Płynność przedsiębiorstwa to innymi słowy jego zdolność do terminowego regulowania zobowiązań, czyli opłacania faktur, składek ubezpieczeniowych, wynagrodzeń, podatków czy rat kredytów. Zachowanie płynności jest niezbędnym warunkiem istnienia firmy, ważniejszym nawet niż osiąganie zysków – przedsiębiorstwo może funkcjonować, nawet jeśli przynosi straty. Jeżeli natomiast utraci płynność, dość szybko staje w obliczu bankructwa. Zasada ta ma szczególne zastosowanie w małych firmach, które często nie są zainteresowane wykazywaniem zysku.
Jednocześnie małe firmy są najbardziej narażone na utratę płynności z powodu nieterminowego opłacania należności przez kontrahentów, a także braku narzędzi pozwalających monitorować przepływy pieniężne. Problem jest tym większy, że uzyskanie finansowania zewnętrznego, w okresie, w którym przewidywane wydatki przewyższają przewidywane wpływy, też może być zadaniem trudnym z powodu braku zdolności kredytowej.
Zrób proste zestawienie
Pierwszym krokiem na drodze do zbudowania dodatniego cash flow może być zebranie i uporządkowanie wszystkich pozycji, które składają się na przepływy pieniężne danego miesiąca, a więc wpływów i wypływów z tytułu wystawionych i zaksięgowanych faktur, płatności wynagrodzeń, podatków i składek ZUS. Pokazują one, ile gotówki wpływa do firmowej kasy każdego dnia i czy kwota ta jest wystarczająca na pokrycie wszystkich płatności. Sumaryczny wynik takiego zestawienia warto odnieść do wyniku księgowego uzyskanego w tym samym miesiącu.
Aby pokazać, jak może to wyglądać w praktyce, posłużmy się przykładem kawiarni, która działa na rynku od niespełna roku. Kawiarnia ponosi koszty związane z wynajmem i eksploatacją lokalu oraz zakupem produktów i obsługą biura. Faktury z tego tytułu mają odroczone terminy płatności. Do wydatków opłacanych w gotówce należą z kolei zakupy produktów i towarów, paliwa do samochodu oraz artykułów biurowych. Kawiarnia zatrudnia pracowników i raz w miesiącu wykonuje płatności z tym związane. Jest płatnikiem VAT, z którego rozlicza się kwartalnie. Z taką częstotliwością rozlicza się też z podatku PIT. Przychody kawiarni realizowane są w większości w gotówce (dla uproszczenia pomińmy transakcje dokonywane kartami płatniczymi). Wyjątkiem jest rozliczenie z sąsiadującą firmą szkoleniową, która w kawiarni ma organizować swoje spotkania – na rzecz tej firmy wystawiana jest raz w miesiącu faktura zbiorcza. Kawiarnia i firma szkoleniowa właśnie nawiązały współpracę.
Pogrupuj wydatki i przychody
Prześledźmy teraz na przykładzie, jak mogą się kształtować przepływy pieniężne w takim biznesie w dwóch następujących po sobie miesiącach, marcu i kwietniu. Dla uproszczenia wydatki i przychody zostały pogrupowane >patrz tabela 1.
