Jednak stary dobry papier wciąż jest z nami i raczej go nie zabraknie. Jak więc ograniczyć koszty związane z drukowaniem?
Wszyscy zgadzamy się, że komunikacja elektroniczna niesie oczywiste korzyści, na przykład jednoczesny dostęp do dokumentu przez wielu oddalonych użytkowników. Niezaprzeczalną zaletą rozwiązań cyfrowych jest niemal natychmiastowe dostarczanie informacji. Korespondencja internetowa jednak nie wystarczy, gdy dokument wymaga pogłębionej analizy albo gdy potrzebujemy opatrzyć pismo podpisem. Wtedy wysyłamy plik do drukarki.
Pomimo postępującej digitalizacji, druk i obieg papierowych dokumentów są nadal nieodzownym elementem pracy każdej firmy i instytucji. Stanowią także stałą, istotną pozycję w bilansie kosztów. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwala na redukcję kosztów druku, a niższy koszt to czysty zysk w skali całej organizacji. W skali dużych organizacji mowa jest o tysiącach stron dziennie, tonach papieru, dziesiątkach potrzebnych do tego urządzeń, do których trzeba zamówić tusze i tonery. Skoro nie uciekniemy od papieru, ucieknijmy od nadmiernych kosztów, które często towarzyszą drukowaniu dokumentów.
Po pierwsze: audyt
Jaki rodzaj dokumentów drukujemy najczęściej? Ile ryz papieru zużywa firma miesięcznie? Potrzebujemy wydruków kolorowych czy wystarczą czarno-białe? Czy mamy za mało a może za dużo urządzeń drukujących? Gdzie skanowane są dokumenty? Warto zadać te pytania, jeżeli chcemy poprawić bilans kosztów funkcjonowania firmy czy instytucji. Odpowiedzi dostarczy audyt.
W wyniku audytu środowiska pracy, klient otrzymuje wyliczenie dotychczasowych kosztów druku oraz rekomendacje dotyczące liczby urządzeń, ich rozmieszczenia a także zalecanego oprogramowania do zarządzania drukiem. Manager biura nie tylko dowiaduje się, ile może zaoszczędzić ale także jak podnieść komfort pracy i zapewnić bezpieczeństwo obiegu dokumentów.
