Od pięciu lat obserwujemy dużą dynamikę zmian w sposobie, w jaki pracujemy. Pandemia wymusiła na firmach przyspieszoną adaptację do hybrydowego modelu pracy. Mimo że dziś wiele organizacji chętnie widziałoby swoich pracowników w biurach jak najczęściej, wyzwaniem dla nich jest znalezienie rozwiązania, które wesprze realizację tego celu bez stosowania surowej polityki nakazów. Czy Newffice może być na to odpowiedzią?
Newffice to autorska koncepcja firmy Colliers, która od lat wyznacza standardy w projektowaniu nowoczesnych biur i środowisk pracy. Sposób, w jaki żyjemy i pracujemy podlega ciągłym przekształceniom. Co prawda nie potrafimy przewidywać przyszłości, ale dzięki dogłębnemu badaniu zmieniających się potrzeb organizacji i ich pracowników z łatwością możemy wyodrębnić konkretne trendy. Od lat zajmujemy się wdrażaniem różnych elastycznych i cyfrowych rozwiązań. Właśnie na bazie naszych doświadczeń i obserwacji opracowaliśmy koncepcję Newffice, od słów new (nowe) i office (biuro). To koncepcja nowoczesnego środowiska pracy, łącząca fizyczną przestrzeń biurową, zaawansowaną technologię oraz kulturę organizacyjną wspierającą rozproszony model pracy. Filozofia Newffice opiera się na elastyczności, autonomii i zrównoważonym rozwoju, odpowiadając na zmieniające się potrzeby współczesnych pracowników oraz dynamiczne środowisko biznesowe. Nowoczesne biuro to już nie tylko przestrzeń w budynku, to cały ekosystem łączący rzeczywistość fizyczną z wirtualną – chleb powszedni dla organizacji pracujących w modelu hybrydowym, rozproszonym. Jeśli mówimy o firmach zatrudniających tzw. białe kołnierzyki to 9 na 10 organizacji wdrożyło jakąś formę hybrydy. W wielu innych sektorach, takich jak przemysł, medycyna czy handel nastąpiło również nastąpiło uelastycznienie, zmiany te sankcjonuje zresztą sam kodeks pracy. Newffice to koncepcja, która ma pomóc organizacjom dostosowywać się do tej rzeczywistości. To dla nich niezbędne, jeśli chcą pozostać efektywne i atrakcyjne dla pracowników.
Newffice w praktyce. Nowe biuro Colliers
Jak wygląda modelowa hybryda, jakie wyzwania kreuje?
Regularnie badamy organizacje pracujące w modelu hybrydowym i obserwujemy głębokie zmiany. Jeszcze kilka lat temu w przypadku 60 proc. firm domyślnym modelem było swego rodzaju pół na pół: dwa dni w biurze, trzy dni w domu (lub odwrotnie), ewentualnie tydzień zdalnie, tydzień w biurze. Na przestrzeni ostatnich trzech lat podejście się zdywersyfikowało i zmieniło. Widzimy odpływ w kierunku modelu, gdzie priorytetem jest jednak praca zdalna. W 2022 r. tylko 16 proc. organizacji deklarowało takie podejście, w tej chwili jest ich już 25 proc. Odsetek firm działających w modelu „priorytet na pracę z biura” skurczył się. Natomiast z 5 do 15 proc. wzrósł udział firm, które mają różne modele dla różnych grup pracowników. Spodziewamy się, że taka dywersyfikacja będzie postępować, będziemy funkcjonować coraz mocniej w świecie elastycznym i płynnym, a więc i trudniejszym w zarządzaniu. Coraz większa elastyczność to także większa złożoność i mniejsza przewidywalność. Im więcej pracodawcy dają swobody i autonomii, tym trudniej jest im zarządzać zespołami. Z drugiej strony, swoboda i autonomia to dokładnie to, czego pracownicy oczekują. Zbyt mocny nacisk na powrót do biura, kolokwialnie mówiąc „dokręcanie śruby” może być przeciwskuteczne, może powodować odejścia najbardziej pożądanych specjalistów.
Sztuką jest zbudowanie takiej wspólnoty, takiej sieci relacji, by organizacja nie ucierpiała z powodu rozproszenia. Newffice to koncepcja całego ekosystemu łączącego model pracy, miejsce jej wykonywania (biuro i dom) oraz warstwę cyfrową. Ukuto nawet termin phygital – jako określenie na mariaż świata fizycznego i cyfrowego – ale ja wolę mówić o cyfrowych ekstensjach – to różnego rodzaju technologie i narzędzia, z których korzystamy, które stają się właśnie przedłużeniem (extension) naszych zmysłów: rąk, oczu, uszu. Pracodawcy muszą znaleźć odpowiedź, na pytanie jak się w tym płynnym wirtualno-fizycznym świecie odnaleźć i jak w nim konstruować środowisko pracy.
Newffice w praktyce. Nowe biuro Colliers w Warszawie
Właśnie otworzyliście swoje nowe biuro w nowym budynku. Jak więc wygląda Newffice w praktyce?
O biurze epoki hybrydowej często się mówi jako o miejscu, gdzie przede wszystkim stawia się na kontakt, interakcje, relacje. Tymczasem mocno zwiększyła się waga pracy w skupieniu. Z naszych badań wynika, że jeśli biuro jest tak zaprojektowane, by zapewnić warunki do pracy w skupieniu – to pracownicy chętniej do niego przyjeżdżają. Kiedy zbliżała się pora podjęcia decyzji dotyczącej naszej powierzchni biurowej, w związku z kończącą się umową, zadaliśmy sobie daleko idące pytania: jaką organizacją chcemy być, jak powinien wyglądać nasz ekosystem, jak chcemy rozwijać naszych pracowników, jak ma się w to wpisywać zrównoważony rozwój. Cała analiza doprowadziła nas do decyzji o nowej lokalizacji, w nowym budynku – i to jest właśnie modelowy przykład wdrożenia ekosystemu Newffice. Powierzchnia i różne rozwiązania funkcjonalne zostały skonfigurowane pod konkretne typy użytkowników, zaprojektowane na podstawie analizy tego, jak nasi ludzie działają na co dzień, jak pracują i czego potrzebują. Takich typów pracowników w Colliers mamy trzy. Pierwszym z nich są biurkowcy, którzy większość czasu spędzają, wykonując pracę indywidualną. Ważne jest dla nich ergonomiczne stanowisko pracy i bliskość zespołu. Kolejny typ użytkownika to nomadzi, czyli osoby, dla których obecność w biurze to przede wszystkim spotkania. Mimo iż większość czasu spędzają przemieszczając się pomiędzy różnymi przestrzeniami do współpracy, korzystają również z biurek i miejsc pracy w skupieniu. Trzeci typ to super-nomadzi, którzy praktycznie cały czas spędzają na spotkaniach i interakcjach. Właśnie ze względu na te różne style pracy w naszym biurze nie ma sztywnej struktury przypisanych miejsc. Są za to team huby, czyli strefy dla zespołów, które można dynamicznie rezerwować i dostosowywać do bieżących potrzeb. Obok nich znajdują się pokoje do pracy indywidualnej, sale do wideokonferencji oraz innowacyjne strefy kreatywne, gdzie pracownicy mogą przeprowadzać burze mózgów, korzystając z interaktywnych tablic i elastycznego układu mebli. Dodatkowo zadbaliśmy o to, żeby przestrzeń była zdrowa i żeby to było miejsce, do którego przyjeżdżamy bo chcemy a nie dlatego że musimy. Nasze biuro posiada wstępny certyfikat budownictwa zrównoważonego - Precertyfikat WELL i będzie się ubiegać o pełen Certyfikat WELL, który skupia się przede wszystkim na komforcie i bezpieczeństwie użytkowników powierzchni biurowej (lub budynku). Wytyczne WELL spełnione w biurze Colliers dotyczą m.in. jakości powietrza, akustyki, oświetlenia, ergonomii stanowisk pracy oraz działań administracji i HR.
Biuro w czasach hybrydy to wieczny dylemat, jaka wielkość biura dobrać i jak nią zarządzać. Z jednej strony organizacje nie chcą płacić za puste metry, z drugiej chcą uniknąć sytuacji, że któregoś dnia ludzi przyjedzie więcej niż jest w stanie się pomieścić. Rozwiązaliśmy ten problem wdrażając system dynamicznej alokacji, który jest odpowiedzią na problemy zarządzania nierównomierną frekwencją. System ten pozwala prognozować frekwencję danego dnia i przydzielić użytkownikom strefy czy miejsca w zależności od ich potrzeb.
Newffice w praktyce. Nowe biuro Colliers w Warszawie
Ile czasu potrzeba średnio na przygotowanie analiz funkcjonowania organizacji według modelu Newffice? Czy należy to zlecać właśnie tuż przed wygaśnięciem umowy najmu?
Taki rozsądny czas to między 1,5 roku a 2 lata przed wygaśnięciem umowy najmu. Da się to zrobić szybciej, natomiast zawsze rekomendujemy, by zacząć analizy odpowiednio wcześniej, bo wtedy nie musimy podejmować decyzji pod presją czasu. Oczywiście, koniec umowy i perspektywa przeprowadzki to najbardziej naturalna sytuacja. Jednak bardzo często uczestniczymy w procesach, gdzie wdrożenie nowego modelu pracy, przeprojektowanie powierzchni czy infrastruktury, nie wiąże się z relokacją. To można zrobić w każdym momencie.
Dorota Osiecka
CV
Dorota Osiecka jest ekspertką z ponad 18-letnim międzynarodowym doświadczeniem w zakresie strategii środowisk pracy i kształtowania doświadczenia pracowników. Jako dyrektorka działów People & Places Advisory oraz Architecture & Planning w platformie Colliers Define nadzoruje działalność konsultingową, strategiczną, projektową i architektoniczną dla klientów firmy. Jest zwolenniczką podejścia, które w centrum procesu projektowego stawia człowieka. Aby uczynić przestrzeń narzędziem realizacji celów biznesowych firmy łączy w jednym zespole specjalistów z kompetencjami doradczymi, projektowymi i wykonawczymi.
Realizacja koncepcji Newffice obejmuje:
Doradztwo w wynajmie powierzchni biurowej
Architektura i projektowanie wnętrz
Fit-out i generalne wykonawstwo wnętrz
Rozwiązania z zakresu równoważonego rozwoju biura
Modelowe Newffice to:
Przestrzeń fizyczna
Integracja technologiczna
Praktyki pracy i kultura
Zrównoważony rozwój i ESG
Ekonomia współdzielenia i optymalizacja zasobów
Materiał powstał we współpracy z Colliers.
