E-zwrotki: EPO skraca obieg przesyłek sądowych

System elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO) zostanie uruchomiony w całym kraju 1 lipca 2015 r. Do takiego terminu zobowiązała się Polska Grupa Pocztowa. Możliwe, że EPO wystartuje w Warszawie już we wrześniu tego roku. Obecnie pilotaż jest prowadzony w apelacji białostockiej. Na czym polega? Do sądu zamiast papierowej trafia elektroniczna zwrotka z podpisem odbierającego przesyłkę złożonym na tablecie za pomocą specjalnego piórka.

Oszczędność czasu...

Ministerstwo Sprawiedliwości szacuje, że EPO skróci przeciętny czas obiegu informacji o przesyłkach sądowych z 18,4 dnia w systemie tradycyjnym do 6,7 dnia. Z pilotażu wynika, że może być jeszcze szybciej. Statystyki na 16 kwietnia wykazują, że od nadania przesyłki w sądzie do otrzymania zwrotki mija półtora dnia. Średnią wyliczono na podstawie czasu przepływu informacji o doręczeniu przy pierwszym podejściu 2539 przesyłek. Zwrotki od przesyłek awizowanych docierają w 5,2 dnia. Zanotowano tylko dwa przypadki problemów technicznych przy doręczaniu. Błędy w systemie związane z podaniem nieprawidłowego adresu wystąpiły 26 razy.

Skrócenie obiegu przesyłek umożliwia digitalizacja tzw. zwrotek. Zamiast tradycyjnego papierowego potwierdzenia odbioru do sądu powraca elektroniczny formularz.

– Dzieje się to najpóźniej na drugi dzień po doręczeniu przesyłki – przekonuje sędzia Grzegorz Karaś z Ministerstwa Sprawiedliwości. – Co więcej, informacja o doręczeniu dotrze do właściwego wydziału w sądzie – tłumaczy.

Inną korzyścią jest możliwość kontrolowania przebiegu przesyłki. Eliminuje to problem  zagubień.

Zdaniem sędziego Macieja Strączyńskiego, prezesa Stowarzyszenia Sędziów Polskich Iustitia, EPO nie byłoby potrzebne, gdyby tradycyjny system doręczeń działał w pełni sprawnie.

– Gdyby operator pocztowy doręczał sądom zwrotne poświadczenie odbioru w ciągu trzech dni od jego wystawienia, problem wydłużonego obiegu przesyłek zniknąłby – przekonuje. Według sędziego docieranie zwrotek do właściwych wydziałów wcale nie jest oczywiste. – Ujednolicenia wymaga cały system nazewnictwa przesyłek, tak żeby można było łatwo segregować potwierdzenia odbioru już w sądzie – tłumaczy Strączyński.

... i pieniędzy

Doręczenie w EPO jest o 31 groszy tańsze niż w systemie tradycyjnym. Po uwzględnieniu kosztów drukowania, papieru i kopert to już 40 gr. Korzyści z EPO szacuje się na ok. 5 mln zł rocznie. MS przekonuje, że wdrożenie EPO nie jest drogie.

–To kwoty rzędu dziesiątek tysięcy złotych – przewiduje sędzia Karaś. – Tablety do doręczeń zapewni operator pocztowy. Współpraca z Polską Grupą Pocztową we wprowadzaniu systemu przebiega wzorowo – zapewnia sędzia Karaś.

System elektronicznego potwierdzenia odbioru to także oszczędność pracy i papieru. Zwrotek elektronicznych nie trzeba rejestrować i dołączać do akt. Są drukowane tylko na prośbę sędziego. Odchudza to akta o ok. 7 proc. objętości – tak wynika z pilotażu w Białymstoku.

Odbiorcy przesyłek składają podpisy na tablecie. W przypadku pozostawienia awizo adresat potwierdzi odbiór w ten sam sposób w placówce operatora pocztowego.