Trudno o znaczące oszczędności kosztów biurowych

Oszacowaliście, że średnie koszty biurowe w przeliczeniu na etat spadły w Europie w skali roku o 2 proc., do 9,5 tys. euro. W Polsce spadek sięgnął 5 proc., do 5 tys. euro, ale były rynki, na których koszty wzrosły. Co o tym zaważyło?

Raport stworzyliśmy w oparciu o normy europejskie i cztery wymiary. Pierwszy to budynek i infrastruktura, a więc czynsz, koszty utrzymania, sprzątanie, opłaty za media. Drugi to ludzie i organizacja, czyli takie kwestie jak catering, materiały biurowe, zarządzanie dokumentami, ochrona itp. Trzeci wymiar to technologie informacyjno-komunikacyjne, czyli sprzęt potrzebny do prowadzenia biznesu, ale też szkolenia z tym związane czy zapewnienie łączności. Po czwarte, to zarządzanie, czyli logistyka działania; pewnie bardziej dotyczy to firm, które mają kilka biur.

Globalnie koszty spadły o 2 proc. To wydaje się niewiele wobec wydawałoby się dużej presji na cięcie kosztów. Firmy mogą oczywiście oszczędzić na cateringu, usługach zewnętrznych, odłożyć inwestycje w sprzęt, ale jeżeli chodzi o czynsz, to umowy najmu nie dają dużej elastyczności. Zwłaszcza na początku pandemii część najemców w Polsce wynegocjowała pewne obniżki, ale nieduże.

Jak rysuje się przyszłość? Co firmy mogą zrobić, by zoptymalizować koszty?

Rosnące ceny energii będą mieć na pewno duży udział w kosztach. Najemcy płacą zgodnie ze zużyciem według liczników, ale w górę pójdą też opłaty serwisowe. Dodajmy, że wynagrodzenia w Polsce rosną i raczej będą dalej rosnąć, co też nie ułatwi ograniczania kosztów funkcjonowania w biurach.

Dużego pola manewru nie ma, bo umowy najmu są zawierane na średnio pięć lat i można szacować, że po tych prawie dwóch latach pandemii ok. 40 proc. kontraktów wygasło lub zbliża się do zakończenia. Nowa umowa to możliwość wynegocjowania lepszych warunków, przede wszystkim bardziej przemyślanych pod kątem powierzchni, dopasowania do aktualnych wymogów rynku i do wyzwań, które stawia pandemia. Być może firmy będą wynajmować trochę mniejsze biura – ale nie spodziewałbym się tu rewolucji. Na pewno biura będą inaczej zaaranżowane, tak by można je elastycznie dostosowywać pod kątem liczby pracowników potrzebnych na miejscu danego dnia.

Kiedyś atrakcyjnie zlokalizowane i urządzone biuro było prawdziwą kartą przetargową w zabieganiu o pracowników. Jak pod tym kątem wygląda nowa rzeczywistość?

Pandemia nie wywołała jakiegoś nadmiernego wzrostu siły roboczej, a to kwestia mocno analizowana przez podmioty, które są już na naszym rynku, jak i te, które chcą tu wejść – a takich jest naprawdę bardzo dużo.

Perspektywy wzrostu polskiego rynku biurowego są w średnim terminie, dwu–trzyletnim, naprawdę bardzo zdrowe. Widzę bardzo wiele podmiotów czy grup podmiotów, które mogą wchodzić na nasz rynek, co spowoduje, że nawet jeśli powierzchnia przeciętnego biura się zmniejszy, to nie zaboli to rynku tak bardzo. Biura mogą być mniejsze, ale firm je wynajmujących będzie więcej.

Bardzo dużo będzie zależeć od rynku pracy. On dziś bardzo mocno kształtuje podejście do pracy hybrydowej, bo szczególnie młodsze roczniki mają skłonność czy umiejętność zmiany pracy bez większych oporów, poszukiwań. Mogą zatem wybierać pracodawców, którzy będą zapewniali im elastyczność.

Badania pokazują też, że praktycznie wszyscy jak jeden mąż mówią, że chcą pracować hybrydowo, z domu, chcą mieć elastyczny czas pracy. To będzie wpływało na pewno na politykę firm.