będzie przekonującego uzasadnienia, projekt zostanie odrzucony na etapie oceny formalnej.

Na konkurs przeznaczono łącznie 400 milionów złotych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR). Minimalna wartość wydatków kwalifikowalnych projektu złożonego do dofinansowania nie może być niższa niż 4 mln złotych, a maksymalna nie może przekroczyć 50 mln euro (według kursu średniego NBP, z ostatnich kolejno następujących po sobie sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie). Maksymalne dofinansowanie wynosi 84,63 proc. kosztów kwalifikowalnych projektu.

Przygotowanie i składanie wniosków

Wnioski o dofinansowanie projektu można składać w formie elektronicznej lub papierowej. W formie elektronicznej będą przyjmowane za pośrednictwem skrzynki podawczej Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC). Formularz wniosku będzie dostępny w katalogu usług publicznych na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz za pośrednictwem strony www.cppc.gov.pl Potwierdzeniem złożenia wniosku będzie urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Po otrzymaniu UPO nie można już wprowadzać żadnych zmian we wniosku.

Wnioski w formie papierowej, wraz z wersją zapisaną np. na płycie CD, należy składać osobiście lub przesyłką rejestrowaną w biurze podawczym Centrum Projektów Polska Cyfrowa, przy ul. Syreny 23, 01–150 Warszawa od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.15 do 16.15. Za moment złożenia wniosku o dofinansowanie w wersji papierowej uznaje się datę osobistego doręczenia, potwierdzonego pieczęcią wpływu zawierającą nazwisko osoby uprawnionej do odbioru oraz informację o dacie i godzinie wpływu.

Oprogramowanie, digitalizacja, prawa autorskie

Ubiegając się o dofinansowanie należy pamiętać, że realizacja projektu może się odbywać dopiero po złożeniu wniosku. Zaplanowane wydatki nie mogły być wcześniej sfinansowane ze środków publicznych. Dodatkowo muszą być uzasadnione i potwierdzone rozeznaniem rynkowym oraz zgodne z zasadami kwalifikowania wydatków w ramach II osi priorytetowej programu operacyjnego „Polska Cyfrowa na lata 2014–2020":

Przy tego rodzaju projektach, ze szczególnym uznaniem należy odnotować fakt, że wnioskodawca może utworzyć w budżecie projektu (w części inwestycyjnej) rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Wartość rezerwy może wynosić maks. 10 proc. całkowitych nakładów inwestycyjnych bez tej rezerwy, a do proponowanego projektu należy załączyć szczegółową analizę ryzyka, uzasadniającą utworzenie rezerwy. Może być ona wykorzystana w szczególności na przekroczenia planowanych wartości przetargów i ewentualny wzrost stawki VAT. Każdy wydatek poniesiony w ramach rezerwy musi być przyporządkowany do jednej z kategorii.

Pomoc na cyfrowe udostępnienie

W ramach konkursu dopuszcza się zarówno projekty, w których wystąpi pomoc publiczna, jak i w których nie wystąpi. Jest to możliwe dzięki temu, że tuż przed ogłoszeniem konkursu, minister administracji i cyfryzacji wydał rozporządzenie określające warunki udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis, co stanowi tzw. program pomocowy. Rozporządzenie umożliwia udzielenie dofinansowania przede wszystkim beneficjentom prowadzącym obok działalności statutowej, np. jako instytucja kultury lub administracja rządowa, także działalność komercyjną, np. wskazani w regulaminie „ogólnokrajowi nadawcy radiowi i telewizyjni".

Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia ministra administracji i cyfryzacji z 21 sierpnia 2015 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis (patrz podstawa prawna) wsparcie udzielane w ramach dofinansowanie może stanowić:

- pomoc de minimis i jest udzielane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 1407/2013;

- pomoc na kulturę i zachowanie dziedzictwa kulturowego i jest udzielana zgodnie z warunkami określonymi w rozdz. I i art. 53 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014;

- pomoc na szkolenia, o ile są niezbędne do osiągnięcia zasadniczego celu projektu; wsparcie to jest udzielane zgodnie z warunkami określonymi w rozdz. I i art. 31 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014.

O tym, czy w ramach realizowanego projektu wystąpi pomoc publiczna wnioskodawcy muszą zdecydować przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, bo kryterium zgodności z prawem pomocy publicznej jest formalnym kryterium dostępu „tak/nie" i niespełnienie go skutkuje odrzuceniem wniosku o dofinansowanie. Kluczowym pytaniem jest sposób, w jaki będzie wykorzystywana zakupiona infrastruktura i wytworzone dzięki niej zasoby. Najlepiej w tym zakresie posłużyć się tzw. testem pomocy publicznej.

Pamiętaj

Aby dofinansowanie było pomocą publiczną, musi spełniać łącznie wszystkie przesłanki wskazane w art. 107 ust. 1 traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Zgodnie z nim pomocą publiczną jest przysporzenie:

- dokonywane przez państwo lub z jego źródeł (przy wykorzystaniu jego zasobów),

- stanowiące selektywną ekonomiczną korzyść,

- zakłócające lub mogące zakłócić konkurencję,

- oraz wpływające na warunki wymiany handlowej między państwami członkowskimi.

Zakwalifikowanie projektu do kategorii dofinansowania z pomocą publiczną niesie ze sobą konsekwencje spełnienia dodatkowych warunków określonych w ww. rozporządzeniu. Zawarty w nim, w § 9 ust. 2 katalog wydatków kwalifikowanych jest spójny z zasadami kwalifikowania wydatków w ramach II osi priorytetowej programu operacyjnego „Polska Cyfrowa na lata 2014–2020". Istotna zmiana dotyczy budżetu, bo dofinansowanie udzielone z pomocą publiczną jest niższe.

Maksymalna kwota wsparcia w odniesieniu do:

- pomocy de minimis – 85 proc. wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem;

- pomocy na kulturę i zachowanie dziedzictwa kulturowego – 85 proc. wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem; w przypadku projektów generujących zysk operacyjny kwota wsparcia jest określana zgodnie z art. 53 ust. 6 lub 7 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014; jeżeli wsparcie na projekt nie przekracza 1 mln euro, wynosi 80 proc. kosztów kwalifikowalnych, zgodnie z art. 53 ust. 8 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014;

- projektów polegających na upublicznianiu literatury lub muzyki – 70 proc. lub różnica między kosztami kwalifikowalnymi a zdyskontowanymi przychodami (dla każdego projektu maksymalna kwota wsparcia ustalana jest zgodnie z art. 53 ust. 9 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014);

- pomocy na szkolenia – 70 proc. wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, kwota ustalana zgodnie z art. 31 ust. 4 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014.

Ocena wniosków

Ocena wniosków o dofinansowanie składa się z ocen: formalnej i merytorycznej. Formalna – przeprowadzana będzie metodą „tak/nie" na podstawie kryteriów oceny projektów, takich jak np. kompletność dokumentacji, kwalifikowalność wnioskodawców, partnerów oraz wydatków, poprawne ustalenie budżetu, zgodność z zasadami pomocy publicznej czy prawidłowość wyboru partnerów w projekcie. Wnioskodawcy już teraz powinni zawierać z partnerami pisemne porozumienia lub umowy o partnerstwie, bo kopię tego dokumentu należy złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie. Podpisana umowa musi zawierać co najmniej określenie praw i obowiązków stron, wskazanie partnera wiodącego, przepływy finansowe oraz sposób postępowania w przypadku naruszenia umowy lub niewywiązywania się z niej. Ponadto trzeba pamiętać, że okres realizacji projektu nie może być dłuższy niż 36 miesięcy.

W tym konkursie CPPC wydłuża ocenę formalną i potrwa ona 15 dni , ale i tak może się wydłużyć o czas dokonania poprawek lub uzupełnień. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie błędy formalne można poprawić. Brak wersji elektronicznej i studium wykonalności automatycznie wyklucza z możliwości ubiegania się o dofinansowanie. Pozostałe błędy formalne można poprawiać, ale tylko jednokrotnie i na wezwanie CPPC.

Ocena merytoryczna prowadzona będzie przez ekspertów zewnętrznych. Wśród kryteriów merytorycznych znajdują się kryteria „tak/nie", jak i punktowane. Dofinansowania nie będzie mógł otrzymać m.in. projekt, w którym wcześniej nie przeprowadzono inwentaryzacji zasobów kultury oraz identyfikacji grup docelowych, dla których udostępnia się cyfrowo zasoby kultury. Z kolei wysoko punktowane będą projekty zakładające cyfrowe udostępnianie zasobów użytkownikom niezależnie od miejsca przebywania i posiadanej technologii oraz cyfryzację zasobów o dużym znaczeniu dla kultury i potencjale dla ponownego wykorzystania zasobów. Eksperci w CPPC będą też zwracać uwagę, czy zaproponowane rozwiązania informatyczne spełniają standardy cyfrowego udostępniania (m.in. standard WCAG) oraz Krajowe Ramy Interoperacyjności. W przypadku wątpliwości, mogą oni się zwrócić do wnioskodawcy o dodatkowe informacje i/lub wyjaśnienie treści wniosku. Eksperci zewnętrzni mogą rekomendować także zmiany w budżecie wydatków, takie jak: obniżenie lub usunięcie niecelowych wydatków.

Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania przez projekt wynosi 97. Aby wniosek mógł zostać pozytywnie oceniony, musi spełnić wszystkie kryteria formalne, a następnie w ocenie merytorycznej spełnić wszystkie kryteria oceniane metodą „tak/nie" oraz uzyskać co najmniej 30 proc. możliwych do uzyskania punktów.

Pamiętaj

Czas przewidziany na ocenę merytoryczną wniosku o dofinansowanie nie powinien przekroczyć 60 dni, ale może się wydłużyć o czas składania wyjaśnień. CPPC szacuje, że łączny czas przypadający na ocenę formalną i merytoryczną wyniesie 90 dni, a konkurs zostanie rozstrzygnięty w kwietniu 2016 r. Pierwsze umowy o dofinansowanie będą podpisywane na przełomie maja i czerwca 2016 r.

Można się odwołać

Od negatywnej oceny można się będzie odwołać, składając w ciągu 14 dni protest. Gdy on nie zostanie uwzględniony, negatywną decyzję można zaskarżyć zgodnie z art. 61 i art. 62 ustawy z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020. Po otrzymaniu informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej, wnioskodawca może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego, a następnie skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Ważny adres

CPPC uruchomiła specjalny adres poczty elektronicznej. Pytania dotyczące konkursu można kierować na adres: konkurs2.3kultura@cppc.gov.pl

Katarzyna Dziuba-Kubicka , specjalista ds. pomocy publicznej i funduszy UE

podstawa prawna: ustawa z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (DzU z 2014 r., poz. 1146)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji z 21 sierpnia 2015 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis na cyfrowe udostępnienie informacji sektora publicznego ze źródeł administracyjnych i zasobów nauki oraz cyfrowe udostępnienie zasobów kultury w ramach programu operacyjnego „Polska cyfrowa" na lata 2014–2020" (DzU z 2015 r., poz. 1237)

Wydatki kwalifikowane

Do wydatków kwalifikowanych zalicza się m.in.:

- zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w tym oprogramowania wraz z kosztami wdrożenia, instalacji, serwisem, zakupem i utrzymaniem domen i portali, obsługą i bezpieczeństwem danych, koszty zakupu, rozszerzenia i aktualizacji licencji lub przejęcia autorskich praw majątkowych oraz programy i systemy informatyczne współpracujące ze sprzętem do digitalizacji;

- zakup materiałów i usług dotyczących digitalizacji zasobów:

• digitalizacja obiektów (tworzenie, obróbka materiałów cyfrowych i weryfikacja jakości),

• selekcja i przygotowanie obiektów i materiałów do digitalizacji, w tym np. wybór, przygotowanie, zabezpieczenie konserwatorskie obiektów i materiałów, wykonanie odwzorowań, transport obiektów do pracowni digitalizacyjnej, koszt wyjazdów terenowych, opracowanie merytoryczne materiałów itp.,

• tworzenie i wprowadzenie do baz danych informacji o zasobach (opracowanie metadanych obiektów), strukturyzacja języka opisu, tłumaczenia słowników oraz weryfikacja jakości,

• digitalizacja rejestrów i poprawa jakości danych, w tym czyszczenie danych, oraz digitalizacja danych dostępnych w innych formach niż forma cyfrowa,

• transport obiektów do digitalizacji do pracowni digitalizacyjnej realizowany własnymi środkami transportu,

• koszty delegacji związanych z wyjazdami terenowymi w związku z przeprowadzaniem procesu digitalizacji (z wyłączeniem spotkań związanych z zarządzaniem projektem);

- zakup, najem lub leasing sprzętu informatycznego wraz z wydatkami na opiekę serwisową posprzedażową (maintenance) sprzętu informatycznego (konserwacja);

- zakup usług przygotowania dokumentacji technicznej, finansowej, studium wykonalności, dokumentacji przetargowej, uzyskanie niezbędnych decyzji administracyjnych na etapie przygotowania projektu, kosztów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie, ocena oddziaływania na środowisko, mapy lub szkice sytuujące projekt;

- zakup usług doradczych w trakcie realizacji projektu, w tym zapewnienie wsparcia technicznego, ekspertyzy prawne, badania i analizy techniczne, finansowe, ekonomiczne;

- zakup nieruchomości zabudowanej i niezabudowanej (do 10 proc. całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu);

- roboty budowlane (do 10 proc. wydatków kwalifikowanych projektu): rozbudowa, modernizacja pracowni digitalizacyjnych lub adaptacja pomieszczeń na pracownię (zapewnienie odpowiednich warunków pomiarowych, w tym: stabilizacja podłoża, dostosowanie kolorystyki, oświetlenia, warunki klimatyczne, kontrola dostępu, przyłącza itp.) oraz wydatki na rozbudowę, modernizację lub adaptację pomieszczeń przeznaczonych na potrzebę funkcjonowania systemów teleinformatycznych służących udostępnianiu zasobów cyfrowych;

- wynagrodzenia osób bezpośrednio realizujących projekt;

- szkolenia, seminaria i warsztaty dla pracowników, e-learning, osób zaangażowanych we wdrażanie projektu oraz grup docelowych korzystających z zasobów udostępnianych w ramach projektu;

- informacja i promocja (do 10 proc. wydatków kwalifikowanych projektu).

>Wybór partnera do projektu

Podmiot sektora finansów publicznych wybiera partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów. Dokonując wyboru, zobowiązany jest w szczególności do:

- ogłoszenia otwartego naboru partnerów na swojej stronie internetowej wraz ze wskazaniem co najmniej 21-dniowego terminu na zgłaszanie się partnerów;

- uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności ich działania z celami partnerstwa, deklarowanego ich wkładu w realizację celu partnerstwa, doświadczenia w realizacji projektów o podobnym charakterze;

- podania do publicznej wiadomości na swojej stronie internetowej informacji o podmiotach wybranych do pełnienia funkcji partnera.

Budżet Państwa Finanse samorządu Z Życia Samorządów