Wady i zalety najpopularniejszych pakietów oprogramowania biurowego

Pakiet oprogramowania biurowego jest niezbędny zarówno w niewielkiej firmie, jak i korporacji. Z punktu widzenia produktywności pracownika jest ważniejszy niż system operacyjny czy przeglądarka internetowa zainstalowana w komputerze. Przemyślany wybór oprogramowania biurowego może przynieść wymierne korzyści finansowe w postaci zaoszczędzonego czasu czy większej wydajności pracy.

Dostępne na rynku pakiety biurowe różnią się zasadniczo ceną, funkcjami i zastosowaniami, w których sprawdzają się najlepiej.

[srodtytul]Microsoft Office 2007[/srodtytul]

Niezależnie od opinii na jego temat jest punktem odniesienia przy wszystkich porównaniach. Zawiera pakiet programów, bez których wiele firm, korporacji, a także indywidualnych użytkowników nie wyobraża sobie codziennej pracy z komputerem. Są to: edytor tekstu Word, arkusz kalkulacyjny Excel, PowerPoint (tworzenie prezentacji), Outlook (poczta, kalendarz, planowanie czasu). Do tego dochodzi wiele mniej znanych programów, takich jak Access (bazy danych), One Note (notatnik dla komputerów typu tablet), Publisher (przygotowanie publikacji do druku), Visio (tworzenie diagramów i wykresów) czy Groove (współpraca online przy tworzeniu dokumentów).

Największą zaletą MS Office jest dominacja na rynku. Pliki w jego formatach (takie jak tekstowy .doc czy arkusz kalkulacyjny .xls) są globalnym standardem. Większość konkurencyjnych pakietów oprogramowania biurowego bez problemu radzi sobie z plikami Microsoftu. Do plusów należy też zaliczyć rozbudowane możliwości, jakie oferują np. Outlook i Excel; ich odpowiedniki takich nie mają. Doceniają to np. księgowi powszechnie używający Excela czy pracownicy dużych firm umawiający się na spotkania za pomocą kalendarza Outlooka.

Wadą MS Office jest cena. Podstawowa wersja pakietu do użytku domowego kosztuje mniej niż 200 zł, ale firma musi zapłacić ok. 2 tys. zł za jedno stanowisko (wersja dla systemu Windows; Office pracujący na komputerach Mac jest jeszcze droższy). Poza tym, mimo bardzo złożonej struktury wielu programów Office, brakuje w nich wbudowanych samouczków, a mechanizmy pomocy użytkownikowi są słabej jakości. Powoduje to, że większość użytkowników wykorzystuje minimalną część możliwości Office, co stawia pod zna-kiem zapytania opłacalność zakupu.

Do minusów Microsoft Office należy zaliczyć także źle działające narzędzia do wyszukiwania i porządkowania kontaktów oraz wiadomości e-mail. Problemy te można jednak częściowo rozwiązać za pomocą dodatkowych programów-nakładek firm trzecich, takich jak Xobni czy Taglocity (oba darmowe).

Microsoft Office działa z systemem Windows oraz Apple Mac OS. Ta druga wersja pozbawiona jest m.in. programu Outlook, zastąpionego przez mniej funkcjonalny Entourage.

[srodtytul]OpenOffice.org[/srodtytul]

Jest to największy konkurent Microsoft Office i sztandarowy projekt ruchu otwartego oprogramowania. Jego największą, choć niejedyną, zaletą jest dostępność za darmo. Pakiet zawiera programy: Writer (edytor tekstu), Calc (arkusze kalkulacyjne), Impress (prezentacje), Base (zarządzanie bazami danych), Draw (tworzenie wykresów) oraz Math (tworzenie formuł matematycznych). Wszystkie te aplikacje radzą sobie z odczytywaniem i zapisywaniem plików w programach Microsoft Office.

Wady OpenOffice to zdarzające się wciąż, mimo ciągłych poprawek, sytuacje, że dokument stworzony np. w programie Writer wygląda zupełnie inaczej po otwarciu w Microsoft Word i odwrotnie. Księgowym nie przypadł go gustu Calc, który ma mniejsze możliwości od Excela. Dodatkowo zdarza się, że w czasie zapisywania pliku Calc w formacie Excela (np. aby wysłać e-mailem do użytkownika Microsoft Office) gubią się formuły, czyli działania matematyczne wykonane w pliku.

Do zalet, oprócz darmowego dostępu, należy zaliczyć dobrą polską wersję językową i przyjazny interfejs. Dzięki temu z OpenOffice radzą sobie nawet mało obeznani użytkownicy.

Projekt OpenOffice mimo pewnych kłopotów z finansowaniem jest wciąż rozwijany. Wydawane są też poprawki bezpieczeństwa. Dostępny jest zarówno dla systemów z rodziny Windows, Mac OS, jak i dla Linuksa.

Dla wielkich korporacji dużą zaletą OpenOffice.org jest licencja pozwalająca na modyfikacje programu i tworzenie na jego bazie innych produktów. Na OpenOffice wzorują się pakiety StarOffice Sun Microsystems oraz NeoOffice dla systemów Mac OS.

[srodtytul]Microsoft Works[/srodtytul]

Skromniejszy krewny flagowego pakietu Microsoftu. Zawiera tylko edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, bazę danych i kalendarz. Niewątpliwą zaletą jest niska cena, ok. 200 zł za licencję na jedno stanowisko w firmie.

Works jest w pełni kompatybilny z Microsoft Office, co gwarantuje bezproblemową wymianę plików. Dlatego firma może zrobić tak, że pełen MS Office zostanie zainstalowany wyłącznie na stanowiskach, gdzie jest niezbędny, a reszta stanowisk zostanie wyposażona w tańszy Works.

Dla niektórych użytkowników wadą Microsoft Works mogą być reklamy. Pojawiają się one jednak tylko w edycji Microsoft Works SE, która występuje w wersji OEM (preinstalowana przez producenta komputera). Co ciekawe, Polska jest jednym z zaledwie sześciu krajów na świecie, w których wersja ta jest sprzedawana.

Microsoft Works działa w praktyce tylko na komputerach PC z systemem Windows. Rozwój pakietu dla komputerów Mac zatrzymał się na Works 4 (aktualna wersja dla PC ma numer 9).

[srodtytul]IBM Lotus Symphony[/srodtytul]

W latach 80. oprogramowanie biurowe firmy Lotus Software wyznaczało standardy tak jak dziś Microsoft Office, a Lotus 1-2-3 był odpowiednikiem dzisiejszego Excela. Czasy się zmieniły. IBM przejął Lotus Software, a zaprezentowany rok temu pakiet oprogramowania IBM Lotus Symphony jest dziś dostępny za darmo w Internecie. Zawiera biurowy niezbędnik: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i narzędzie do przygotowywania prezentacji.

Dostępność za darmo i działanie na systemach Windows, Mac OS i Linux to niewątpliwe zalety. Nie równoważą one jednak podstawowych wad, takich jak niekompatybilność z Microsoft Office 2007. Trwają prace nad nową edycją Lotus Symphony, która ma go wzbogacić o funkcje znane z OpenOffice.org.

[srodtytul]iWork[/srodtytul]

Tylko dla Apple, w stylu Apple: efektowny, elegancki i nie zawsze kompatybilny z popularnymi programami. Zawiera Pages (edytor tekstu), Numbers (arkusz kalkulacyjny) oraz Keynote (prezentacje).

Jest prostszy w obsłudze niż Microsoft Office. Ma lepszy interfejs, ale mniej funkcji niż produkt Microsoftu. Jego zaleta to niewygórowana cena.

Efektowne funkcje dostępne w Keynote docenią osoby często przygotowujące prezentacje. Niestety, podobnie jak w przypadku OpenOffice.org kompatybilność z Microsoft Office pozostawia sporo do życzenia. Szczególnie dotyczy to dokumentów zawierających tabele, wykresy czy obrazy. Do wad można zaliczyć także częściową niezgodność kolejnych wersji pakietu iWork.

[srodtytul]Google Apps[/srodtytul]

Programy przywiązane do jednego komputera to przeszłość. Tak twierdzi Google i oferuje za darmo swój pakiet o funkcjonalności porównywalnej z Microsoft Office. Google Apps to Gmail (poczta), Kalendarz, Talk (komunikator) oraz Docs, na który składa się edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i program do prezentacji. Zalety to darmowa dystrybucja, obsługa plików Microsoft Office i OpenDocument, przejrzysty interfejs i przede wszystkim oderwanie od jednego, konkretnego komputera. Do obsługi wystarcza przeglądarka internetowa. Można zatem zapomnieć np. o dźwiganiu laptopa czy przenoszeniu plików na pendrive (przenośna pamięć flash) albo na płycie CD.

Niestety, prędkość działania programów online pozostawia wiele do życzenia, powierzenie swoich plików Google’owi uzależnia pracę użytkownika od tej firmy. W razie awarii, choćby takiej, jaka zdarzyła się w połowie maja, kiedy przez dwie godziny usługi Google’a były niedostępne z powodu przeciążenia serwerów, praca jest niemożliwa. Trzeba przyznać, że Google wciąż rozwija sposoby dostępu do poczty i kalendarza w trybie offline (bez dostępu do sieci).

Potencjalny użytkownik Google Apps musi rozważyć, w jakiej mierze przechowywanie informacji na serwerach Google’a jest dla niego bezpieczne. Koncernowi nie przydarzyły się do tej pory istotne wpadki w zakresie bezpieczeństwa. Rozsądnym wyjściem wydaje się jednak robienie tradycyjnych kopii najważniejszych informacji i przechowywanie ich w innym miejscu, tak by były dostępne w razie awarii.

[srodtytul]Zoho[/srodtytul]

Google Apps to niejedyny pakiet biurowy dostępny online. Na tej samej zasadzie pracują także ZCubes, ThinkFree Office czy Zoho. Ten ostatni jest szczególnie wart uwagi, gdyż poza standardowym zestawem aplikacji zawiera także moduł CRM (zarządzanie relacjami z klientem). Zoho oferuje też program Meeting umożliwiający współpracę online wielu użytkowników.