Materiał powstał we współpracy z PwC
Jak dziś wygląda odpowiedzialność dyrektorów finansowych w firmach? Czym powinni kierować się, ustalając priorytety? Jak mogą wspierać się sztuczną inteligencją? Jak współpracować i zarządzać dużymi projektami, aby uniknąć chaosu lub w nadzwyczajnych sytuacjach go opanować? Odpowiedzi m.in. na te pytania usłyszeli uczestnicy trzeciej edycji CFO Compass Connect Forum, wydarzenia organizowanego przez PwC dla ambitnych polskich CFO, członków zarządów i dyrektorów finansowych.
– Dziś firmy mają spore problemy wynikające z tego, że muszą wdrażać nowe technologiczne i skomplikowane rozwiązania, które dotyczą wszystkich części organizacji, i dzieje się to w sytuacji olbrzymiego napływu informacji, czasem wręcz szumu informacyjnego. Nie jest łatwo się w tym odnaleźć i sobie z tym poradzić. Ale są sposoby, które pozwalają opanować ten chaos – podkreśla Marcin Makusak, partner PwC, kierujący platfomą PwC CFO Compass
– Często zapominamy o komunikacji, ale pamiętajmy, że komunikujemy nawet wtedy, gdy nic nie mówmy. Z tego biorą się często pierwsze źródła chaosu, pojawiają się plotki, tracimy na efektywności. Jeszcze przed rozpoczęciem zmiany skupiamy się na tym, co nas czeka, i tu pojawia się dużo negatywnych emocji – podkreślała Agata Katyl, dyrektor w Strategy& Polska.
– Dlatego powinniśmy minimalizować chaos przez odpowiednie przygotowanie komunikacji – dodała, przypominając, że jeszcze kilka lat temu mówiło się, że w biznesie nie ma emocji. – Ale tak nie jest, co potwierdzają badania. Emocji nie da się ignorować, a jeśli tak się stanie, będą one wybuchać w trakcie realizacji projektów – ocenia ekspertka. Wtedy, aby je zneutralizować, trzeba wykonać potrójną pracę.
– Nie można zakładać, że wszyscy wiedzą, co ja chcę zrobić. Dlatego nie można zapominać o komunikacji, tak by pracownicy wiedzieli, jaką wartością dla firmy jest projektowana zmiana. To też element budowania zespołu, wspólnoty biznesowej. Każda minuta budowania zespołu i zaangażowania zwraca się dziesięciokrotnie – uważa Marcin Kosecki, wiceprezes Hempel.
Co pomaga opanować chaos w komunikacji?
Agata Katyl przypomniała, że jeżeli nie wiadomo, co się dzieje w firmie, to zaczyna się spadek efektywności i „zawężenie kreatywności”.
– Warto więc stworzyć pozytywne środowisko pracy, oparte na tzw. feedbacku, bo tworzenie pracownikom poczucia bezpieczeństwa spłaca się w trakcie projektów. Warto także prowadzić dialog z pracownikami – to także rola liderów, i świętować ze współpracownikami sukcesy, a nawet realizację kamieni milowych – podkreśla ekspertka Strategy&.
Przypomniała jednocześnie, że w firmowych zespołach są ludzie, którzy odbierają te same komunikaty w bardzo różny sposób. Dlatego warto planować odpowiednie komunikaty do różnych grup odbiorców.
– Komunikacja to nie może być jeden e-mail. Ten proces wymaga analizy, kogo mamy po drugiej stronie, i np. zdefiniowania grupy ryzyk. Pracownicy potrzebują różnych informacji. Takie podejście pozwala w zarodku opanować ewentualne problemy – wskazała.
– Warto zaakceptować fakt, że w biznesie są emocje, które trzeba rozpoznać. Dlatego trzeba dopasować komunikację do różnych grup, przeformułować komunikaty, wyeliminować szumy i reagować w proaktywny sposób – podsumowała.
Duże projekty technologiczne i duże kłopoty?
Przedstawiciele PwC podkreślali, że nawet przy wdrażaniu największych technologicznych projektów – na każdym etapie – można radzić sobie z chaosem i go kontrolować. – Około 50 proc. projektów wychodzi poza budżet, a trzy czwarte poza harmonogram. Ale i w tych sytuacjach można minimalizować chaos – uspokajał Jarek Karski, partner w PwC Polska.
Jako przykład „ignorowania sygnałów” podał nadchodzącą zmianę w wielu firmach – jeden z koncernów informatycznych za trzy lata przestanie wspierać popularną wersję systemu ERP używanego w przedsiębiorstwach. Mimo to tylko niecałe 30 proc. firm zdecydowało się na migrację do nowej wersji programu.
– Abyśmy nie mieli trudnych chwil, warto się dobrze przygotować do nadchodzących zmian, ale także reagować spokojnie nawet „w oku cyklonu” – podkreśla partner PwC.
– Kluczowe jest zbudowanie mapy interesariuszy w organizacji i zarządzanie nimi. Warto wiedzieć, kto będzie sojusznikiem, a kto przeciwnikiem oraz kto i jak może nas wspierać – to się przydaje później w komunikacji, gdy chaos będzie rósł – dodał Karski.
Kluczowe elementy, które powinny znaleźć się wśród tych najważniejszych w trakcie realizacji zmiany, to m.in. zabezpieczony budżet, uzgodniony w zespole cel lub cele, które chcemy realizować w ramach projektu. Ale także przyda się przygotowanie listy rzeczy, które chcemy wyczyścić przy okazji projektu.
– Dobre przygotowanie to połowa sukcesu. Wtedy ten „żywioł” może nas mniej poturbować i swobodniej przejdziemy przez projekt. Ale gdy już jesteśmy w oku cyklonu, warto być przy stole i kontrolować projekt. Wtedy łatwiej zadbać o swoje zadania i mieć kontakt z tymi, którzy wpływają na decyzje. Pilnujcie tego – apelował do uczestników CFO Compass Connect Forum Karski.
Praktycy podkreślali znaczenie ludzi i zespołów. – Gdy realizujemy wdrożenie projektu technologicznego, warto wesprzeć się albo zewnętrznymi partnerami albo wykonawcami. Naiwnością jest opieranie się tylko i wyłącznie na obecnym zespole, bo często okazuje się, że po prostu mamy za mało ludzi – podkreślał Karski.
Jak wskazują eksperci, przechodząc kolejne etapy realizacji projektu warto wraz z zespołem omawiać to, co się wydarzyło, co było dobre, a co można poprawić.
– Warto szczególnie uczcić koniec projektu, nagrodzić odpowiedzialnych i wspólnie świętować sukces. Możemy tym zapewnić wyższą adopcję wdrożonej technologii – stwierdził partner PwC.
Wykorzystać potencjał AI w swoim biznesie
Przedstawiciele PwC podkreślali znaczącą rolę nowych technologii w rozwoju firm i zwiększeniu potencjału polskiej gospodarki.
– Będziemy dostarczać więcej za mniej i osiągać większą wydajność. Natomiast człowiek w dalszym ciągu będzie niezastąpiony. Jesteśmy niezbędni, by kontrolować sztuczną inteligencję i w sposób odpowiedzialny ją wdrażać oraz na bieżąco monitorować wyniki jej pracy. Wtedy możemy osiągnąć pożądane rezultaty – podkreślał Michał Targiel, partner PwC Polska.
Jak AI wpłynie na Polskę? – Dynamika PKB dzięki wprowadzeniu sztucznej inteligencji w firmach będzie wyższa, a PKB zwiększy się dodatkowo o 150 mld zł w perspektywie 2030 roku – ocenił Targiel, dodając, że „Polska ma zaplecze technologów, które można wykorzystać do usprawnienia rodzimego biznesu”.
– Do 2030 r. około 50 proc. pracy, którą wykonujemy w biurach, będzie można zautomatyzować, wykorzystując AI. Już dziś ok. 70 proc. można byłoby to zrobić, ale się nie opłaca, bo koszt wdrożenia sztucznej inteligencji jest jeszcze za wysoki przy niskowolumenowych procesach. Jednak technologie tak się rozwijają, że coś, co dziś jest drogie, za chwilę będzie tańsze i zdecydowanie bardziej powszechne – mówi ekspert PwC.
Przypomniał, że w sztucznej inteligencji zawiera się np. uczenie maszynowe, czyli „uczenie” systemów prawidłowej interpretacji danych na bazie danych historycznych. – To działa efektywnie w biznesie od początku XXI wieku – powiedział, wskazując, że kolejnym krokiem milowym jest generatywna sztuczna inteligencja, która od 2022 r. pozwala nam na „rozmowę z cyfrowym odpowiednikiem człowieka”.
W Stanach Zjednoczonych stało się już tak np. w przypadku klientów Bank of America, którzy otrzymują w tej formie m.in. usługi doradcze (spersonalizowane rekomendacje dotyczące swoich aktywów).
Ekspert przypomniał sukcesy implementacji AI na rynku: Netflix dzięki analizie tego, co oglądają klienci i rekomendowaniu im kolejnych pozycji po zastosowaniu algorytmów, podwoił swoje przychody, a logistyczny gigant UPS dzięki tej technologii skrócił trasy przejazdów kurierskich i zanotował olbrzymie oszczędności w zużyciu paliwa.
– To jest zmiana, która będzie dotyczyła nas wszystkich. Korzyści zarówno dla biznesu, jak i klientów/konsumentów są bezdyskusyjne – podkreśla Targiel.
Ale czy przy okazji mierzenia się ze sztuczną inteligencją może pojawić się chaos? Oczywiście, ale i w tym przypadku można go opanować.
Pierwszym krokiem w kierunku zminimalizowania chaosu związanego z wdrażaniem sztucznej inteligencji jest odpowiedzenie na kilka najważniejszych pytań i wątpliwości.
Wśród nich podstawowe dotyczy tego, jakie problemy możemy rozwiązać za pomocą AI.
– Ograniczenia są niewielkie. Można ją stosować do usprawniania wewnętrznych procesów finansowych; możemy ją wykorzystywać w e-commerce, do czytania dokumentów, wyciągania danych oraz do ich podsumowania – do typowania rekomendacji lub w handlu detalicznym np. do planowania promocji – wskazuje ekspert PwC.
Kolejnym ważnym pytaniem jest to o czas (minimum trzy miesiące) i koszty wdrożenia AI oraz jakie korzyści i zwrot z inwestycji otrzymamy po zakończeniu tego procesu.
Najwięcej wdrożeń AI na rynku dotyczy dziś chatbotów opartych na sztucznej inteligencji (np. „rozmowa” z danymi, procedurami HR, danymi finansowymi), by w ten sposób usprawnić procesy dla klientów zewnętrznych oraz wewnętrznych. W obsłudze klienta doskonale zaczynają się sprawdzać również wirtualni asystenci czy automatyczni asystenci głosowi.
– Możliwe jest już dziś inteligentne przetwarzanie dokumentów, tłumaczenie ich czy podsumowanie spotkań lub tworzenie raportów. Nie musimy już czytać 400 stron dokumentów, bo ich analiza ze wsparciem AI zajmie nam dwie–trzy minuty. Klucz do wszystkich tych działań jest jeden – to zbudowanie dobrego narzędzia – wskazuje ekspert PwC.
Materiał powstał we współpracy z PwC
