Wspólnoty mieszkaniowe to podmioty nieprowadzące działalności gospodarczej. Ustrój prawny wspólnot reguluje ustawa z dnia 24 czerwca 1994 o własności lokali (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r nr 80, poz. 903, dalej uowl). Interesująca nas tematyka uregulowana została w art. 29. Dzisiejszą treść przepisy tego artykułu otrzymały w 2000 r. w wyniku wejścia w życie ustawy z dnia 16 kwietnia 2000 r o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2000 r nr 29, poz. 355).
Regulacja zawarta w znowelizowanym ust. 1 do art. 29 nałożyła na zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, obowiązek prowadzenia dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencji pozaksięgowej kosztów. W myśl tej regulacji to wspólnota mieszkaniowa określa sposób tej ewidencji pozaksięgowej. Ewidencja pozaksięgowa ma dotyczyć kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Dodano również ust. 1a, w którym przyjęto, iż okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.
Poprzednia treść tego przepisu (art. 29 ust. 1 uowl) również odnosiła się do obowiązku prowadzenia rachunkowości wspólnoty. Przed zmianą w 2000 r. przepis ten wprost nakazywał stosowanie zasad rachunkowości określonych dla jednostek nie prowadzących działalności gospodarczej. Ponadto wymagał aby zarząd stosował zasady rozliczeń poprzez rachunek bankowy oraz składał roczne sprawozdania ze swojej działalności. Przy czym, zasad rachunkowości określonych dla jednostek nie prowadzących działalności gospodarczej nie stosuje się, gdy zarząd nieruchomością wspólną powierzono jednostce działającej na zasadach określonych w przepisach prawa budżetowego. Obowiązek prowadzenia rachunkowości wspólnoty dotyczył w szczególności prowadzenia dla nieruchomości wspólnej odrębnej ewidencji kosztów i przychodów, a także ewidencji wnoszonych przez właścicieli opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną.
Usunięcie bezpośredniego odesłania do przepisów regulujących zasady rachunkowości jednostek nie prowadzących działalności gospodarczej, część zainteresowanych podmiotów odczytała jako całkowite zwolnienie wspólnot z obowiązku stosowania przepisów ustawy o rachunkowości. Wyrazem tego poglądu jest wydana w 2009 roku interpretacja indywidualna (Sygn. ILPB3/423-436/09-2/JG z dnia 02.09.2009 r. autor: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu). W interpretacji stwierdza się, że zmiany wprowadzone w omawianym tu art. 29 ust. 1 uwol oraz „dostosowanie do nich przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 sierpnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie prowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 115, poz. 748) zmienionego rozporządzeniem z dnia 02 sierpnia 2000 r. (Dz. U. Nr 66, poz. 794) oznaczają, że ewidencja rachunkowa dla wspólnot ma być prowadzona według zasad określonych przez poszczególną wspólnotę mieszkaniową". W związku z tym, ewidencja ta ma charakter ewidencji pozabilansowej. Zmiana rozporządzenia z dnia 18.08.1998 r polegała na skreśleniu pkt. 9 do par. 1 ust. 1 w brzmieniu: „Przepisy rozporządzenia stosuje się do niektórych jednostek nie będących spółkami prawa handlowego, nie prowadzących działalności gospodarczej, a w szczególności do: (...) 9) wspólnot mieszkaniowych, z wyjątkiem wspólnot, w których zarząd nieruchomością wspólną powierzono jednostce działającej na zasadach określonych w przepisach prawa budżetowego".
Autor interpretacji przyznaje, że sposób ustalenia zasad prowadzenia ewidencji księgowej zależy wyłącznie od uchwały podjętej przez członków wspólnoty mieszkaniowej.
