Należy wskazać, że wykonanie kserokopii lub fotokopii decyzji mieści się w pojęciu "sporządzanie notatek i odpisów z akt sprawy". Użycie bowiem kserokopiarki czy też innego urządzenia oznacza tylko sposób sporządzenia takich notatek i odpisów.
Strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy. Dlatego też nie ma podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji. Tak stwierdziły Naczelny Sąd Administracyjny w orzeczeniu z 3 kwietnia 2001 r., sygn.II SA 2580/00, oraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w orzeczeniu z 16 marca 2005 r., sygn. IV SA 4541/02.
Zgodnie z § 2 art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego czytelnik może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania uwierzytelnionych odpisów, jeżeli jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Sporządzenie notatek i odpisów w powyższy sposób jest uprawnieniem stron postępowania. Nie oznacza to jednak, że organ administracji publicznej ma obowiązek sporządzenia kserokopii aktu administracyjnego lub ich odpisu i doręczenia ich stronie. Nie ma przeszkód, aby czytelnik poszedł do urzędu i po otrzymaniu zgody uzyskał konkretne akta, aby dokonać fotokopii własnym aparatem cyfrowym. Nie musi za to płacić.
W tym miejscu należy również wskazać, iż zgodnie z art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego strona może korzystać ze swoich uprawnień w każdym stadium postępowania prowadzonego w trybie zwykłym lub w trybach nadzwyczajnych, od chwili wszczęcia do jego zakończenia. Powinna mieć prawo do przeglądania akt sprawy także po zakończeniu postępowania. Tak stwierdzono w wyroku z 27 listopada 1996 r., sygn. I SA/Lu 139/96. Zgodnie z art. 74 kodeksu postępowania administracyjnego przepisu art. 73 nie stosuje się do akt sprawy objętych ochroną tajemnicy państwowej ani do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy.
Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
