Jak stworzyć pismo urzędowe kompletne

W poprawnie skonstruowanym piśmie urzędowym – prostym w odbiorze – powinny ze sobą współgrać wszystkie elementy: musi być ono pozbawione błędów logicznych (aby uniknąć dwuznaczności i innych problemów interpretacyjnych), stylistycznych, składniowych i interpunkcyjnych. Poniżej przykład ze wskazówkami, jak pisać, aby stworzyć pismo kompletne – językowo i logicznie bez zarzutu.

Państwowa Inspekcja Pracy

Inspektor Pracy

Okręgowy Inspektorat Pracy w Warszawie

Nr rej. 11111000-AB1212

Warszawa, 11.01.2013 r.

Jan Kowalski

*(1) Ul. Słoneczna 1/2

00-111 Warszawa

W odpowiedzi na *(2) pana pismo, które wpłynęło do Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie w dniu 19.11.2012 r., informuję, że podjęto czynności kontrolne w firmie ABC, której siedziba w Warszawie znajdowała się przy ulicy Jana Brzechwy 1. *(3) Celem kontroli było sprawdzenie respektowania przez pana byłego pracodawcę podstawowych przepisów z zakresu prawa pracy, w szczególności problemów poruszonych w piśmie.

W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych inspektor pracy wielokrotnie próbował *(4) skontaktować się z pracodawcą w sposób telefoniczny, ale bezskutecznie. *(5) W związku z powyższym w dniu 19.12.2012 r. inspektor pracy udał się osobiście pod adres spółki.

W dniu 22.12.2012 r. udało się porozmawiać telefonicznie z panią Anną Nowak, która prowadziła sprawy kadrowo-księgowe firmy ABC. Inspektor pracy otrzymał od niej informacje potwierdzające, że pracodawca w dniu 1.07.2012 r. e-mailem  z dnia na dzień wypowiedział pracownikom umowy o pracę. *(6) Oddział firmy który znajdował się w Polsce został zlikwidowany a wszystkie dokumenty dotyczące działalności łącznie z aktami osobowymi zabrane do siedziby firmy w Norwegii. *(7) Inspektor pracy otrzymał od pani Anny Nowak oświadczenie, że w miarę swoich możliwości udało się jej otrzymać od pana byłego pracodawcy część świadectw pracy pracowników, natomiast obecnie nie ma ona żadnego kontaktu z firmą ABC.

*(5) W związku z powyższym inspektor pracy nie miał możliwości przeprowadzenia kontroli w firmie ABC, ponieważ zarówno siedziba firmy, jak i jej oddziały nie znajdują się w Polsce.

Pragnę jednak pana poinformować, że *(5) w związku z powyższym przysługuje *(2) panu prawo wniesienia sprawy do sądu pracy. Opłacanie przez pracodawcę składki na Fundusz Pracy, tj. konto 53, daje pracownikowi możliwość starania się o odzyskanie do 3 wynagrodzeń w przypadku likwidacji bądź upadłości pracodawcy. Zgodnie z art. 262 § 1 Kodeksu pracy spory o roszczenia ze stosunku pracy rozstrzygają sądy pracy. Zgodnie z art. 461 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego powództwo w sprawach z zakresu prawa pracy może być wytoczone bądź przed sąd właściwości ogólnej pozwanego, bądź przed sąd, w którego okręgu praca jest, była lub miała być wykonywana, bądź też przed sąd, w którego okręgu znajduje się zakład pracy. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Z poważaniem

.....................................................................

•(1)  ?Błędny zapis skrótu ul. (ulica) dużą literą, poprawnie zapisujemy: ul. Słoneczna, ul. Marszałkowska.

•(2)  ?W odpowiedzi na Pana pismo..., ... Pana byłego pracodawcę, ... przysługuje Panu prawo... – słówko „Pan" (mowa o adresacie pisma) ze względu na szacunek dla odbiorcy powinno być zapisywane wielką literą.

•(3) ?Celem kontroli było sprawdzenie respektowania przez pana byłego pracodawcę podstawowych przepisów z zakresu prawa pracy, w szczególności problemów poruszonych w piśmie – w tym zdaniu pojawiają się dwa błędy:

- ?należy unikać stosowania zbyt wielu rzeczowników (sprawdzenie respektowania) – gdy to możliwe, właściwe jest zastępowanie ich czasownikami,

- sformułowanie „w szczególności problemów poruszonych w piśmie" jest zbyt ogólnikowe, niejasne, należy podać choćby przykłady tych problemów.

Zdanie powinno wyglądać np. tak: Celem kontroli było sprawdzenie, czy Pana były pracodawca respektuje podstawowe przepisy z zakresu prawa pracy, w szczególności wypłaca ekwiwalent za urlop czy wystawia świadectwa pracy.

•(4) ... ?skontaktować się z pracodawcą w sposób telefoniczny – niepotrzebne skomplikowanie zdania, brzmi ono nienaturalnie; lepiej: skontaktować się z pracodawcą telefonicznie.

•(5) ?W związku z powyższym w dniu..., w związku z powyższym inspektor pracy nie miał możliwości..., ... w związku z powyższym przysługuje... – sformułowanie jest w piśmie nadużywane; można spróbować je zastąpić słowami w związku z tym lub w ogóle pominąć.

•(6) ?Oddział firmy który znajdował się w Polsce został zlikwidowany a wszystkie dokumenty dotyczące działalności łącznie z aktami osobowymi zabrane do siedziby firmy w Norwegii – zupełny brak znaków interpunkcyjnych sprawia, że zdanie jest trudne w odbiorze, adresat nie jest w stanie oddzielić informacji ważnych od mniej istotnych.

Zdanie powinno wyglądać tak: Oddział firmy, który znajdował się w Polsce, został zlikwidowany, a wszystkie dokumenty dotyczące działalności – łącznie z aktami osobowymi –zabrane do siedziby firmy w Norwegii.