O konieczności poddania się pierwszej ocenie pracownik powinien zostać poinformowany na początku swojego zatrudnienia. Taki obowiązek nakłada na jego bezpośredniego przełożonego § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Zgodnie z tym przepisem w terminie 21 dni od dnia nawiązania z ocenianym stosunku pracy, a w przypadku ocenianego zatrudnionego w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu sc – w terminie 21 dni od dnia ustalenia przez strony stosunku pracy, że oceniany będzie podlegać pierwszej ocenie, bezpośredni przełożony przeprowadza z ocenianym rozmowę wstępną, podczas której: