Partner rozmowy: Comarch SA
Jak z perspektywy Comarchu wygląda panorama cyfryzacji w polskim biznesie?
Myślę, że nie jest z nią już tak źle. Dużym katalizatorem zmian była pandemia, która spowodowała, że wiele firm musiało bardzo szybko przestawić się na handel cyfrowy, nastąpiło wdrożenie narzędzi do pracy zdalnej, wzrosło wykorzystanie chmury, scyfryzowane musiały też zostać procesy gospodarcze. Oczywiście jest jeszcze sporo do poprawy i ciągle widoczna jest różnica między przedsiębiorcami działającymi w Polsce i Europie Zachodniej, ale nie jest ona już tak duża jak przed pandemią, a w wielu elementach jesteśmy wręcz bardziej zaawansowani. Przykładem jest podpis cyfrowy, gdzie w Polsce jest on dużo bardziej upowszechniony niż w Europie Zachodniej. Dobrą pracę wykonuje również aparat państwowy, który cyfryzuje procesy związane z podatkami. Na przykład plik JPK czy składanie deklaracji podatkowych i innych następuje w sposób cyfrowy, zarówno w przypadku przedsiębiorców, jak też osób indywidualnych, które mogą, zresztą już od wielu lat, składać roczne deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Funkcjonuje to bardzo dobrze. Z drugiej strony ciągle jest przestrzeń do poprawy. Przeprowadziliśmy niedawno razem z firmą badawczą PMR Market Experts badanie Made in Poland, które objęło przedsiębiorców z segmentu małych, średnich i dużych firm. Przebadaliśmy prawie 150 menedżerów tych firm.
Jakie są główne wnioski z tego badania?
Główne wnioski z tego badania potwierdzają tezę, którą postawiłem, czyli cyfryzacja postępuje. W tym badaniu pytaliśmy m.in. o poziom wykorzystania chmury, bo jest to jeden ze wskaźników, który pokazuje poziom cyfryzacji polskich firm. I generalnie grupa, którą przebadaliśmy, korzysta z chmury. Przy czym, w zależności od branży, ten poziom digitalizacji czy wykorzystania chmury jest różny. Najmniejszy jest w przemyśle, a największy w handlu detalicznym i usługach.
Do czego można dziś wykorzystać chmurę?
W zasadzie dziś można by odwrócić to pytanie, mówiąc, do czego chmury nie można wykorzystać. Do chmury w zasadzie można przenieść całą informatykę i wszystkie systemy. Przeniesienie różnych operacji, systemów do chmury pozwala uwolnić zasoby, ale wpływa też na koszty. Kompetencje cyfrowe są coraz droższe; chodzi także o takie elementy, jak dbanie o bezpieczeństwo, zarządzanie, administrowanie sprzętem komputerowym, dbanie o aktualizacje różnego rodzaju oprogramowania, od pakietów biurowych po systemy ERP czy różne branżowe, wyspecjalizowane rozwiązania. To wszystko można dziś przenieść do chmury i dzięki temu zyskać oszczędności kosztowe. Jednocześnie można podnieść poziom bezpieczeństwa, bo jednak chmury są chronione na dużo wyższym poziomie, zarówno fizycznym, jak i cyfrowym, w stosunku do tego, co przeciętna firma może sama zrealizować. Dodatkowo chmury wymuszają też higienę cyfrową - czyli nie można pracować na niezaktualizowanym oprogramowaniu, nie można też sobie pozwolić na to, żeby na przykład hasła były słabe. Wydaje się to oczywiste, ale na co dzień stykamy się z tym, że firmy napotykają duże problemy, związane m.in. z atakami hakerskimi, z tego powodu, że nie ma aktualnej wersji oprogramowania bądź korzystają ze słabych haseł.
Wspomniał pan o roli administracji w cyfryzacji. Od tego roku mamy kolejny duży krok dla biznesu, czyli Krajowy System e-Faktur, KseF. Jak z państwa punktu widzenia przebiegło jego wdrożenie?
To bardzo ważne pytanie. Mieliśmy już kilka rewolucji podatkowych. Chyba największą były zmiany związane z reformą ZUS, które miały miejsce na początku lat dwutysięcznych. Później był wspomniany JPK i cyfryzacja poszczególnych deklaracji podatkowych. Jednak do tej pory wszystkie te zmiany dotyczyły – wyłącznie albo w bardzo dużym stopniu – procesów księgowych, podatkowych, raportowania do fiskusa.
KseF jest pierwszą rewolucją podatkową, która ma dużo większe znaczenie dla procesów biznesowych. Wszystkie dokumenty, które są przetwarzane w formie papierowej, muszą zostać zdigitalizowane. Dla działów księgowych to będzie bardzo duże ułatwienie, bo nie będą musiały przetwarzać dokumentów papierowych czy w formie PDF i wysyłać ich mailem albo systemem obiegu dokumentów. Od teraz będą one krążyły już jako pliki XML w sposób wystandaryzowany. Bo reforma narzuca standard, kształt i zawartość faktury. Narzuca i wymusza również sposób uporządkowania informacji w załącznikach do faktur. Są one istotne np. dla firm medialnych, które muszą przygotować dodatkowe załączniki.
A co się zmieni z punktu widzenia procesów biznesowych? Jakie tu są wyzwania dla przedsiębiorców?
Z punktu widzenia procesów biznesowych zmienia się sposób dostarczenia faktury i jej powiązania z dostawą. Wpłynie to więc zarówno na procesy logistyczne, jak i te związane z magazynowaniem i ewidencją magazynową towarów. Analogicznie te faktury i KSeF wpłyną też na procesy sprzedażowe. Faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Mamy przykłady klientów, którzy mają tak ustawione procesy biznesowe, że muszą w jeden dzień wystawić kilkadziesiąt tysięcy faktur. Teraz firmy te zastanawiają się, czy system KSeF sobie z tym poradzi. Z drugiej strony muszą także same przemyśleć swoje procesy biznesowe, dlatego, że może to być bardzo utrudnione.
Kolejne, nowe wyzwania, które się wiążą z procesami biznesowymi, dotyczą płatności. Oczywiście płatność jest związana z procesem księgowym, ale dużo większe znaczenie ma dla procesów biznesowych. Na szczęście fiskus przewiduje okres przejściowy – pisała o tym także „Rzeczpospolita” – kiedy numer KSeF nie będzie musiał być ujawniany na przelewie bankowym, ale tak będzie tylko do końca tego roku.
Partner rozmowy: Comarch SA
