Jak usprawnić obieg dokumentów i skutecznie budżetować?

Nieefektywny papier

Dokumenty w formie elektronicznej stały się codziennością. Nie dotyczy to jednak tylko ofert, planów czy korespondencji, czyli rzeczy wysyłanych na co dzień – e-dokumenty to również zamówienia, zlecenia czy faktury, niezbędne do ewidencji zdarzeń gospodarczych oraz innych czynności operacyjnych w firmie. Dzięki temu, że są one ewidencjonowane elektronicznie, dotrzeć do nich można niemal natychmiast. Skróceniu ulega również proces decyzyjności. Akceptacja finalnej wersji dokumentu przez dyrektora, który ma bieżący wgląd w historię zmian, jest o wiele szybsza niż w przypadku tradycyjnego – papierowego – obiegu dokumentów, kiedy to jeden egzemplarz papierowy krąży pomiędzy kolejnymi gabinetami.

Podobnie jest z budżetowaniem – im większa organizacja i im więcej osób czy nawet – w przypadku grup kapitałowych – podmiotów zaangażowanych w ten proces, tym trudniej o sprawny przepływ danych. A zatem warto zastanowić się nad wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu tempo codziennego działania firmy może istotnie wzrosnąć, bo jej pracownicy nie będą tracić czasu na często zbyt długo trwające procesy administracyjne związane z koniecznością dostarczania papierowych dokumentów, uzyskiwania podpisów i pieczątek czy też akceptacji wyrażonych na papierze. E-obsługa dokumentów to także mniejsze ryzyko błędów wynikających z ludzkich pomyłek i dużo sprawniejsza komunikacja. Należy też pamiętać, że redukcja dokumentów papierowych to mniejsze koszty ich archiwizacji.

W odniesieniu do budżetowania elektroniczny obieg dokumentów doceniają szczególnie te firmy, w których obieg decyzyjności jest bardzo rozbudowany i które – mając na celu przygotowanie jak najbardziej realistycznego budżetu - włączają w prace nad nim także średnią kadrę menedżerską.

Budżetowanie zoptymalizowane

W kwestii organizacyjnej budżetowanie w przedsiębiorstwach składa się z trzech etapów – planowania, realizacji oraz walidacji. Każdy z nich można przyśpieszyć i zoptymalizować dzięki wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania. Jednym z przykładów jest Xpertis Controlling firmy Macrologic – dzięki temu narzędziu controller finansowy będzie miał ułatwione zadanie. Program pozwoli przygotować raporty, przeprowadzić analizy oraz dokonywać korekt w stworzonym już projekcie finansowym na bieżąco. Redukuje to ryzyko popełnienia pomyłek oraz znacznie przyśpiesza ogół prac. Cyfrowe dokumenty mają jeszcze jedną zaletę – po prostu się nie gubią.

Innym ważnym aspektem prac nad budżetowaniem w formie elektronicznej jest organizacja pracy. Poszczególne dokumenty będą spływać w kolejności ułatwiającej tworzenie budżetów cząstkowych, z których powstanie następnie budżet właściwy. Cyfrowa natura wymiany dokumentacji sprawi natomiast, że będzie ona łatwo dostępna (właściwie z każdego miejsca, w którym jest zasięg internetu), stąd weryfikacja stanu prac oraz nanoszenie ewentualnych poprawek stanie się bardzo przystępne. A w związku ze zmianami zachodzącymi zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji korekty wprowadzane są niemal zawsze.

E-obieg ratunkiem dla gigantów

Ogrom pracy w projektowanie budżetu muszą włożyć wielopodmiotowe organizacje. W ich przypadku tworzenie budżetu zaczyna się z poziomu konkretnych segmentów operacyjnych, następnie przechodzi na poziom poszczególnych spółek, by wreszcie zgromadzone dane zostały połączone we wspólny budżet grupy kapitałowej. Każdy z podmiotów musi tutaj operować w oparciu o szczegółowy model budżetowy, odwzorowujący specyfikę jego funkcjonowania. Obecnie taki proces nie może się odbyć bez wykorzystania oprogramowania informatycznego, niemniej warto pamiętać, że dedykowane struktury IT są w takich sytuacjach rozwiązaniem o wiele lepszym, nawet jeśli jednorazowo generują duży koszt.