Choć rola sygnalistów w wykrywaniu nadużyć w firmach w większości przypadków wydaje się kluczowa, co potwierdzają badania prowadzone przez różne instytucje, do tej pory w Polsce wciąż brakuje kompleksowych regulacji ich chroniących. Od 5 lipca 2016 r. weszła jednak w życie unijna dyrektywa o poufności, rzucająca nowe światło na tę kwestię. Czy nowa regulacja zapewni sygnalistom od dawna oczekiwany, odpowiedni stopień ochrony?
Whistleblower, czyli kto?
Termin whistleblowing pochodzi od angielskiego wyrażenia „blow the whistle", który oznacza „zagwizdać" lub „dmuchnąć w gwizdek". Stąd osoba zgłaszająca nieprawidłowość nazywana jest „whistleblowerem" – bijącym na alarm (podobnie jak sędzia w sporcie, gdy zachodzi konieczność interwencji). W Polsce równoważnie do terminu „whistleblower" używa się polskiego słowa „sygnalista" lub też – choć rzadziej, pewnie ze względu na potencjalnie negatywne konotacje – „demaskator".
Sygnalistami są osoby ujawniające lub przekazujące informacje o nieprawidłowościach występujących zarówno w instytucjach publicznych, organizacjach społecznych, jak i firmach prywatnych. Warto przy tym podkreślić, że sygnalistą jest wyłącznie osoba działająca w dobrej wierze, tj. taka, która zauważając sytuacje mogące mieć negatywny wpływ na bezpieczeństwo, reputację czy majątek firmy, informuje o tym odpowiednie osoby. Sygnalistami mogą być przy tym zarówno osoby z samej organizacji (np. pracownicy etatowi, współpracownicy czy zleceniobiorcy), jak też klienci, kontrahenci czy inwestorzy. O tym, kto może być sygnalistą, w dużej mierze decydują dostępne kanały zgłaszania nadużyć. Jeśli w firmie funkcjonuje skrzynka mailowa lub linia telefoniczna dostępna jedynie dla pracowników, to organizacja automatycznie ograniczy przekazanie informacji o nadużyciach przez osoby trzecie. A jest to szczególnie istotne, gdy zgłaszane incydenty dotyczą bezpieczeństwa produktu lub jakości usługi.
Dlatego też kluczową rolę odgrywa sam system zgłaszania naruszeń, który należy dostosować do danej organizacji, zarówno w zakresie dostępnych kanałów komunikacji, jak i zespołu lub zespołów rozpatrujących naruszenie. System powinien spełniać w organizacji rolę „systemu wczesnego ostrzegania" i być narzędziem, z którego pracownicy nie boją się korzystać. Istotne jest także, aby zapoznali się z procedurą funkcjonowania systemu i rozumieli, w jaki sposób będą chronieni przed potencjalnymi represjami na poziomie organizacji w przypadku zgłoszenia naruszenia. Procedura powinna także uwzględniać sankcje dla osób dokonujących nadużyć. Z tej perspektywy zaprojektowanie i wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń jest procesem skomplikowanym i wieloaspektowym.
Zgłaszane nadużycia mogą dotyczyć przeróżnych kwestii: konfliktu interesów, przestępstw korupcyjnych, nieprzestrzegania przepisów prawa pracy (w szczególności mobbingu), naruszenia wewnętrznych procedur, sprzeniewierzania majątku firmy, fałszowania dokumentacji czy niezgodności produktu z normą. Katalog tych naruszeń jest otwarty, a im większa organizacja i jej zakres działalności terytorialnej i operacyjnej, tym większe prawdopodobieństwo wystąpienia negatywnych zdarzeń. Dlatego też tak ogromne znaczenie w każdej organizacji odgrywają sygnaliści – często przypadkowi świadkowie naruszeń, innym zaś razem osoby mimowolnie zaangażowane w proceder.
