Wniosek do urzędu stanu cywilnego dotyczył wydania pięciu kserokopii aktu urodzenia potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez kierownika USC. Kierownik odmówił jednak wszczęcia postępowania w tej sprawie. Poinformował, że zgodnie z przepisami ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego istnieje możliwość sporządzenia fotokopii aktu urodzenia. Nie ma ona jednak mocy dokumentu urzędowego i nie może być potwierdzona za zgodność z oryginałem.
Oddalając wniesione zażalenie, również wojewoda świętokrzyski stwierdził, że nie istnieje przepis prawa, na podstawie którego żądanie wnioskodawczyni może zostać rozpatrzone. Z przepisów wynika, że osobie uprawnionej można umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego. Taki dokument nie ma jednak mocy urzędowego. Kierownik USC nie może więc potwierdzić fotokopii za zgodną z oryginałem.
Nie wydaje się więc uwierzytelnionych kopii aktów stanu cywilnego ani samych oryginałów aktów; wydaje się natomiast odpisy aktów o mocy prawnej oryginału.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach petentka uznała odmowę wszczęcia postępowania za bezzasadną, a przepisy za błędnie interpretowane. Przyjęto w nich bowiem, że kierownik USC jest uprawniony jedynie do wydania odpisów aktu urodzenia, a nie jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Przepisy k.p.a. nie mają tu zastosowania – stwierdził sąd. Za nieuzasadnione uznał także pozostałe zarzuty skargi. Przypomniał, że procedura wydawania oryginałów lub odpisów aktów stanu cywilnego reguluje prawo o aktach stanu cywilnego. Ustawa ustanowiła zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego. Jednak żaden przepis nie przewiduje wydania przez kierownika USC kserokopii lub fotokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
