– Trafność podejmowanych przez firmę czy organizację decyzji zależy nie tylko od ilości posiadanych przez nią danych, ale przede wszystkim od umiejętności wykrywania między nimi ważnych zależności – twierdzi Jeff Jonas, szef zespołu naukowego Entity Analytics w IBM.
Jednym z najistotniejszych źródeł informacji dla firmy są posiadane przez nią dokumenty. System zarządzania nimi może być skutecznym narzędziem budowania konkurencyjnej przewagi lub kosztownym gadżetem.
– Dokumenty towarzyszą niemal wszystkim procesom biznesowym w firmie. Szybkość i efektywność ich przetwarzania ma wpływ na jakość tych procesów. Najczęściej mamy do czynienia z dwoma rodzajami oprogramowania. Pierwszy to platformy komunikacyjne obsługujące wymianę danych strukturalnych (tzw. rozwiązania typu EDI), które wymagają od wszystkich stron biorących udział w wymianie dokumentów dostarczania ich w formie plików we właściwym formacie. Drugi to systemy przechwytujące dokumenty papierowe, ich skany, dokumenty z edytorów tekstów, faksy, e-maile, obrazy, wideo czy raporty z systemów ERP czy billingowych – wyjaśnia Małgorzata Koźmińska, dyrektor centrum rozwoju produktów w Comarchu.
Wzrost popularności takich kompleksowych systemów dostrzegli nie tylko dostawcy oprogramowania, ale także producenci urządzeń biurowych. Jeszcze do niedawna do tak złożonych systemów niemożliwe było wpięcie niezwykle popularnych w biznesie urządzeń wielofunkcyjnych, konieczne było używanie oddzielnych, dedykowanych drukarek, skanerów czy kopiarek. To komplikowało strategie zakupowe firm. – Urządzeń innych niż wielofunkcyjne sprzedaje się coraz mniej – przyznaje Łukasz Kruszewski, specjalista ds. rozwoju produktu w firmie Brother. Ta firma zaprezentowała niedawno pierwsze na rynku urządzenia wielofunkcyjne obsługujące standard ISIS.
Niezależnie od stopnia technologicznego zaawansowania urządzeń obsługujących dokumenty na rynku wciąż nie wykształcił się dominujący model konsumpcji tego typu usług. – Urządzenia są zarówno kupowane, jak i dzierżawione. Leasing lub dzierżawa sprzętu nie jest jeszcze tak popularny jak w przypadku np. samochodów – mówi Konrad Kowalczuk, Dyrektor finansowy, Wiceprezes Zarządu Arcus SA. Jak wyjaśnia, różnica w całkowitych kosztach posiadania między tymi modelami jest niewielka. – W przypadku dzierżawy klient uzyskuje jednak dodatkowe korzyści, np. stałą obsługę techniczna sprzętu, brak zamrażania środków w inwestycji – dodaje Konrad Kowalczuk.
