Gdzie szukać oszczędności bez konieczności ograniczania skali działalności – to dziś problem wielu przedsiębiorców. A już zwłaszcza tych, którzy prowadzą działalność w sektorze transportowym, handlowym czy usługowym. I nic dziwnego, ponieważ koszty prowadzenia firm systematycznie rosną, paliwa drożeją, podobnie jak opłaty drogowe, a i same koszty pracy. Z kolei redukować flotę oznacza ograniczyć możliwości operacyjne; z tym wiąże się spadek konkurencyjności przedsiębiorstwa. Firmy szukają więc rozwiązań, które być może na pierwszy rzut oka nie wydają się spektakularne, ale z pewnością pozwalają odzyskać kontrolę nad budżetem. Jednym z takich narzędzi są karty paliwowe – na rynku dobrze już znane, choć ostatnie lata spowodowały spore ich udoskonalenie.
Współczesna karta flotowa oprócz pierwotnej funkcji, czyli płacenia za paliwo jest dziś dość rozbudowanym narzędziem zarządzania kosztami operacyjnymi, w tym narzędziem analitycznym oraz systemem wspierającym logistykę. Dobranie właściwej karty paliwowej może oznaczać różnicę między utrzymaniem płynności finansowej a bezwzględnym wymogiem wprowadzenia drastycznych cięć. Wiele tu zależy od tego, jaka jest skala operacji, jaką prowadzi dana firma. Inne potrzeby będzie miał krajowy producent z flotą dziesięciu samochodów dostawczych, inne operator transportowy obsługujący trasy między dajmy na to Skandynawią, krajami bałtyckimi, przez Niemcy, kraje Beneluxu aż po Irlandię. A inne są potrzeby ogólnopolskiej sieci handlowej, która zatrudnia setki przedstawicieli jeżdżących po całym kraju. I tak karta, która dla jednej firmy będzie praktycznie nieprzydatna, dla innej może oznaczać wzrost efektywności.
Operatorzy stacji paliw oferują obecnie różne rozwiązania. Ciekawą propozycją może być oferta Circle K – jednej z głównych sieci paliwowych działających w Polsce.
- Rozważenie konkretnych potrzeb i celów, które mamy do osiągnięcia w zarządzanej przez nas flocie pojazdów, jest podstawą wyboru odpowiedniego rozwiązania. Myśląc o nim, warto – oprócz wzięcia pod uwagę kwestii biznesowych, zastanowić się także nad pozostałymi korzyściami, jakie niosą ze sobą nowoczesne karty paliwowe - mówi Grzegorz Klonowski, dyrektor ds. sprzedaży B2B i kart sieci stacji paliw Circle K. W ofercie Circle K są nimi: łatwość rozliczeń finansowych oraz np. zniżki na paliwo, myjnie i produkty na stacji czy podniesienie komfortu pracowników. - Oferujemy też wiele innych udogodnień operacyjnych i finansowych dla menedżerów flot - wymienia dyrektor Klonowski.
Konkretnie oferta odnosi się do trzech typów kart flotowych, które różnią się zakresem usług, dostępem do stacji i poziomem zaawansowania. Są to: Circle K Pro Card, Routex oraz Circle K Easy Card. Szczegóły każdej z ofert można znaleźć na stronie sieci, tutaj.
Pro Card jest rozwiązaniem przeznaczonym przede wszystkim dla firm krajowych. Ta karta umożliwia rozliczenia zbiorcze, dostęp do rabatów na paliwo oraz uproszczone fakturowanie. Dla kierowcy oznacza to po prostu szybkie tankowanie, ale korzyść odniesie też dział księgowości, jako że nie ma konieczności analizowania pojedynczych paragonów. Firma ma wgląd w wydatki każdego użytkownika karty, może ustawiać limity dzienne, tygodniowe lub miesięczne. Może też blokować transakcje inne niż zakup paliwa, a tego wszystkiego dokona przez portal online. Nie jest to bez znaczenia, bo wiele przedsiębiorstw, zwłaszcza w sektorze MŚP, do tej pory nie miało dostępu do tego typu funkcji bez konieczności inwestowania w drogie oprogramowanie zewnętrzne.
Routex Circle K z kolei to już produkt typowo międzynarodowy. Karta ta umożliwia dostęp do ponad 20 tysięcy stacji paliwowych w 32 krajach, w tym 6 tysięcy wyspecjalizowanych stacji, przystosowanych dla ciężarówek i autokarów.
- Karta ta umożliwia także uiszczanie opłat za winiety i podatki drogowe – wskazuje dyrektor Grzegorz Klonowski. Dodatkowo, gdy firma działa międzynarodowo, eksperci rekomendują korzystanie z unijnego systemu EETS, który pozwala opłacać przejazdy drogami płatnymi w różnych krajach europejskich – za pomocą jednego urządzenia i jednej umowy. Działa m.in. we Francji, Niemczech, Austrii, Włoszech, Belgii czy Hiszpanii. Obejmuje nie tylko autostrady, ale też mosty, tunele i promy. To wygodne dla kierowcy, bo nie musi pamiętać o tym, jakie zasady obowiązują w danym kraju; wszystko jest zintegrowane z kartą i kierowca nie ryzykuje mandatu za nieopłacony przejazd, a menedżer floty też ma wszystko w jednym miejscu: rozliczenie, raporty, faktury.
A w razie problemów Circle K oferuje wsparcie dostępne 24 godziny przez 7 dni w tygodniu.
Easy Card natomiast odpowiada na potrzeby najmniejszych firm; skorzystają tu mikroprzedsiębiorstwa i jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie potrzebują rozbudowanego systemu raportowania, ale chcą korzystać z rabatów i prostszego fakturowania. Liczy się to, że karta nie generuje opłat abonamentowych, a mimo to oferuje zniżki na paliwo i dostęp do prostego portalu analitycznego. Easy Card umożliwia też wgląd w transakcje, ustawienie limitów na kartach zarówno kwotowych jak i produktowych. Portal nie różni się funkcjonalnie od portali dla Pro Card i Routex.
Ważne są tu także kwestie podatkowe. Karty flotowe oferują ustandaryzowane faktury zbiorcze, które ułatwiają i to znacznie rozliczenia podatku VAT. Dla wielu firm będzie to koniec problemów z nieczytelnymi paragonami czy błędnie zakwalifikowanymi kosztami paliwa. Co w dłuższej perspektywie, oprócz oszczędności pieniędzy, przełoży się również na oszczędność czasu, dla działu księgowości, który może poświęcić na inne zadania.
Z pewnością warty uwagi jest fakt transparentności i bezpieczeństwa. Systemy zarządzania kartami pozwalają ograniczyć ryzyko nadużyć, bo można przypisać kartę do konkretnego pojazdu lub kierowcy, można też ustawić na karcie limity transakcji, a w razie utraty natychmiast kartę zablokować.
Z perspektywy firmy, która zarządza flotą – niezależnie od jej wielkości – kartę paliwową można traktować jako narzędzie strategiczne, które wpływa bezpośrednio na koszty, na bezpieczeństwo i na operacyjną przewidywalność. Oczywiście nie jest to rozwiązanie uniwersalne, ponieważ dla niektórych branż czy modelów biznesowych będzie miała marginalne znaczenie, ale z pewnością tam, gdzie mobilność jest podstawowym elementem działalności, to różnice w kosztach paliwa czy uproszczona administracja mogą mieć konkretny wpływ na marżę.
A że dla przedsiębiorców znaczenie ma każda złotówka, to mają świadomość, że możliwości konkurencyjnej przewagi nie biorą się z wielkich innowacji, tylko właśnie z umiejętności zarządzania detalami – a tym jest korzystanie z nowoczesnej oferty kart flotowych. Nie rozwiążą one wszystkich problemów, ale mogą walnie przyczynić się do tego, czego dziś potrzebują właściciele firm – do kontroli, przewidywania i praktycznie wymiernych oszczędności.
Materiał Promocyjny
