Maciej Czernaś
wiceprezes zarządu
Arcus Systemy Informatyczne
Wdrożenie na uczelniach
Szybkie i skuteczne budżetowanie oraz rozliczanie projektów dofinansowanych z rożnych źródeł jest niemałym wyzwaniem dla uczelni wyższych. Dzięki systemom informatycznym stało to się prostsze. W ostatnim czasie uczelnie wykazują coraz większe zainteresowanie rozwiązaniem one4all. Za nami owocne wdrożenia na Politechnice Śląskiej i Politechnice Poznańskiej. Biorąc pod uwagę poziom skomplikowania uczelnianych budżetów, nowoczesne systemy informatyczne muszą uwzględniać wiele aspektów i wymiarów analitycznych. Niezbędna jest przy tym ich intuicyjność oraz wsparcie pracowników w realizacji codziennych zadań i rozliczaniu projektów, np. grantów. To nie jest łatwe. Rozliczenia dokonywane muszą być z uwzględnieniem źródeł finansowania, zawartych umów, rożnych rodzajów kosztowa oraz zgodnie z planem rzeczowo-finansowym uczelni. Niezwykle ważna jest jakość danych, sprawny przepływ informacji i kontrola na odpowiednim poziomie.
Jako firma Arcus SI, wykorzystując wieloletnie doświadczenie we współpracy z uczelniami, wypracowaliśmy rozwiązanie, które skutecznie wpisuje się w realizację powyższych zadań. Udało nam się stworzyć w dużej mierze zautomatyzowany system, który pozwala planować, rozliczać i jednocześnie księgować zdarzenia występujące na projektach. Budżety projektów prowadzone są według dwóch ujęć - planu zawartego w umowie z instytucją finansującą oraz w powiązaniu z planem rzeczowo-finansowym uczelni. Można z łatwością sprawdzać ich realizację w każdym cyklu życia projektu, np. na poziomie wprowadzania zamówień zakupu, gdzie uzyskujemy informację o przekroczeniach. System pozwala naliczać i automatycznie księgować koszty pośrednie na podstawie rożnych parametrów, np. w zależności od jednostki organizacyjnej. One4all usprawnia również proces rozliczania wynagrodzeń w projektach, wykorzystując rozdzielniki kosztów, udział w projekcie na podstawie kart czasu pracy oraz dodatkowe gratyfikacje w postaci aneksów godzinowych. Dzięki temu rozwiązaniu procesy udało się uprościć nawet o 30 proc.
