Zespół nauczycieli zakłada uczniowi objętemu pomocą (z wyjątkiem uczniów z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego) Kartę indywidualnych potrzeb ucznia (KIPU). Jest to swego rodzaju metryczka ucznia. Znajdą się w niej informacje o: danych osobowych i kontaktowych ucznia, rodziców lub opiekunów prawnych; opiniach, czy o stwierdzonej potrzebie objęcia pomocą psychologiczno-pedagogiczną, wynikającej z przeprowadzonych działań pedagogicznych; obszarach, w których uczeń wymaga wsparcia (np. czy jest sprawny fizycznie, czy ma problemy z pisaniem, jak sobie radzi z emocjami, czy jest uzdolniony itp.), stanie zdrowia i ważnych wskazaniach medycznych (zwłaszcza w przypadku uczniów przewlekle chorych), zalecanych przez zespół i zatwierdzonych przed dyrektora formach i sposobach pomocy, skuteczności podjętych działań, terminach spotkań zespołów, a także podpisy osób uczestniczących w spotkaniu.
Zaglądając do takiej karty, nauczyciel zatrudniony w szkole, np. podejmujący po raz pierwszy pracę z danym uczniem, będzie mógł się zapoznać z jego wszystkimi mocnymi i słabymi stronami, dowiedzieć się, kto i dlaczego z nim współpracuje, jakie oddziaływania okazały się dotychczas skuteczne.
Karta nie idzie za uczniem
Teoretycznie uczeń powinien mieć jedną kartę przez cały okres edukacji. Jednakże dyrektor może przekazać kopię KIPU do szkoły lub placówki, do której uczeń będzie uczęszczał po ukończeniu jego szkoły tylko za zgodą rodziców. Oryginał zawsze musi oddać rodzicom lub pełnoletniemu uczniowi. Kopię zaś pozostawia w dokumentacji przebiegu nauczania, które przechowuje się dziesięć lat. Rodzice mogą sami do- starczyć KIPU do nowej szkoły.
Indywidualne ustalenia
Zadaniem zespołu jest również opracowanie planu działań wspierających (PDW). Na podstawie form pomocy zaakceptowanych przez dyrektora określa w nim: cele do osiągnięcia, działania realizowane w ramach poszczególnych form, metody pracy z uczniem, zakres dostosowania wymagań edukacyjnych, działania wspierające rodziców, zakres współpracy z innymi podmiotami, np. poradnią pedagogiczno-psychologiczną.
Z tym, że dla uczniów mających jednorodne potrzeby, np. wszystkich uzdolnionych matematycznie, którzy także w innych sferach funkcjonują podobnie, może zostać opracowany jeden PDW.